Difference between revisions of "Transaction Logging"

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'''<u>CAUTION</u>''' : This document is for '''ProDon 5'''. To view ProDon 4 document, [[ProDon:Transaction_Logging_(version_4)|click here]]. 
  
'''<u>ATTENTION</u>''' : Ce document est conçu pour la '''VERSION''' '''5''' de ProDon. Pour accéder au document de la version 4, [[ProDon:Saisie_de_transactions_(version_4)|cliquer ici]]. 
 
  
 
== Introduction  ==
 
== Introduction  ==
  
'''''ProDon''''' permet de saisir des transactions de revenus associées à des activités qui ont été préalablement définies dans la «&nbsp;[[ProDon:Gestion des occasions de dons|Gestion des occasions de dons]]&nbsp;».
+
'''''ProDon''''' allows you to enter transactions of revenues associated with activities that have previously been defined in the [http://wikien.logilys.com/index.php/ProDon:Donation_Occasion_Management "Donation Occasion Management"].&nbsp;  
 
 
Une fois que les transactions sont saisies, il faut les reporter, afin de pouvoir générer les documents tels que des lettres de remerciement et des reçus.
 
  
Pour savoir comment reporter un lot de transaction, consulter [[ProDon:Vérification_et_report_des_transactions|ce document]].  
+
Once the transactions are entered, you must transfer them, in order to be able to generate documents such as thank-you letters and receipts.&nbsp;
  
<br>
+
To learn how to transfer a transaction batch, see [http://update_wikien.logilys.com/index.php/ProDon_Validation_and_Transfer_of_a_Transaction_Batch_(ProDon5) this document].&nbsp;
  
'''ATTENTION'''&nbsp;: Pour saisir des transactions avec des modes de paiements instantanés (carte de crédit ou virement bancaire), il faut que le module de transactions électroniques soit actif dans '''''ProDon'''''.<br>
+
'''CAUTION:''' To enter transactions with instant payment methods (credit card or bank transfer), the Electronic Transactions Module must be active in '''''ProDon'''''.
  
Pour plus de détails sur ce module ou pour savoir comment saisir des transactions avec '''''PaySafe''''', [[ProDon:Module transactions électroniques - PaySafe|cliquer ici]].<br>
+
For more details on this module or to learn how to enter transactions with '''''PaySafe''''', [http://wikien.logilys.com/index.php/ProDon:Electronic_Transaction_Module_-_PaySafe click here].  
  
 
<br>  
 
<br>  
  
== Ajout d'une transaction ==
+
== Add Transaction ==
  
La saisie des transactions s'effectue dans la «&nbsp;Gestion des transactions&nbsp;».  
+
The transaction logging is done in the "Transaction Management".  
  
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
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| colspan="2" |  
 
| colspan="2" |  
Pour se rendre dans la «&nbsp;Gestion des transactions&nbsp;», cliquer sur le menu «&nbsp;Transactions&nbsp;», puis choisir «&nbsp;[[Image:Bouton transactions.png]] Transactions&nbsp;».  
+
To go to the "Transaction Management", click on the "Transactions" menu, then select  "&nbsp;[[Image:Bouton transactions.png]] Transactions&nbsp;".  
  
 
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| colspan="2" |[[Fichier:ProDon5 Saisie de transactions 001.png|thumb|471x471px]]<br>
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| colspan="2" |[[File:ProDon5 Transaction logging 001.png|675x675px]]<br>
 
|}
 
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| colspan="2" |  
 
| colspan="2" |  
La gestion des transactions permet de saisir et reporter les transactions dans '''''ProDon'''''.<br>
+
The Transaction Management allows you to enter and transfer the transactions in '''''ProDon'''''.
  
Pour ajouter une nouvelle transaction, cliquer sur le bouton [[Image:Bouton Ajouter.png]].  
+
To add a new transaction, click on the [[Image:Bouton Ajouter.png]] button.
  
Pour savoir comment reporter les transactions, consulter [[ProDon:Vérification_et_report_des_transactions|ce document]].  
+
To learn how to transfer transactions, see [http://update_wikien.logilys.com/index.php/ProDon_Validation_and_Transfer_of_a_Transaction_Batch_(ProDon5) this document].  
  
 
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| colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Saisie de transaction 002.1.png]]<br>
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| colspan="2" |[[File:ProDon5 Transaction logging 002.png|thumb|800x800px]]<br>
 
|}
 
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<br>
  
== Ajout d'une transaction ==
+
== Add Transaction ==
 
 
Dans la «&nbsp;Gestion des transactions&nbsp;», cliquer sur le bouton [[Image:Bouton Ajouter.png]], pour ajouter une nouvelle transaction.
 
 
 
<br>
 
  
=== Sélection d'un client pour l'ajout d'une transaction<br>  ===
+
In the "Transaction Management", click on the [[Image:Bouton Ajouter.png]] button to add a new transaction.
  
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
+
===  Selecting a Client for the Addition of a Transaction ===
 +
{| class="wikitable" width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1"
 
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| colspan="2" |  
 
| colspan="2" |  
Après avoir cliqué sur le bouton [[Image:Bouton Ajouter.png]], la fenêtre suivante s'ouvre, afin de sélectionner le client qui a effectué la transaction.  
+
After clicking on the [[Image:Bouton Ajouter.png]] button, the following window opens, in order to select the client who made the transaction.  
  
 
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| colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Saisie de transaction 003.png]]<br>
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| colspan="2" | [[File:ProDon5 Transaction logging 003.png|750x750px]]<br>
 
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| width="50%" colspan="2" |  
+
| colspan="2" width="50%" |  
Vérifier d'abord à l'aide de la [[Fonctions communes:Barre de recherche|barre de recherche]] en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A'''</span>, si le client qui a effectué la transaction existe déjà dans '''''ProDon'''''.  
+
First check, using the [http://wikien.logilys.com/index.php/Common_functions:Search_Bar search bar] at&nbsp;<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A'''</span>, if the client already exists in '''''ProDon'''''.  
  
Si celui-ci existe déjà, le sélectionner en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B'''</span>, puis cliquer sur le bouton «&nbsp;[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Ajouter une transaction pour ce client&nbsp;», en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C'''</span>.  
+
If he or she already exists, select him or her at <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B'''</span>, then click on the "&nbsp;[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]]Add a transaction for this client" button at&nbsp;<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C'''</span>.
  
