Difference between revisions of "ProDon:Anonymization"

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== Introduction ==
 
== Introduction ==
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L'anonymisation des clients est une procédure qui sert à rendre anonyme les informations des clients de la base de données afin qu'il ne soit plus identifiable.
+
Client anonymization is a procedure used to anonymize client information in the database so that it is no longer identifiable.
−
Elle permet de garder les informations de transactions pour des recherches, des filtres, des rapports ou des statistiques.
+
It can be used to keep transaction information for searches, filters, reports or statistics.
  
−
L’anonymisation des données touches les informations suivantes :
+
Data anonymization affects the following information:
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* « Champs dans la fiche d'un client »
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* "Fields in client file"
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* « Relations »
+
* "Relations"
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* « Caractéristiques »
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* "Characteristic"
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* « Champs perso »
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* "Customized field"
−
* « Catégories »
+
* "Category"
−
* « Types de tâches »
+
* "Task types"
−
* « Types de moyens de communications »
+
* "Means of communication"
  
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== Sécurité ==
+
== Security ==
−
Il y deux nouvelles sécurités dans la « Gestion des utilisateurs » :
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There are two new security features in "Client Management' :
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* « Anonymisation des clients »
+
* "Client anonymization"
−
* « Configuration de l'anonymisation des clients »
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* "Client anonymization configuration"
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[[Fichier:Prodon Anonymization 001.png]]
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[[File:Prodon Anonymization 001.png|568x568px]]
  
 
== Configuration ==
 
== Configuration ==
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Une configuration initiale a besoin d'être fait pour chaque « Type de donnée » pour que le logiciel sache quoi faire avec ces données lors de l'anonymisation d'un client.
+
An initial configuration needs to be made for each "Type of data" so that the software knows what to do with this data when anonymizing a client.
  
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=== Configuration de l'anonymisation ===
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=== Anonymization configuration ===
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Pour faire la configuration de l'anonymisation des clients :
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To configure client anonymization:
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# Aller dans la « Gestion des clients »
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# Go to "Client Management"
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# Faire une recherche, un filtre ou une liste personnalisée sur les clients qui doivent être anonymisés
+
# Search, filter or customize a list of clients to be anonymized
−
# Menu « Fonctions avancées »
+
# Menu "Advanced functions"
−
# Sous-menu « Anonymisation des clients »  
+
# Submenu "Client anonymization"  
−
# Cette configuration doit être faite pour chaque ligne d’informations touchées par l’anonymisation :
+
# This configuration must be made for each line of information affected by anonymization:
−
## Colonne « Type de donnée » : choisir la valeur « Non personnelle », « Personnelle » ou « Sensible »
+
## Column "Type of data": select "Non-personal", "Personal" or "Sensitive"
−
## Colonne « Action » : choisir la valeur « Conserver » ou « Supprimer »
+
## Column "Action": select "Keep" or "Delete"
−
'''NOTE''' : Si la valeur de « Type de donnée » est « Sensible », la valeur de « Action » sera « Supprimer »
+
'''NOTE''' : If the "Type of data" value is "Sensitive", the "Action" value will be "Delete"
  
−
[[Fichier:Prodon Anonymization 002.png]]
+
[[File:Prodon Anonymization 002.png|568x568px]]
  
−
=== Modification de la configuration de l'anonymisation ===
+
=== Modification of anonymization settings ===
−
Pour faire des modifications dans la "Configuration de l'anonymisation des clients"
+
To make changes in the "Client anonymization configuration"
−
# Aller dans la « Gestion des clients »
+
# Go to "Client Management"
−
# Faire une recherche, un filtre ou une liste personnalisée sur les clients qui doivent être anonymisés
+
# Search, filter or customize a list of clients to be anonymized
−
# Menu « Fonctions avancées »
+
# Menu "Advanced functions"
−
# Sous-menu « Anonymisation des clients »
+
# Submenu "Client anonymization"
−
# Cliquer sur le bouton « Configurer »
+
# Click on "Configure" button
−
[[Fichier:Prodon Anonymization 003.png]]
 
