Transaction Logging

CAUTION : This document is for ProDon 5. To view ProDon 4 document, click here.

Introduction

ProDon allows you to enter transactions of revenues associated with activities that have previously been defined in the "Donation Occasion Management". 

Once the transactions are entered, you must transfer them, in order to be able to generate documents such as thank-you letters and receipts. 

To learn how to transfer a transaction batch, see this document. 

CAUTION: To enter transactions with instant payment methods (credit card or bank transfer), the Electronic Transactions Module must be active in ProDon.

For more details on this module or to learn how to enter transactions with PaySafe, click here.

Add Transaction

The transaction logging is done in the "Transaction Management".

To go to the "Transaction Management", click on the "Transactions" menu, then select "  Transactions ".

thumb|471x471px

The Transaction Management allows you to enter and transfer the transactions in ProDon. . To add a new transaction, click on the . To learn how to transfer transactions, see this document.

Fichier:ProDon5 Saisie de transaction 002.1.png

Add Transaction

In the "Transaction Management", click on the button to add a new transaction.

Selecting a Client for the Addition of a Transaction

After clicking on the button, the following window opens, in order to select the client who made the transaction.

Fichier:ProDon5 Saisie de transaction 003.png

First check, using the search bar at A, if the client already exists in ProDon. If he or she already exists, select him or her at B, then click on the " Add a transaction for this client" button at C. If the client does not exist in the database, click on the " Add client" button at D, in order to create a new client file for him or her. After confirming the addition of the new client file, the transaction logging window opens. To view the file of the client selected at B, click on the "  Edit this client" button at E.

Transaction Logging

NOTE: If the client has commitments in progress or pending transactions, see this section.

After adding a new client, clicking on the "  Add a transaction for this client" button or select a pending transaction or a commitment, the following window opens.
File:ProDon5 Saisie de transactions 004.png
CAUTION: The fields of this window vary according to the type of transaction (standard or with a sale price), depending whether a third-party donor is assigned to the transaction and also depending on the payment method (cash, cheque, in goods and services donation, etc) used. Moreover, once the transaction is confirmed, depending on the payment method used, the transaction will be in different tabs of the transaction management.
A: Allows you to assign a third-party client to the transaction.	B: Allows you to print the receipt of the transaction in progress. In order for this button to be available, the transaction must have previously been saved.
C: Allows you to open the client file of the transaction.	D: Allows you to assign the transaction to a commitment of the client (the Prospecting and Commitments module must be active for this button to be available).
E: Allows you to indicate the main contact address	F: Allows you to indicate the date on which the transaction was made. Caution, this date determines the taxation year of the tax receipt.
G:: Allows you to specify that the transaction must remain anonymous.	H: Allows you to select the donation occasion and the activity for which the transaction was made.
I: Allows you to select the General Ledger group, the General Ledger account or the accounting project to assign to the transaction.	J: This field allows you to indicate the quantity or the amount of the transaction (depending on the configuration of the activity selected at H).
K: Allows you to select the payment method used by the donor. Based on the selected payment method (e.g. cheque, goods and services, etc), some fields may be added.	L: Allows you to enter the payment reference.
M: In order for a receipt to be generated, select the "To be issued" option; otherwise, do not select any. If the status of the receipt is "To be calculated", it means the value of the benefit was not specified in the configuration of the activity selected at H. The amount of the receipt generated is indicated at the right of the "Receipt" field.	N: In order for the receipt to be generated only at the end of the year, check the "Annual receipt" checkbox.
O: Allows you to select the documents to be issued in the transaction transfer.	P: Allows you to add notes related to the transaction.
Q: Allows you to select a canvasser for the transaction.	R: Allows you to add a contact for the transaction.
S : Allows you to add a custom field.	T:: This tab allows you to identify the participants for the transaction.
U: Allows you to add the characteristics applicable to this transaction.	V: This tab allows you to add a task linked to the transaction.
W: By clicking on the " Confirm " button, the transaction will be found in one of the tabs of the transaction management.	X: By clicking on the " OK + Other transaction", the transaction is found under one of the tabs of the transaction management and another transaction addition file in the name of the client for whom the transaction was just added will open.
NOTE: It is possible to activate default values in the transaction logging window, in order for the information to always be documented automatically when adding a new transaction.

Après avoir cliqué sur "  Confirmer l'ajout" ou sur «  OK + Autre transaction », il est possible que la fenêtre suivante s'ouvre. Ceci signifie qu'une information obligatoire n'a pas été saisie.

File:Saisie de transactions 005.png

Cliquer sur «  Ok », puis ProDon retournera dans la fenêtre « Ajout d'une transaction ». Rechercher alors la ou les cases dont le libellé est de couleur bleue, ce qui signifie que l'information est obligatoire. Entrer l'information manquante et en cliquant à nouveau sur les cases «  Confirmer l'ajout » ou sur «  OK + Autre transaction », la transaction s'enregistrera correctement.

Différents types de transactions :

• Transaction standard
  
• Transaction avec un prix de vente
  
• Transaction avec un client tiers
  
• Transaction payée par chèque
  
• Transaction en biens et services (nature)
  

Transaction standard

Une transaction standard est une transaction effectuée pour une activité pour laquelle aucun prix de vente n'a été défini à l'avance.

Ce type de transaction est utilisé principalement pour des dons simples en argent.

Fichier:ProDon5 Saisie de transaction 006.png
A : Le montant de la transaction doit être inscrit ici.	B : Le montant du reçu est le même que celui de la transaction.

Transaction avec un prix de vente

Une transaction avec un prix de vente est une transaction effectuée pour une activité pour laquelle un prix de vente avait été défini à l'avance.