Si celui-ci n'existe pas dans la base de données, cliquer sur le bouton «&nbsp;[[Image:Bouton ajouter client.png]] Ajouter un client&nbsp;» en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D'''</span>, afin de lui créer une nouvelle fiche client. Après avoir confirmé l'ajout de la nouvelle fiche client, la [[ProDon:Saisie_de_transactions#Saisie_de_la_transaction|fenêtre de saisie d'une transaction]] s'ouvrira.  
+
If the client does not exist in the database, click on the "[[Image:Bouton ajouter client.png]] Add client" button at <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D'''</span>, in order to create a new client file for him or her. After confirming the addition of the new client file, the [http://update_wikien.logilys.com/index.php/Transaction_Logging#Transaction_Logging transaction logging window] opens.
  
Pour consulter la fiche du client sélectionné en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B'''</span>, cliquer sur le bouton «&nbsp;[[Image:Bouton Client.png]] Modifier ce client&nbsp;», en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E'''</span>.  
+
To view the file of the client selected at <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B'''</span>, click on the "&nbsp;[[Image:Bouton Client.png]] Edit this client" button at <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E'''</span>.
  
 
|}
 
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=== Saisie de la transaction ===
+
=== Transaction Logging ===
  
'''NOTE&nbsp;:''' Si le client a des engagements en cours ou des transactions en attente, consulter [[ProDon:Saisie de transactions #Si_le_client_a_un_engagement_en_cours_ou_un_paiement_en_attente|cette section]].  
+
'''NOTE:''' If the client has commitments in progress or pending transactions, see [http://update_wikien.logilys.com/index.php/Transaction_Logging#If_the_Client_has_a_Commitment_in_Progress_or_a_Pending_Payment this section].  
  
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
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| colspan="2" |  
 
| colspan="2" |  
Après avoir ajouté un nouveau client, cliqué sur le bouton «&nbsp;[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Ajouter une transaction pour ce client&nbsp;» ou sélectionné une transaction en attente ou un engagement, la fenêtre suivante s'ouvre.  
+
After adding a new client, click on the "&nbsp;[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Add a transaction for this client" button or select a pending transaction or a commitment, the following window opens.  
  
 
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| colspan="2" | [[Image:ProDon5 Saisie de transactions 004.png]]<br>
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| colspan="2" |[[File:ProDon5 Transaction logging 004.png|thumb|802x802px]]<br>
 
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| width="50%" colspan="2" |  
 
| width="50%" colspan="2" |  
'''ATTENTION'''&nbsp;: Les champs de cette fenêtre varient selon le type de transaction ([[ProDon:Saisie de transactions #Transaction_standard|standard]] ou avec un [[ProDon:Saisie de transactions #Transaction_avec_un_prix_de_vente|prix de vente]]), selon si un [[ProDon:Saisie de transactions #Transaction_avec_un_client_tiers|donateur tiers]] est affecté à la transaction et selon le mode de paiement (argent comptant, [[ProDon:Saisie de transactions #Transaction_pay.C3.A9e_par_ch.C3.A8que|chèque]], [[ProDon:Saisie de transactions #Transaction_en_biens_et_services_.28nature.29|don en biens et services]], etc.) utilisé. De plus, une fois que la transaction est confirmée, dépendant du mode de paiement utilisé, la transaction se retrouvera dans les différents onglets de la [[ProDon:Gestion_des_transactions|gestion des transactions]].  
+
'''CAUTION''': The fields of this window vary according to the type of transaction ([http://update_wikien.logilys.com/index.php/Transaction_Logging#StandardTransaction standard] or with a [http://update_wikien.logilys.com/index.php/Transaction_Logging#Transaction_with_a_Sale_Price sale price]), depending whether a [http://update_wikien.logilys.com/index.php/Transaction_Logging#Transaction_with_a_third-party_Client third-party donor] is assigned to the transaction and also depending on the payment method (cash, [http://update_wikien.logilys.com/index.php/Transaction_Logging#Transaction_Paid_by_Cheque cheque], [http://update_wikien.logilys.com/index.php/Transaction_Logging#Transaction_in_Goods_and_Services_.28In-kind.29 in goods and services donation], etc) used. Moreover, once the transaction is confirmed, depending on the payment method used, the transaction will be in different tabs of the [http://wikien.logilys.com/index.php/ProDon:Transaction_Logging#Transaction_Management transaction management].  
  
 
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| width="50%" |  
 
| width="50%" |  
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Permet d'affecter un [[ProDon:Saisie de transactions #Transaction_avec_un_client_tiers|client tiers]] à la transaction.  
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A:'''</span> Allows you to assign a [http://update_wikien.logilys.com/index.php/Transaction_Logging#Transaction_with_a_third-party_Client third-party client] to the transaction.  
  
 
| width="50%" |  
 
| width="50%" |  
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Permet d'imprimer le reçu pour la transaction en cours. Pour que le bouton soit disponible, la transaction doit avoir été préalablement enregistrée.  
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B:'''</span> Allows you to print the receipt of the transaction in progress. In order for this button to be available, the transaction must have previously been saved.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Permet d'ouvrir la fiche du client de la transaction.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C:'''</span> Allows you to open the client file of the transaction.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Permet d'affecter la transaction à un engagement du client (le [[ProDon:Module engagement|module d'engagements]] doit être activé pour que ce bouton soit disponible).  
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D:'''</span> Allows you to assign the transaction to a commitment of the client (the [http://wikien.logilys.com/index.php/ProDon:Prospecting_and_Commitments_Module Prospecting and Commitments module] must be active for this button to be available). 
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:'''</span> Permet d'inscrire l'adresse du contact principale.
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E:'''</span> Allows you to indicate the main contact address
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F&nbsp;:'''</span> Permet d'indiquer la date à laquelle la transaction a été effectuée. Attention, cette date détermine l'année d'imposition du reçu fiscal.  
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F'''</span><span style="color: rgb(255, 0, 0);">''':'''</span> Allows you to indicate the date on which the transaction was made. Caution, this date determines the taxation year of the tax receipt.  
 
