ProDon:Preferences

Preferences

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Introduction

The preferences allow you to do general configurations in the software. For example, the activation/deactivation of some fields or some options of the software, the configuration of the format or the edition of the layout of some fields.

There are 2 types of preferences: system preferences and user preferences.

Access to preferences

To configure the preferences from the main page of the software, click on the " Configuration " menu, then select "  Preferences ".

User preferences

The user preferences are customizable options by a user. The changes done in this part will only be applied to the current user profile.

NOTE : If some users are not able to edit their user preferences, it is because they do not have the necessary accesses. Then, you will have to go to User Management to give them the rights to customize their user preferences.

" Shortcut bar" Tab

The "Shortcut bar" Tab allows to edit the shortcut bar of the user. The Shortcut bar is at the top of the homepage and is containing different buttons/icons, allowing your users to access different managements or sections of the software in a click.

A : Allow you to choose the size of the buttons on the Shortcut bar (small or large).	B : Allow you to choose to display text under the buttons of the Shortcut Bar.
C : Allow you to choose to display the task summary section at the right end of the Shortcut Bar.	D : Allow you to display the Task Button in the Task summary section at the right end of the Shortcut Bar. NOTE : The box in C must be checked to let you activate this option.
E : This is the list of all buttons available in the software. To add one to the Shortcut Bar, use the button see H.	F : This is the list of the buttons actually displayed in the Shortcut Bar. To remove one, use the button see H.
G : This blue bar at the top of the "Available Button" section (see E) and the "Selected Buttons" section (see F) allow to activate a search bar, which will let you find a specific button faster. To activate the search bar, you only have to click on the blue bar.	H : The and buttons allow you to add or to remove buttons from the Shortcut Bar.
I : The and buttons allow you to choose the display order of the buttons in the Shortcut Bar.

" Options " Tab

A : Allow a user to choose the display language of the software.	B : When you do a search, if the option " When the button is clicked " is selected here, you will have to click on the button " Search " of the Search Bar or on " Enter " key on the keyboard once the search criteria will be specified to start the search. You are even able to select a delay to automatically launch the search when the time is over.
C : Allow you display the Search bar Search bar by default.	D : Allow you to choose when the Web Section (green section) of the main page will be refreshed. For example, you can choose if the refresh will be done as soon as Logilys will do an edition, or only when the next opening of the software, etc.
E : Allow the user to choose the language in which the Web section (green section) of the main page will be displayed.	F : Allow to customize the path of the temporary folder. This configuration is usually done by Logilys' technicians.
G : Allow to create shortcuts that will be available in the Start menu. The shortcuts that can be created are ProDon, the Support Center , the backup software, the Web update software, the wiki documentation, and Logilys Web site.	H : ProDon automatically keeps a history of the last item visited. This option allows the users to choose how many items they want to keep in their history.
I : Allow to display a window which contains address fields (number, type of road, road name, point of call, etc.), to give you a consistent template for the client files.	J : Allow to minimize ProDon in the Windows notification zone at the bottom right of the screen.
K : Allow to open automatically the scan file when you add a transaction.	L : This option will allow the merge fields checked in the Master Documents configuration to be automatically inserted in a new Master Documents at its first opening.
M : Allow to keep the last selected period at the top right of the Transactions analysis and history. It will stay selected at the next opening of Transactions analysis and history.	N : Allow to make the label "Annual receipt" flash when you enter transactions, if necessary.
O : If this box is activated, ProDon will display a window informing if there are online donations to import at each opening of the software (the Online Donation module must be activated to let you see this box).	P : If this box is activated, ProDon will display a window informing if there are online donations to import at each X minutes (the Online Donation module must be activated to let you see this box). A number of minutes can be set for each user.
Q : Allow to display the codes of the campaign, occasion, and activities in the selection lists.

" Regional Options " Tab

NOTE : This tab is only displayed in the " User Preferences " if the option has been activated in the " System Preferences ", see « Regional Options » point A of the « System preferences ».

A : The "English" and "French" Tabs allow to configure different format for each language. These formats will be used in the documents of ProDon.	B : If the option "Use the Regional options of Windows" is activated, ProDon will use the default configurations of Windows. If the option "Use custom configuration" is checked, you will be able to choose money and date format.
C : These options allow you to configure the date format. The button allow you to access the date format legend.	D : These options allow you to configure the money format.
E : This option allows you to select the list separator that you want.

Printers and other options

A : Allow to choose the default printers to use for each of those elements: lists and reports, receipts, invoices, and batch report.	B : This section allows to configure the Email Integration to ProDon. Theses configurations are usually done by Logilys' technicians.
C : This section allows to configure the integration of ProDon to Excel or to another software similar to Excel to export data.	D : If this option is activated, you will only have to double-click in a phone number type field and the number will automatically be composed in Skype.
E : By installing the complement, a button will appear in Outlook allowing you to save emails in ProDon' tasks.