  
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=== Ajout ou modification des données ===
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[[File:Prodon Anonymization 003.png]]
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Lors de l’ajout ou de la modification d’une donnée dans le logiciel :
 
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* « Caractéristiques »
 
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* « Champs perso »
 
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* « Catégories »
 
−
* « Types de tâches »
 
−
* « Types de moyens de communications »
 
  
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La fenêtre de configuration de l’anonymisation sera automatiquement affichée lors de la sauvegarde :  
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=== Adding or modifying data ===
 +
When adding or modifying data in the software:
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* "Characteristic"
 +
* "Customized field"
 +
* "Category"
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* "Task types"
 +
* "Means of communication"
  
−
[[Fichier:Prodon Anonymization 004.png]]
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The anonymization configuration window will be automatically displayed when saving:  
  
−
Il faut choisir le « Types de donnée » et l' « Action » de cette donnée si l'utilisateur a la sécurité « Configuration de l'anonymisation des clients ».  
+
[[File:Prodon Anonymization 004.png]]
  
−
'''NOTE''' : Lorsque l'utilisateur n'a pas cette sécurité, le message suivant sera affiché : « Vous n'avez pas les accès nécessaires pour configurer l'anonymisation des clients. Veuillez prévenir le responsable qu'il y a des données à configurer ».
+
Select the "Type of data" and "Action" for this data if the user has "Client anonymization configuration" security.  
  
 +
'''NOTE''' : When the user does not have this security, the following message will be displayed: "You don't have the necessary access to configure client anonymization. Please inform the person in charge that data needs to be configured."
  
−
== Anonymisation des clients ==
 
−
La configuration effectuée à 100% est obligatoire avant de pouvoir utiliser la fonction.
 
  
−
Lorsque la configuration est terminée, il sera possible à l’utilisateur qui a les sécurités d’effectuer la procédure.
+
== Client anonymization ==
 +
100% configuration is mandatory before using the function.  
  
−
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''ATTENTION: L’anonymisation des clients est une fonction irréversible, il faut toujours faire une sauvegarde avant de faire cette procédure.'''</span>
+
Once the configuration is complete, the user with the security features can carry out the procedure.
  
−
(Pour savoir comment effectuer une sauvegarde, [[Fonctions_communes:Sauvegarde_de_donn%C3%A9es|consultez cette page]].
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''CAUTION: Client anonymization is an irreversible function, so always make a backup before performing this procedure.'''</span>
  
−
=== Procédure d'anonymisation des clients ===
+
(To find out how to make a backup, [[Common_functions:Performing_Data_Backup|see this page]].)
−
Pour faire l'anonymisation des clients :
 
−
# Aller dans la « Gestion des clients »
 
−
# Faire une recherche, un filtre ou une liste personnalisée sur les clients qui doivent être anonymisés
 
−
# Menu « Fonctions avancées »
 
−
# Sous-menu « Anonymisation des clients » 
 
−
# Cliquer sur le bouton « Anonymiser »
 
−
{| class="wikitable"
 
−
|[[Fichier:Anonymisation AnonymiserBouton.jpg|alt=Bouton Anonymiser|centré|493x493px]]
 
−
|}
 
  
−
== Impact de l’anonymisation des clients ==
+
=== Client anonymization procedure ===
−
=== En général ===
+
To anonymize clients:
−
* Les fiches clients « Compagnie » seront ignorés
+
# Go to "Client Management"
−
* Les fiches clients « Individu » ayant un reçu dans les 6 dernières années seront ignorés.
+
# Search, filter or customize a list of clients to be anonymized
−
* Les « Photos » et « Dossiers » clients seront vidés
+
# Menu "Advanced functions"
−
* Dans les « Relations », le « Type de relation » sera changé pour "Client anonymisé" dans toutes les relations
+
# Submenu "Client anonymization"
−
* Le texte "Client anonymisé" sera inscrit dans « Prénom », « Nom », « Adresse », Identification (Adresse), « Salutation longue » (personnalisée seulement), « Moyens de communication »
+
# Click on "Anonymize" button
−
* Les tâches où le client est la référence principale seront supprimées
+
[[File:Prodon Anonymization 005.png]]
−
* Les tâches où il y a un seul client (même s'il n'est pas la référence principale) seront supprimées
 