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G :'''</span> Permet d'indiquer que la transaction doit rester anonyme.
+
|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G'''</span><span style="color: rgb(255, 0, 0);">''':'''</span> Allows you to specify that the transaction must remain anonymous.
|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H :'''</span> Permet de sélectionner [[ProDon:Gestion des occasions de dons|l'occasion et l'activité]] pour lesquels la transaction a été effectuée.
+
|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H:'''</span> Allows you to select the [http://wikien.logilys.com/index.php/ProDon:Donation_Occasion_Management donation occasion and the activity] for which the transaction was made.
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''I'''</span> <span style="color: rgb(255, 0, 0);">''':'''</span> Permet de sélectionner le groupe de grand livre, le [[ProDon:Gestion des comptes de Grand Livre|compte de grand livre]] ou le projet comptable à affecter à la transaction.  
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''I'''</span><span style="color: rgb(255, 0, 0);">''':'''</span> Allows you to select the General Ledger group, the [http://wikien.logilys.com/index.php/ProDon:Chart_of_Account_Management General Ledger account] or the accounting project to assign to the transaction.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''J :'''</span> Ce champ permet d'indiquer la [[ProDon:Saisie de transactions (version 5)#Transaction_avec_un_prix_de_vente|quantité]] ou le [[ProDon:Saisie de transactions (version 5)#Transaction_standard|montant]] de la transaction (dépend de la configuration de l'activité sélectionnée en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H'''</span>).  
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''J:'''</span> This field allows you to indicate the [http://update_wikien.logilys.com/index.php/Transaction_Logging#Transaction_with_a_Sale_Price quantity] or the [http://update_wikien.logilys.com/index.php/Transaction_Logging#StandardTransaction amount] of the transaction (depending on the configuration of the activity selected at&nbsp;<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H'''</span>).  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''K&nbsp;:'''</span> Permet de sélectionner le [[ProDon:Gestion des modes de paiement|mode de paiement]] utilisé par le donateur. En fonction du mode de paiement sélectionné (ex. [[ProDon:Saisie de transactions (version 5)#Transaction_pay.C3.A9e_par_ch.C3.A8que|chèque]], [[ProDon:Saisie de transactions (version 5)#Transaction_en_biens_et_services_.28nature.29|biens et services]], etc.), certains champs peuvent s'ajouter.  
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''K:'''</span> Allows you to select the [http://wikien.logilys.com/index.php/ProDon:Payment_Method_Management payment method] used by the donor. Based on the selected payment method (e.g. [http://update_wikien.logilys.com/index.php/Transaction_Logging#Transaction_Paid_by_Cheque cheque], [http://update_wikien.logilys.com/index.php/Transaction_Logging#Transaction_in_Goods_and_Services_.28In-kind.29 goods and services], etc), some fields may be added.
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''L&nbsp;:'''</span> Permet d'inscrire la référence du paiement.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''L:'''</span> Allows you to enter the payment reference.  
 
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''M :'''</span> Pour qu'un reçu soit généré, sélectionner l'option à émettre, sinon sélectionner aucun. Si le statut du reçu est [[ProDon:Statut « À calculer » vers « À émettre »|à calculer]], c'est parce que la valeur de l'avantage n'a pas été spécifié dans la [[ProDon:Gestion des occasions de dons#Ajout_.2F_Modification_d.27une_activit.C3.A9_de_revenus|configuration de l'activité]] sélectionnée en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H'''</span>. Le montant du reçu qui sera généré est indiqué à droite du champ «Reçu».
+
|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''M:'''</span> In order for a receipt to be generated, select the "To be issued" option; otherwise, select none. If the status of the receipt is [http://wikien.logilys.com/index.php/ProDon:'To_be_calculated'_Status_to_'To_be_issued' "To be calculated"], it means the value of the benefit was not specified in the [http://wikien.logilys.com/index.php/ProDon:Donation_Occasion_Management#Adding_.2F_Editing_a_Revenue_Activity configuration of the activity] selected at&nbsp;<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H'''</span>. The amount of the receipt generated is indicated at the right of the "Receipt" field.
|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''N :'''</span> Pour que le reçu soit généré seulement à la fin de l'année, cocher la case «Reçu annuel».
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''N:'''</span> In order for the receipt to be generated only at the end of the year, check the "Annual receipt" checkbox.
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''O&nbsp;:'''</span> Permet de sélectionner les [[ProDon:Traitement des documents à émettre |documents à émettre]] lors du report de la transaction.  
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''O:'''</span> Allows you to select the [http://wikien.logilys.com/index.php/ProDon:Processing_Documents_to_be_Issued(ProDon5) documents to be issued] for a transaction transfer.&nbsp;
  
 
|  
 
|  
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''P&nbsp;:'''</span> Permet d'ajouter des notes relatives à la transaction.  
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''P:'''</span> Allows you to add notes related to the transaction.&nbsp;
  
 
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|  
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''Q&nbsp;:'''</span> Permet de sélectionner un [[ProDon:Différents clients d'une transaction|solliciteur]] pour cette transaction.  
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''Q:'''</span> Allows you to select a [http://wikien.logilys.com/index.php/ProDon:Different_Clients_of_a_Transaction canvasser] for the transaction.&nbsp;
  
 
|  
 
|  
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''R&nbsp;:'''</span> Permet d'ajouter un contact à la transaction.  
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''R'''</span><span style="color: rgb(255, 0, 0);">''':'''</span> Allows you to add a contact for the transaction.&nbsp;
 
|-
 
|-
|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''S :'''</span> Permet d'ajouter un champs personnalisé.
+
|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''S :'''</span> Allows you to add a custom field.
|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''T :'''</span> Cet onglet permet d'identifier les [[ProDon:Gestion des participants|participants]] pour la transaction.
+
|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''T:'''</span> This tab allows you to identify the [http://wikien.logilys.com/index.php/ProDon:Participant_Management participants] for the transaction.
 
|-
 
|-
|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''U :'''</span> Permet d'ajouter les [[ProDon:Gestion des caractéristiques|caractéristiques]] qui s'appliquent à cette transaction.
+
|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''U:'''</span> Allows you to add the [http://wikien.logilys.com/index.php/ProDon:Characteristic_Management characteristics] applicable to this transaction.&nbsp;
|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''V :'''</span> Cet onglet permet d'ajouter une tâche en lien avec la transaction.
+
|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''V:'''</span> This tab allows you to add a task linked to the transaction.
 