Ce type de transaction est utilisé par exemple pour la vente de billets lors d'une activité bénéfice.

Fichier:ProDon5 Saisie de transaction 007.png
A : Au lieu d'inscrire un montant pour la transaction, il faut inscrire le nombre de billets vendus. Le montant de chaque billet est inscrit au milieu (500,00 $) et le montant total de la transaction est inscrit à droite (1000,00 $). Le montant du billet a été déterminé lors de la création de l'activité.	B : Le montant du reçu est différent de celui de la transaction. Dans une transaction avec un prix de vente, la personne qui achète le billet bénéficie d'un avantage, par exemple, une partie de golf ou un souper, alors le montant du reçu est calculé automatiquement selon le montant de l'avantage inscrit lors de la création de l'activité.
NOTE : Pour plus de détails concernant la gestion des occasions et des activités, cliquer ici.

Transaction avec un client tiers

Fichier:ProDon5 Saisie de transaction 008.png
A : Ce client est le donateur.	B : Ce client est le donateur tiers.
NOTE : Pour savoir ce qu'est un client tiers, consulter la procédure « Différents clients d'une transaction ».

Transaction payée par chèque

Fichier:ProDon5 Saisie de transaction 009.png

A : Lorsque le mode de paiement « Chèque » est choisi, le champ « Réf. » s'insère. Ce champ permet d'inscrire le numéro du chèque.

Une fois qu'une transaction payée par chèque est enregistrée, elle se retrouve dans l'onglet « Dépôt » de la « Gestion des transactions ».

Transaction en biens et services (nature)

Fichier:ProDon5 Saisie de transaction 010.png
A : Le montant de la transaction est la valeur des biens indiqués en B.	B : Le champ « Biens » permet d'indiquer les objets qui ont été donnés.
C : Le champ « Évaluateur(s) » permet d'inscrire le nom de la compagnie ou de la personne qui a évalué les biens indiqués en B.	D : Le montant du reçu est habituellement le même que la valeur de l'objet indiquée en A.

Une fois qu'une transaction de don de biens est enregistrée, elle se retrouve dans l'onglet « Dépôt » de la « Gestion des transactions ».

Si le client a un engagement en cours ou un paiement en attente

NOTE : Si le client n'a pas d'engagements en cours ou de transactions en attente, voir cette section.

Fichier:ProDon5 Saisie de transaction 011.png
A : Si le client sélectionné a une transaction en attente, le bouton « File:Bouton transaction en attente.png Transaction(s) en attente » sera disponible. En cliquant sur ce bouton, les transactions en attente du client s'afficheront.	B : Si le client sélectionné a un engagement en cours, le bouton «  Engagement(s) en cours » sera disponible. En cliquant sur ce bouton, les engagements en cours du client s'afficheront. NOTE : Le « Module engagement » doit être activé dans la base de données pour que les clients puissent avoir des engagements en cours.
C : Pour affecter une transaction à un engagement en cours ou à une transaction en attente du client sélectionné, ou pour ajouter une transaction reliée à aucun engagement en cours ou à aucune transaction en attente du client sélectionné, cliquer sur le bouton «  Ajouter une transaction pour ce client ».

Après avoir cliqué sur le bouton «  Ajouter une transaction pour ce client », la fenêtre suivante s'ouvre.
File:Saisie de transactions 012.png
A : Pour affecter la transaction à un engagement en cours, cliquer sur le bouton « Engagement(s) ». Après avoir cliqué sur ce bouton, cette fenêtre s'ouvre.	B : Pour affecter la transaction à une transaction en attente, cliquer sur le bouton « Transactions ». Après avoir cliqué sur ce bouton, cette fenêtre­ s'ouvre.
C : Pour créer une nouvelle transaction sans l'affecter aux engagements en cours ni aux transactions en attente du client, cliquer sur le bouton « Nouvelle transaction ». Après avoir cliqué sur ce bouton, cette fenêtre s'ouvre.	D : Pour retourner à l'écran de sélection du client, cliquer sur le bouton « Annuler ».
NOTE : Si, par exemple, le client a seulement un ou des engagements en cours et pas de transaction en attente, le bouton « Transactions » ne sera pas visible. Si, au contraire, le client a seulement une ou des transactions en attente et pas d'engagement en cours, le bouton « Engagements » ne sera pas visible.

Engagement(s) en cours

Après avoir cliqué sur le bouton « Engagement(s) », la fenêtre suivante s'ouvre.
File:Saisie de transactions 013.png
A : Si le client a plusieurs engagements en cours, sélectionner l'engagement auquel la transaction doit être affectée.	B : Après avoir sélectionné le bon engagement, cliquer sur le bouton «  Confirmer ». Après avoir cliqué sur ce bouton, cette fenêtre s'ouvre afin de compléter la saisie de la transaction.

Transaction(s) en attente

Après avoir cliqué sur le bouton « Transactions », la fenêtre suivante s'ouvre.

Fichier:ProDon5 Saisie de transaction 014.png

Pour affecter le paiement reçu pour une transaction en attente, sélectionner la bonne transaction en A, sélectionner l'option « La transaction sélectionnée » en B, puis cliquer sur le bouton « Confirmer » en D. Pour créer une nouvelle transaction sans l'affecter à une transaction en attente, sélectionner l'option « Nouvelle transaction » en B, puis cliquer sur le bouton « Confirmer » en C. Pour supprimer une transaction en attente, la sélectionner en A, puis cliquer sur «  Supprimer », en E. Pour retourner à la fenêtre de sélection du client, cliquer sur «  Annuler », en F.

Template:BasPage ProDon Version