−
* Les engagements actifs seront terminés
 
−
* Les autres champs seront vidés
 
  
−
=== Impact sur JeDonneEnLigne ===
+
== Impact of client anonymization ==
−
* Lorsqu’un client se connecte à son compte Logizone, dans son « Historique des transactions », il ne verra plus les transactions fait pour les organismes qui l’auront anonymisé.
+
=== In general ===
−
* Lors d’une réimportation d’un don en ligne et qu’on a procédé à l’anonymisation d’un client, toutes les informations du client seront vides.
+
* "Company" client files will be ignored
−
* Dans le rapport de JeDonneEnLigne, toutes les informations du client seront absentes.
+
* "Individual" client files with a receipt within the last 6 years will be ignored
 +
* Client's "Photos" and "Folders" will be emptied
 +
* In "Relations", the "Relation type" will be changed to "Anonymized client" in all relations
 +
* The text "Anonymized client" will be entered in "First name", "Last name", "Address", "Identification (Address)", "Long greeting" (personalized only), "Means of communication"
 +
* Tasks where the client is the main contact will be deleted
 +
* Tasks where there is only one client (even if they are not the main contact) will be deleted
 +
* Active commitments will be ended
 +
* Other fields will be emptied
  
−
=== Impact sur les microsites (P2P) ===
+
=== Impact on IMakeAnOnlineDonation ===
−
* Si l’individu était un participant, la page du participant sera désormais « privée » (ce qui affectera la liste des meilleurs participants) et le participant sera anonymisé. (Plus aucun lien avec sa Logizone) et il n’apparaîtra plus dans la liste des participants.
+
* When a client logs on their Logizone account, the transactions made for organizations that have anonymized them will no longer appear in their "Transaction history".
−
* Les dons de cet individu seront anonymisés et la visibilité des dons sera changée pour « Don anonyme ». (Ce qui affectera la liste des meilleurs donateurs)
+
* When re-importing an online donation and a client has been anonymized, all client information will be empty.
−
* Dans l’équipe, seul le chef d’équipe verra la présence d’un participant anonyme mais pour tous les autres, le participant ne sera pas visible.
+
* In the IMakeAnOnlineDonation report, all client information will be missing.
−
* Si l’individu se connecte à sa Logizone et qu’il était précédemment inscrit, il ne le sera plus.
 
−
* Dans le backoffice, l’individu sera anonymisé dans la liste des participants, la liste des équipes (chef + membre de l’équipe), la liste des défis (admin du défi) et la liste des dons (donateur + participant)
 
  
 +
=== Impact on microsites (P2P) ===
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* If the individual was a participant, the participant's page will now be "private" (which will affect the list of top participants) and the participant will be anonymized. (No longer linked to their Logizone and they will no longer appear in the list of participants.)
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* Donations from this individual will be anonymized and the donation visibility will be changed to "Anonymous donation". (Which will affect the list of top participants)
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* In the team, only the team leader will see the presence of an anonymous participant, but for all the others, the participant will not be visible.
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* If an individual logs on to their Logizone and was previously registered, they will no longer be.
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* In the backoffice, the individual will be anonymized in the list of participants, the list of teams (leader + team member), the list of challenges (challenge admin) and the list of donations (donor + participant)<br>
  
  
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Latest revision as of 09:19, 9 January 2024

Anonymization

Introduction

Client anonymization is a procedure used to anonymize client information in the database so that it is no longer identifiable. It can be used to keep transaction information for searches, filters, reports or statistics.