|-
 
|-
 
|  
 
|  
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''W :'''</span> En cliquant sur le bouton « [[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Confirmer », la transaction se retrouvera dans un des onglets de la [[ProDon:Gestion_des_transactions|gestion des transactions]].  
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''W:'''</span> By clicking on the " [[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Confirm " button, the transaction will be found in one of the tabs of the [http://wikien.logilys.com/index.php/ProDon:Transaction_Logging#Transaction_Management transaction management].&nbsp;
  
 
|  
 
|  
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''X&nbsp;:'''</span> En cliquant sur le bouton « [[Image:Bouton Ajouter.png]] OK + Autre transaction », la transaction se retrouvera dans un des onglets de la [[ProDon:Gestion_des_transactions|gestion des transactions]] et une autre fiche d'ajout de transaction au nom du client pour lequel la transaction vient d'être ajoutée s'ouvrira.  
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''X:'''</span> By clicking on the "[[Image:Bouton Ajouter.png]] OK + Other transaction", the transaction is found under one of the tabs of the [http://wikien.logilys.com/index.php/ProDon:Transaction_Logging#Transaction_Management transaction management] and another transaction addition file in the name of the client for whom the transaction was just added will open.&nbsp;
  
 
|-
 
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| colspan="2" |  
 
| colspan="2" |  
'''NOTE&nbsp;:''' Il est possible d'activer des [[ProDon:Valeurs par défaut#Valeurs_par_d.C3.A9faut_pour_les_transactions|valeurs par défaut]] dans la fenêtre de saisie de transaction, afin que ces informations soient toujours documentées automatiquement lors de l'ajout d'une nouvelle transaction.
+
'''NOTE:''' It is possible to activate [http://update_wikifr.logilys.com/index.php/ProDon:Valeurs_par_d%C3%A9faut#Valeurs_par_d.C3.A9faut_pour_les_transactions default values] in the transaction logging window, in order for the information to always be documented automatically when adding a new transaction.
  
 
|}
 
|}
Line 172: Line 168:
 
|-
 
|-
 
| colspan="2" |  
 
| colspan="2" |  
Après avoir cliqué sur «&nbsp;[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Confirmer l'ajout&nbsp;» ou sur «&nbsp;[[Image:Bouton Ajouter.png]] OK + Autre transaction&nbsp;», il est possible que la fenêtre suivante s'ouvre. Ceci signifie qu'une information obligatoire n'a pas été saisie.  
+
After clicking on "&nbsp;[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Confirm addition" or on "&nbsp;[[Image:Bouton Ajouter.png]] OK + Other transaction", it is possible the following window opens. This means a required piece of information was not entered.&nbsp;
  
 
|-
 
|-
| colspan="2" | [[Image:Saisie de transactions 005.png]]<br>
+
| colspan="2" | [[File:ProDon5 Transaction Logging 005.png|346x346px]]<br>
 
|-
 
|-
 
| colspan="2" |  
 
| colspan="2" |  
Cliquer sur «&nbsp;[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Ok&nbsp;», puis '''''ProDon''''' retournera dans la fenêtre «&nbsp;Ajout d'une transaction&nbsp;». Rechercher alors la ou les cases dont le libellé est de couleur bleue, ce qui signifie que l'information est obligatoire. Entrer l'information manquante et en cliquant à nouveau sur les cases «&nbsp;[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Confirmer l'ajout&nbsp;» ou sur «&nbsp;[[Image:Bouton Ajouter.png]] OK + Autre transaction&nbsp;», la transaction s'enregistrera correctement.  
+
Click on "&nbsp;[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Ok&nbsp;", then '''''ProDon''''' will return to the "Add transaction" window. Then search for the checkbox(es) with blue label, this means that the information is required. Enter the missing information and by clicking again either on "[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Confirm addition" or on "&nbsp;[[Image:Bouton Ajouter.png]] OK + Other transaction", the transaction is entered correctly.  
  
 
|}
 
|}
Line 184: Line 180:
 
<br>  
 
<br>  
  
==== Différents types de transactions&nbsp;:<br>  ====
+
==== Different types of Transactions&nbsp;:   ====
  
*[[ProDon:Saisie de transactions #Transaction_standard|Transaction standard]]<br>  
+
*[http://update_wikien.logilys.com/index.php/Transaction_Logging#StandardTransaction Standard Transaction]<br>  
*[[ProDon:Saisie de transactions #Transaction_avec_un_prix_de_vente|Transaction avec un prix de vente]]<br>  
+
*[http://update_wikien.logilys.com/index.php/Transaction_Logging#Transaction_with_a_Sale_Price Transaction with a Sale Price]<br>  
*[[ProDon:Saisie de transactions #Transaction_avec_un_client_tiers|Transaction avec un client tiers]]<br>  
+
*[http://update_wikien.logilys.com/index.php/Transaction_Logging#Transaction_with_a_third-party_Client Transaction with a Third-party Client]<br>  
*[[ProDon:Saisie de transactions #Transaction_pay.C3.A9e_par_ch.C3.A8que|Transaction payée par chèque]]<br>  
+
*[http://update_wikien.logilys.com/index.php/Transaction_Logging#Transaction_Paid_by_Cheque Transaction Paid by Cheque]<br>  
*[[ProDon:Saisie de transactions #Transaction_en_biens_et_services_.28nature.29|Transaction en biens et services (nature)]]<br>
+
*[http://update_wikien.logilys.com/index.php/Transaction_Logging#Transaction_in_Goods_and_Services_.28In-kind.29 Transaction in Goods and Services( In-kind)]<br>
  
 
<br>  
 
<br>  
  
===== Transaction standard<br>  =====
+
===== StandardTransaction    =====
 
 
Une transaction standard est une transaction effectuée pour une activité pour laquelle aucun prix de vente n'a été défini à l'avance.
 
  
Ce type de transaction est utilisé principalement pour des dons simples en argent.  
+
A standard transaction is a transaction made for an activity for which no sale price has been defined in advance.  
  
 +
This type of transaction is mainly used for simple cash donations.&nbsp;
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
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| colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Saisie de transaction 006.png]]<br>
+
| colspan="2" |[[File:ProDon5 Transaction Logging 006.png|thumb|656x656px]]
 
|-
 
|-
 
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| width="50%" |  
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Le montant de la transaction doit être inscrit ici.<br>  
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A:'''</span> The amount of the transaction must be entered here.<br>  
  
 
| width="50%" |  
 
| width="50%" |  
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Le montant du reçu est le même que celui de la transaction.<br>
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B:'''</span> The amount of the receipt is the same as the transaction's.  
  
 
|}
 
|}
Line 214: Line 209:
 
<br>  
 
<br>  
  
===== Transaction avec un prix de vente =====
+
===== Transaction with a Sale Price =====
 
 
Une transaction avec un prix de vente est une transaction effectuée pour une activité pour laquelle un prix de vente avait été défini à l'avance.
 