Data anonymization affects the following information:

  • "Fields in client file"
  • "Relations"
  • "Characteristic"
  • "Customized field"
  • "Category"
  • "Task types"
  • "Means of communication"

Security

There are two new security features in "Client Management' :

  • "Client anonymization"
  • "Client anonymization configuration"

Prodon Anonymization 001.png

Configuration

An initial configuration needs to be made for each "Type of data" so that the software knows what to do with this data when anonymizing a client.

Anonymization configuration

To configure client anonymization:

  1. Go to "Client Management"
  2. Search, filter or customize a list of clients to be anonymized
  3. Menu "Advanced functions"
  4. Submenu "Client anonymization"
  5. This configuration must be made for each line of information affected by anonymization:
    1. Column "Type of data": select "Non-personal", "Personal" or "Sensitive"
    2. Column "Action": select "Keep" or "Delete"

NOTE : If the "Type of data" value is "Sensitive", the "Action" value will be "Delete"

Prodon Anonymization 002.png

Modification of anonymization settings

To make changes in the "Client anonymization configuration"

  1. Go to "Client Management"
  2. Search, filter or customize a list of clients to be anonymized
  3. Menu "Advanced functions"
  4. Submenu "Client anonymization"
  5. Click on "Configure" button

Prodon Anonymization 003.png

Adding or modifying data

When adding or modifying data in the software:

  • "Characteristic"
  • "Customized field"
  • "Category"
  • "Task types"
  • "Means of communication"

The anonymization configuration window will be automatically displayed when saving:

Prodon Anonymization 004.png

Select the "Type of data" and "Action" for this data if the user has "Client anonymization configuration" security.

NOTE : When the user does not have this security, the following message will be displayed: "You don't have the necessary access to configure client anonymization. Please inform the person in charge that data needs to be configured."


Client anonymization

100% configuration is mandatory before using the function.

Once the configuration is complete, the user with the security features can carry out the procedure.

CAUTION: Client anonymization is an irreversible function, so always make a backup before performing this procedure.

(To find out how to make a backup, see this page.)

Client anonymization procedure

To anonymize clients:

  1. Go to "Client Management"
  2. Search, filter or customize a list of clients to be anonymized
  3. Menu "Advanced functions"
  4. Submenu "Client anonymization"
  5. Click on "Anonymize" button

Prodon Anonymization 005.png

Impact of client anonymization

In general

  • "Company" client files will be ignored
  • "Individual" client files with a receipt within the last 6 years will be ignored
  • Client's "Photos" and "Folders" will be emptied
  • In "Relations", the "Relation type" will be changed to "Anonymized client" in all relations
  • The text "Anonymized client" will be entered in "First name", "Last name", "Address", "Identification (Address)", "Long greeting" (personalized only), "Means of communication"
  • Tasks where the client is the main contact will be deleted
  • Tasks where there is only one client (even if they are not the main contact) will be deleted
  • Active commitments will be ended
  • Other fields will be emptied

Impact on IMakeAnOnlineDonation

  • When a client logs on their Logizone account, the transactions made for organizations that have anonymized them will no longer appear in their "Transaction history".
  • When re-importing an online donation and a client has been anonymized, all client information will be empty.
  • In the IMakeAnOnlineDonation report, all client information will be missing.

Impact on microsites (P2P)

  • If the individual was a participant, the participant's page will now be "private" (which will affect the list of top participants) and the participant will be anonymized. (No longer linked to their Logizone and they will no longer appear in the list of participants.)
  • Donations from this individual will be anonymized and the donation visibility will be changed to "Anonymous donation". (Which will affect the list of top participants)
  • In the team, only the team leader will see the presence of an anonymous participant, but for all the others, the participant will not be visible.
  • If an individual logs on to their Logizone and was previously registered, they will no longer be.
  • In the backoffice, the individual will be anonymized in the list of participants, the list of teams (leader + team member), the list of challenges (challenge admin) and the list of donations (donor + participant)




Document name: ProDon:Anonymization
Version : 5.0.5


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