  
Ce type de transaction est utilisé par exemple pour la vente de billets lors d'une activité bénéfice.  
+
A transaction with a sale price is a transaction made for an activity for which a sale price has been defined in advance.&nbsp;
  
 +
This type of transaction is used, for instance, for a ticket sale in a fundraising activity.
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
|-
 
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| colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Saisie de transaction 007.png]]<br>
+
| colspan="2" | [[File:ProDon5 Transaction logging 007.png|656x656px]]<br>
 
|-
 
|-
 
| width="50%" |  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Au lieu d'inscrire un montant pour la transaction, il faut inscrire le nombre de billets vendus. Le montant de chaque billet est inscrit au milieu (500,00&nbsp;$) et le montant total de la transaction est inscrit à droite (1000,00&nbsp;$). Le montant du billet a été déterminé lors de la [[ProDon:Gestion des occasions de dons#Ajout_.2F_Modification_d.27une_activit.C3.A9_de_revenus|création de l'activité]].<br>
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A'''</span><span style="color: rgb(255, 0, 0);">''':'''</span> Instead of entering an amount for the transaction, you must enter the number of tickets sold. The amount of each ticket is entered in the middle ($500.00) and the total amount of the transaction is entered on the right ($2,000.00). The amount for the ticket was determined when [http://wikien.logilys.com/index.php/ProDon:Donation_Occasion_Management#Adding_.2F_Editing_a_Revenue_Activity creating the activity].  
  
 
| width="50%" |  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Le montant du reçu est différent de celui de la transaction. Dans une transaction avec un prix de vente, la personne qui achète le billet bénéficie d'un avantage, par exemple, une partie de golf ou un souper, alors le montant du reçu est calculé automatiquement selon le montant de l'avantage inscrit lors de la [[ProDon:Gestion des occasions de dons#Ajout_.2F_Modification_d.27une_activit.C3.A9_de_revenus|création de l'activité]].<br>
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B:'''</span> The amount of the receipt is different from the transaction's. In a transaction with a sale price, the person who buys the ticket has an advantage; for instance, a golf round or a dinner, so the amount of the receipt is automatically calculated according to the amount of the benefit specified when [http://wikien.logilys.com/index.php/ProDon:Donation_Occasion_Management#Adding_.2F_Editing_a_Revenue_Activity creating the activity].  
  
 
|-
 
|-
 
| width="50%" colspan="2" |  
 
| width="50%" colspan="2" |  
'''NOTE&nbsp;:''' Pour plus de détails concernant la gestion des occasions et des activités, [[ProDon:Gestion des occasions de dons|cliquer ici]].<br>
+
'''NOTE:''' For more details concerning the management of donation occasions and activities, [http://wikien.logilys.com/index.php/ProDon:Donation_Occasion_Management click here]  
  
 
|}
 
|}
Line 238: Line 232:
 
<br>  
 
<br>  
  
===== Transaction avec un client tiers<br>  =====
+
===== Transaction with a third-party Client  =====
  
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
|-
 
|-
| colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Saisie de transaction 008.png]]<br>
+
| colspan="2" | [[File:ProDon5 Transaction logging 008.png|695x695px]]<br>
 
|-
 
|-
 
| width="50%" |  
 
| width="50%" |  
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Ce client est le donateur.  
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A:'''</span> This client is the donor.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Ce client est le donateur tiers.  
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B:'''</span> This client is the third-party donor.  
  
 
|-
 
|-
 
| colspan="2" |  
 
| colspan="2" |  
'''NOTE&nbsp;:''' Pour savoir ce qu'est un client tiers, consulter la procédure «&nbsp;[[ProDon:Différents clients d'une transaction|Différents clients d'une transaction]]&nbsp;».<br>
+
'''NOTE:''' To know what a third-party client is, see the [http://wikien.logilys.com/index.php/ProDon:Different_Clients_of_a_Transaction "Different Clients of a Transaction"] procedure. 
  
 
|}
 
|}
Line 258: Line 252:
 
<br>  
 
<br>  
  
===== Transaction payée par chèque =====
+
===== Transaction Paid by Cheque =====
  
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
|-
 
|-
| colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Saisie de transaction 009.png]]<br>
+
| colspan="2" | [[File:ProDon5 Transaction logging 009.png|656x656px]]<br>
 
|-
 
|-
 
| width="50%" colspan="2" |  
 
| width="50%" colspan="2" |  
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Lorsque le mode de paiement «&nbsp;Chèque&nbsp;» est choisi, le champ «&nbsp;Réf.&nbsp;» s'insère. Ce champ permet d'inscrire le numéro du chèque.  
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A:'''</span> When the "Cheque" payment method is selected, the "Ref." field is inserted. This field allows you to enter the cheque number. 
  
 
|}
 
|}
  
Une fois qu'une transaction payée par chèque est enregistrée, elle se retrouve dans l'onglet «&nbsp;Dépôt&nbsp;» de la «&nbsp;Gestion des transactions&nbsp;».<br>
+
Once a transaction paid by cheque is saved, it is found under the "Deposit" tab of the "Transaction management".
  
 
<br>  
 
<br>  
  
===== Transaction en biens et services (nature)  =====
+
===== Transaction in Goods and Services (In-kind)  =====
  
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
|-
 
|-
| colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Saisie de transaction 010.png]]<br>
+
| colspan="2" |[[File:ProDon5 Transaction logging 010.png|thumb|869x869px]]<br>
 
|-
 
|-
 
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| width="50%" |  
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Le montant de la transaction est la valeur des biens indiqués en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B'''</span>.
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A:'''</span> The amount of the transaction is the value of the goods specified at <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B'''</span>.  
 
 
|
 
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Le champ «&nbsp;Biens&nbsp;» permet d'indiquer les objets qui ont été donnés.  
 
  
 +
|  <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B'''</span>''':''' The "Property" field allows you to specify the items that were donated.
 
|-
 
|-
 
| width="50%" |  
 
| width="50%" |  
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Le champ «&nbsp;Évaluateur(s)&nbsp;» permet d'inscrire le nom de la compagnie ou de la personne qui a évalué les biens indiqués en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B'''</span>.  
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C:'''</span> The "Appraiser(s)" field allows you to enter the name of the company or the person who appraised the items specified at <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B'''</span>.  
  
 
|  
 
|  
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Le montant du reçu est habituellement le même que la valeur de l'objet indiquée en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A'''</span>.  
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D:'''</span> The amount of the receipt is usually the same as the value of the item specified at <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A'''</span>.  
  
 
|}
 
|}
  
Une fois qu'une transaction de don de biens est enregistrée, elle se retrouve dans l'onglet «&nbsp;Dépôt&nbsp;» de la «&nbsp;Gestion des transactions&nbsp;».<br>
+
Once a donation in goods transaction is saved, it is found under the "Deposit" tab of the "Transaction management".  
  
 
<br>
 
<br>
  
=== Si le client a un engagement en cours ou un paiement en attente ===
+
=== If the Client has a Commitment in Progress or a Pending Payment ===
  
'''NOTE&nbsp;:''' Si le client n'a pas d'engagements en cours ou de transactions en attente, voir [[ProDon:Saisie de transactions #Saisie_de_la_transaction|cette section]].<br>  
+
'''NOTE:''' If the client does not have any commitment in progress nor pending transactions, see [http://update_wikien.logilys.com/index.php/Transaction_Logging#Transaction_Logging this section].<br>  
  
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
|-
 
|-
| colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Saisie de transaction 011.png]]<br>
+
| colspan="2" |[[File:ProDon5 Transaction logging 011.png|thumb|748x748px]]<br>
 
|-
 
|-
 
| width="50%" |  
 
| width="50%" |  
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Si le client sélectionné a une transaction en attente, le bouton «&nbsp;[[Image:Bouton transaction en attente.png]] Transaction(s) en attente&nbsp;» sera disponible. En cliquant sur ce bouton, les transactions en attente du client s'afficheront.  
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A:'''</span> If the selected client has a pending transaction, the "[[File:Pending transaction button.png]] Pending Transaction(s)" button is available. By clicking on that button, the pending transactions of the client are displayed.  
  
 
| width="50%" |  
 
| width="50%" |  
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span>&nbsp;Si le client sélectionné a un engagement en cours, le bouton «&nbsp;[[Image:Bouton engagement en cours.png]] Engagement(s) en cours&nbsp;» sera disponible. En cliquant sur ce bouton, les engagements en cours du client s'afficheront.  
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B:'''</span>&nbsp;If the selected client has a commitment in progress, the "&nbsp;[[File:Bouton engagement en cours.png]] Current Commitment(s)" button is available. By clicking on that button, the current commitments of the client are displayed.
 +
 
 +
'''NOTE:''' The [http://wikien.logilys.com/index.php/ProDon:Prospecting_and_Commitments_Module "Prospecting and Commitments module"] must be activated in the database in order for the clients to be able to have current  commitments.&nbsp;
  
'''NOTE&nbsp;:''' Le «&nbsp;[[ProDon:Module engagement|Module engagement]]&nbsp;» doit être activé dans la base de données pour que les clients puissent avoir des engagements en cours.<br>  
+
<br>
  
 
|-
 
|-
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Pour affecter une transaction à un engagement en cours ou à une transaction en attente du client sélectionné, ou pour ajouter une transaction reliée à aucun engagement en cours ou à aucune transaction en attente du client sélectionné, cliquer sur le bouton «&nbsp;[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Ajouter une transaction pour ce client&nbsp;».
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C:'''</span> To assign a transaction to a current commitment or to a pending transaction of the selected client, or to add a transaction that do not have any current commitment or pending transaction of the selected client, click on the "[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Add a transaction for this client" button.&nbsp;  
  
 
| width="50%" | <br>
 
| width="50%" | <br>
Line 326: Line 320:
 
|-
 
|-
 
| colspan="2" |  
 
| colspan="2" |  
Après avoir cliqué sur le bouton «&nbsp;[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Ajouter une transaction pour ce client&nbsp;», la fenêtre suivante s'ouvre.  
+
After clicking on the "&nbsp;[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Add a transaction for this client" button, this window opens.  
  
 
|-
 
|-
| colspan="2" | [[Image:Saisie de transactions 012.png]]<br>
+
| colspan="2" |[[File:ProDon5 Transaction logging 012.png|thumb|496x496px]]
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Pour affecter la transaction à un engagement en cours, cliquer sur le bouton «&nbsp;Engagement(s)&nbsp;». Après avoir cliqué sur ce bouton, [[ProDon:Saisie de transactions #Engagement.28s.29_en_cours|cette fenêtre]] s'ouvre.<br>
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A:'''</span> To assign the transaction to a commitment in progress, click on the "Commitment(s)". After clicking on that button, [http://update_wikien.logilys.com/index.php/Transaction_Logging#Current_Commitments this window] opens. 
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Pour affecter la transaction à une transaction en attente, cliquer sur le bouton «&nbsp;Transactions&nbsp;». Après avoir cliqué sur ce bouton, [[ProDon:Saisie de transactions #Transaction.28s.29_en_attente|cette fenêtre­]] s'ouvre.  
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B:'''</span> To assign the transaction to a pending transaction, click on the "Transactions" button. After clicking on that button, [http://update_wikien.logilys.com/index.php/Transaction_Logging#Pending_Transaction.28s.29 this window] opens.  
  
 
|-
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Pour créer une nouvelle transaction sans l'affecter aux engagements en cours ni aux transactions en attente du client, cliquer sur le bouton «&nbsp;Nouvelle transaction&nbsp;». Après avoir cliqué sur ce bouton, [[ProDon:Saisie de transactions #Saisie_de_la_transaction|cette fenêtre]] s'ouvre.<br>
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C:'''</span> To create a new transaction without assigning it to current commitments or to pending transactions of the client, click on the "New transaction" button. After clicking on that button, [http://update_wikien.logilys.com/index.php/Transaction_Logging#Transaction_Logging this window] opens. 
  
 
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| width="50%" |  
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Pour retourner à l'écran de sélection du client, cliquer sur le bouton «&nbsp;Annuler&nbsp;».<br>
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D:'''</span> To return to the client selection window, click on the "Cancel" button.  
  
 
|-
 
|-
 
| width="50%" colspan="2" |  
 
| width="50%" colspan="2" |  
'''NOTE&nbsp;:''' Si, par exemple, le client a seulement un ou des engagements en cours et pas de transaction en attente, le bouton «&nbsp;Transactions&nbsp;» ne sera pas visible. Si, au contraire, le client a seulement une ou des transactions en attente et pas d'engagement en cours, le bouton «&nbsp;Engagements&nbsp;» ne sera pas visible.<br>  
+
'''NOTE:''' If, for instance, the client only has one or more commitment(s) in progress and no pending transaction, the "Transactions" button will not be visible. If, on the other hand, the client only has one or more pending transaction(s) and no current commitments, the "Commitments" button is not visible.<br>  
  
 
|}
 
|}
Line 352: Line 346:
 
<br>  
 
<br>  
  
==== Engagement(s) en cours ====
+
==== Current Commitment(s)  ====
  
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
|-
 
|-
 
| colspan="2" |  
 
| colspan="2" |  
Après avoir cliqué sur le bouton «&nbsp;Engagement(s)&nbsp;», la fenêtre suivante s'ouvre.  
+
After clicking on the "Commitment(s)" button, the following window opens.  
  
 
|-
 
|-
| colspan="2" | [[Image:Saisie de transactions 013.png]]<br>
+
| colspan="2" | [[File:ProDon5 Transaction logging 013.png|733x733px]]<br>
 
|-
 
|-
 
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| width="50%" |  
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Si le client a plusieurs engagements en cours, sélectionner l'engagement auquel la transaction doit être affectée.  
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A:'''</span> If the client has many commitments in progress, select the commitment to which the transaction should be assigned.&nbsp;
  
 
| width="50%" |  
 
| width="50%" |  
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Après avoir sélectionné le bon engagement, cliquer sur le bouton «&nbsp;[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Confirmer&nbsp;». Après avoir cliqué sur ce bouton, [[ProDon:Saisie_de_transactions #Saisie_de_la_transaction|cette fenêtre]] s'ouvre afin de compléter la saisie de la transaction.  
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B:'''</span> After selecting the right commitment, click on the "&nbsp;[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Confirm" button. After clicking on that button, [http://update_wikien.logilys.com/index.php/Transaction_Logging#Transaction_Logging this window] opens to complete the transaction entry.&nbsp;
  
 
|}
 
|}
Line 372: Line 366:
 
<br>
 
<br>
  
==== Transaction(s) en attente ====
+
==== Pending Transaction(s)  ====
  
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
{| width="200" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
|-
 
|-
 
| colspan="2" |  
 
| colspan="2" |  
Après avoir cliqué sur le bouton «&nbsp;Transactions&nbsp;», la fenêtre suivante s'ouvre.<br>  
+
After clicking on the "Transactions" button, the following window opens.<br>  
  
 
|-
 
|-
| colspan="2" | [[Fichier:ProDon5 Saisie de transaction 014.png]]<br>
+
| colspan="2" | [[File:ProDon5 Transaction logging 014.png|836x836px]]<br>
 
|-
 
|-
 
| width="50%" colspan="2" |  
 
| width="50%" colspan="2" |  
Pour affecter le paiement reçu pour une transaction en attente, sélectionner la bonne transaction en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A'''</span>, sélectionner l'option «&nbsp;La transaction sélectionnée&nbsp;» en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B'''</span>, puis cliquer sur le bouton «&nbsp;Confirmer&nbsp;» en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D'''</span>.  
+
To assign the received payment to a pending transaction, select the right transaction at <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A'''</span>, select the option "The selected transaction" at <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B'''</span>, then click on the "Confirm" button at <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D'''</span>.  
  
Pour créer une nouvelle transaction sans l'affecter à une transaction en attente, sélectionner l'option «&nbsp;Nouvelle transaction&nbsp;» en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B'''</span>, puis cliquer sur le bouton «&nbsp;Confirmer&nbsp;» en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C'''</span>.  
+
To create a new transaction without assigning it to a pending transaction, select the option "New transaction" at <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C'''</span>, then click on the&nbsp;"Confirm" button at <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D'''</span>.  
  
Pour supprimer une transaction en attente, la sélectionner en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A'''</span>, puis cliquer sur «&nbsp;[[Image:Bouton Retirer.png]] Supprimer&nbsp;», en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E'''</span>.  
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To delete a pending transaction, select it at <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A'''</span>, then click on "[[Image:Bouton Retirer.png]] Delete", at <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E'''</span>.  
  
Pour retourner à la fenêtre de sélection du client, cliquer sur «&nbsp;[[Image:Bouton annuler.png]] Annuler&nbsp;», en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F'''</span>.<br>  
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To return to the client selection window, click on «&nbsp;[[Image:Bouton annuler.png]] Cancel», at <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F'''</span>.<br>  
  
 
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Latest revision as of 08:23, 1 August 2016

Transaction Logging



CAUTION : This document is for ProDon 5. To view ProDon 4 document, click here.


Introduction

ProDon allows you to enter transactions of revenues associated with activities that have previously been defined in the "Donation Occasion Management"

Once the transactions are entered, you must transfer them, in order to be able to generate documents such as thank-you letters and receipts. 

To learn how to transfer a transaction batch, see this document

CAUTION: To enter transactions with instant payment methods (credit card or bank transfer), the Electronic Transactions Module must be active in ProDon.

For more details on this module or to learn how to enter transactions with PaySafe, click here.


Add Transaction

The transaction logging is done in the "Transaction Management".

To go to the "Transaction Management", click on the "Transactions" menu, then select " Bouton transactions.png Transactions ".

ProDon5 Transaction logging 001.png



The Transaction Management allows you to enter and transfer the transactions in ProDon.

To add a new transaction, click on the Bouton Ajouter.png button.

To learn how to transfer transactions, see this document.

ProDon5 Transaction logging 002.png


Add Transaction

In the "Transaction Management", click on the Bouton Ajouter.png button to add a new transaction.

Selecting a Client for the Addition of a Transaction

After clicking on the Bouton Ajouter.png button, the following window opens, in order to select the client who made the transaction.

ProDon5 Transaction logging 003.png

First check, using the search bar at A, if the client already exists in ProDon.

If he or she already exists, select him or her at B, then click on the " Bouton Crochet ajouter confirmer.pngAdd a transaction for this client" button at C.

If the client does not exist in the database, click on the "Bouton ajouter client.png Add client" button at D, in order to create a new client file for him or her. After confirming the addition of the new client file, the transaction logging window opens.

To view the file of the client selected at B, click on the " Bouton Client.png Edit this client" button at E.


Transaction Logging

NOTE: If the client has commitments in progress or pending transactions, see this section.

After adding a new client, click on the " Bouton Crochet ajouter confirmer.png Add a transaction for this client" button or select a pending transaction or a commitment, the following window opens.

ProDon5 Transaction logging 004.png

CAUTION: The fields of this window vary according to the type of transaction (standard or with a sale price), depending whether a third-party donor is assigned to the transaction and also depending on the payment method (cash, cheque, in goods and services donation, etc) used. Moreover, once the transaction is confirmed, depending on the payment method used, the transaction will be in different tabs of the transaction management.

A: Allows you to assign a third-party client to the transaction.

B: Allows you to print the receipt of the transaction in progress. In order for this button to be available, the transaction must have previously been saved.

C: Allows you to open the client file of the transaction.

D: Allows you to assign the transaction to a commitment of the client (the Prospecting and Commitments module must be active for this button to be available). 

E: Allows you to indicate the main contact address

F: Allows you to indicate the date on which the transaction was made. Caution, this date determines the taxation year of the tax receipt.

G: Allows you to specify that the transaction must remain anonymous. H: Allows you to select the donation occasion and the activity for which the transaction was made.

I: Allows you to select the General Ledger group, the General Ledger account or the accounting project to assign to the transaction.

J: This field allows you to indicate the quantity or the amount of the transaction (depending on the configuration of the activity selected at H).

K: Allows you to select the payment method used by the donor. Based on the selected payment method (e.g. cheque, goods and services, etc), some fields may be added.

L: Allows you to enter the payment reference.

M: In order for a receipt to be generated, select the "To be issued" option; otherwise, select none. If the status of the receipt is "To be calculated", it means the value of the benefit was not specified in the configuration of the activity selected at H. The amount of the receipt generated is indicated at the right of the "Receipt" field. N: In order for the receipt to be generated only at the end of the year, check the "Annual receipt" checkbox.

O: Allows you to select the documents to be issued for a transaction transfer. 

P: Allows you to add notes related to the transaction. 

Q: Allows you to select a canvasser for the transaction. 

R: Allows you to add a contact for the transaction. 

S : Allows you to add a custom field. T: This tab allows you to identify the participants for the transaction.
U: Allows you to add the characteristics applicable to this transaction.  V: This tab allows you to add a task linked to the transaction.

W: By clicking on the " Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirm " button, the transaction will be found in one of the tabs of the transaction management

X: By clicking on the "Bouton Ajouter.png OK + Other transaction", the transaction is found under one of the tabs of the transaction management and another transaction addition file in the name of the client for whom the transaction was just added will open. 

NOTE: It is possible to activate default values in the transaction logging window, in order for the information to always be documented automatically when adding a new transaction.


After clicking on " Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirm addition" or on " Bouton Ajouter.png OK + Other transaction", it is possible the following window opens. This means a required piece of information was not entered. 

ProDon5 Transaction Logging 005.png

Click on " Bouton Crochet ajouter confirmer.png Ok ", then ProDon will return to the "Add transaction" window. Then search for the checkbox(es) with blue label, this means that the information is required. Enter the missing information and by clicking again either on "Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirm addition" or on " Bouton Ajouter.png OK + Other transaction", the transaction is entered correctly.


Different types of Transactions :


StandardTransaction

A standard transaction is a transaction made for an activity for which no sale price has been defined in advance.

This type of transaction is mainly used for simple cash donations. 

ProDon5 Transaction Logging 006.png

A: The amount of the transaction must be entered here.

B: The amount of the receipt is the same as the transaction's.


Transaction with a Sale Price

A transaction with a sale price is a transaction made for an activity for which a sale price has been defined in advance. 

This type of transaction is used, for instance, for a ticket sale in a fundraising activity.

ProDon5 Transaction logging 007.png

A: Instead of entering an amount for the transaction, you must enter the number of tickets sold. The amount of each ticket is entered in the middle ($500.00) and the total amount of the transaction is entered on the right ($2,000.00). The amount for the ticket was determined when creating the activity.

B: The amount of the receipt is different from the transaction's. In a transaction with a sale price, the person who buys the ticket has an advantage; for instance, a golf round or a dinner, so the amount of the receipt is automatically calculated according to the amount of the benefit specified when creating the activity.

NOTE: For more details concerning the management of donation occasions and activities, click here


Transaction with a third-party Client
ProDon5 Transaction logging 008.png

A: This client is the donor.

B: This client is the third-party donor.

NOTE: To know what a third-party client is, see the "Different Clients of a Transaction" procedure. 


Transaction Paid by Cheque
ProDon5 Transaction logging 009.png

A: When the "Cheque" payment method is selected, the "Ref." field is inserted. This field allows you to enter the cheque number. 

Once a transaction paid by cheque is saved, it is found under the "Deposit" tab of the "Transaction management".


Transaction in Goods and Services (In-kind)
ProDon5 Transaction logging 010.png

A: The amount of the transaction is the value of the goods specified at B.

B: The "Property" field allows you to specify the items that were donated.

C: The "Appraiser(s)" field allows you to enter the name of the company or the person who appraised the items specified at B.

D: The amount of the receipt is usually the same as the value of the item specified at A.

Once a donation in goods transaction is saved, it is found under the "Deposit" tab of the "Transaction management".


If the Client has a Commitment in Progress or a Pending Payment

NOTE: If the client does not have any commitment in progress nor pending transactions, see this section.

ProDon5 Transaction logging 011.png

A: If the selected client has a pending transaction, the "Pending transaction button.png Pending Transaction(s)" button is available. By clicking on that button, the pending transactions of the client are displayed.

B: If the selected client has a commitment in progress, the " Bouton engagement en cours.png Current Commitment(s)" button is available. By clicking on that button, the current commitments of the client are displayed.

NOTE: The "Prospecting and Commitments module" must be activated in the database in order for the clients to be able to have current commitments. 


C: To assign a transaction to a current commitment or to a pending transaction of the selected client, or to add a transaction that do not have any current commitment or pending transaction of the selected client, click on the "Bouton Crochet ajouter confirmer.png Add a transaction for this client" button. 



After clicking on the " Bouton Crochet ajouter confirmer.png Add a transaction for this client" button, this window opens.

ProDon5 Transaction logging 012.png

A: To assign the transaction to a commitment in progress, click on the "Commitment(s)". After clicking on that button, this window opens. 

B: To assign the transaction to a pending transaction, click on the "Transactions" button. After clicking on that button, this window opens.

C: To create a new transaction without assigning it to current commitments or to pending transactions of the client, click on the "New transaction" button. After clicking on that button, this window opens. 

D: To return to the client selection window, click on the "Cancel" button.

NOTE: If, for instance, the client only has one or more commitment(s) in progress and no pending transaction, the "Transactions" button will not be visible. If, on the other hand, the client only has one or more pending transaction(s) and no current commitments, the "Commitments" button is not visible.


Current Commitment(s)

After clicking on the "Commitment(s)" button, the following window opens.

ProDon5 Transaction logging 013.png

A: If the client has many commitments in progress, select the commitment to which the transaction should be assigned. 

B: After selecting the right commitment, click on the " Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirm" button. After clicking on that button, this window opens to complete the transaction entry. 


Pending Transaction(s)

After clicking on the "Transactions" button, the following window opens.

ProDon5 Transaction logging 014.png

To assign the received payment to a pending transaction, select the right transaction at A, select the option "The selected transaction" at B, then click on the "Confirm" button at D.

To create a new transaction without assigning it to a pending transaction, select the option "New transaction" at C, then click on the "Confirm" button at D.

To delete a pending transaction, select it at A, then click on "Bouton Retirer.png Delete", at E.

To return to the client selection window, click on « Bouton annuler.png Cancel», at F.




Document name: Transaction Logging
Version : 5.0.2.9