Task options

A : Allow to determine the deadline by default when you add a new task.	B : If the box " Active " is checked, you will be able to add a task fastly by pressing the " Ctrl " + " Alt " + " T " keys from any ProDon management.
C : If this option is activated, you will be able to choose how many minutes before the deadline of a tasks ProDon will send you a warning.	D : If this option is activated, you will be able to choose the precise time that ProDon will warn you of the deadline of a task.
E : Allow to determine the default delay for the reminder.

Time sheet

A : Allow to activate and to edit the access shortcut to time sheets.	B : Allow to activate different color to divide the days in a time sheet.
C : Allow to keep a history of the last created or edited items.	D : Allow to configure default break time.
E : Allow to ask a user to add a new break to an item.	F : Allow to add a delay before the beginning a second chronometer after the closing of an item of the time sheet.

Questions and warnings

A : The boxes allow to activate or deactivate some questions and warning windows in the software.	B : The links in blue allow to save a preset answer for the question of the software. To edit the saved answer, click on the question and select the answer.

Préférences système

Les préférences système ne peuvent être modifiées que par le profil « Superviseur » de ProDon.  Dans une version réseau, il est important de savoir que les changements apportés à ces préférences affecteront tous les utilisateurs de ProDon.

Sécurité et langue

Version Standard

A : Permet de demander un mot de passe pour ouvrir ProDon.	B : Permet de sélectionner le nombre de tentatives de connexion lors de l'oubli du mot de passe.
C : Permet de demander un mot de passe lors de l'ouverture des documents PDF via ProDon.	D : Permet de choisir la langue à utiliser pour le chargement de ProDon.

Version réseau

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A : Permet d’activer la gestion de la sécurité (mot de passe et droits par usager).	B : Permet de se connecter à ProDon sans entrer de mot de passe. ATTENTION : Le nom d’usager doit être le même que celui utilisé à l’ouverture de la session de Windows.
C : Permet de gérer le type de session sur un terminal. Pour plus de détails, cliquer sur le bouton .	D : Permet de sélectionner le nombre de tentatives de connexion lors de l'oubli du mot de passe.
E : Permet de déterminer la langue par défaut de ProDon.

Options Régionales

Fichier:Prodon5 Préférences 010.png
A : Si cette case est cochée, chaque usager pourra configurer les options régionales différemment. Si la case n'est pas cochée, tous les usagers devront utiliser les paramètres définis ici.	B : Si la première option est cochée, le logiciel utilisera les configurations par défaut de Windows. Si la deuxième option est cochée, il sera possible de choisir des options personnalisées.
C : Ces options permettent de configurer le format des dates.	D : Ces options permettent de configurer le format monétaire.
E : Le bouton permet de consulter la légende des formats de dates.	F : L'onglet « English » permet de configurer différemment les formats monétaires et de dates si l'anglais est utilisé pour des documents dans ProDon.

Client

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A : Permet de définir les affichages et les champs du client.	B : Permet de définir le format du numéro de référence.
C : Permet de définir l'emplacement des dossiers clients.	D : Permet de définir l'emplacement des dossiers clients sécurisés.
E : Permet de modifier le libellé pour le champ numéro de référence dans une fiche client en français et en anglais.	F : Permet de modifier le libellé pour le champ commentaires dans une fiche client en français et en anglais.
G : Permet de sélectionner le champ à utiliser pour la sélection d'un client.	H : Permet de sélectionner la langue par défaut pour l'ajout de clients.
I : Permet de sélectionner l'onglet de la fiche client ou apparaîtra le numéro de sécurité sociale.	J : Permet de sélectionner le courriel prioritaire pour les compagnies.
K : Permet de sélectionner le courriel prioritaire pour les individus.

Adresses

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A : Permet de gérer certaines options d'adresse.	B : Permet de définir la casse pour les adresses.
C : Permet de choisir l'ordre des champs d'adresse apparaissant dans la fiche du client.	D : Permet de sélectionner les régions qui seront affichées dans la fiche du client.

Doublons

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A : Permet la vérification de doublon potentiel lors de la création de nouvelles fiches clients.	B : Permet de définir les critères de recherche de doublons.
C : Permet de choisir le mode de détection de doublon lié à l’importation de clients. Cette option est relié au «module d'importation».	D : Permet de choisir le nombre de caractères sur lesquelles ProDon doit se baser pour rechercher les doublons.
E : Permet de sélectionner par quel champ ProDon va faire la détection de transactions semblables.	NOTE : Pour la recherche et l'élimination de doublons potentiels dans la base de données, consulter cette procédure.

Transactions

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A : Permet d'inscrire par défaut le solliciteur du client lors de l'ajout d'une transaction.	B : Permet d'afficher le numéro du prochain lot qui sera généré à partir de la gestion des transactions.
C : Permet de générer le fichier de transactions électroniques pendant le report du lot.	D : Permet d'afficher un avertissement lorsque la date est supérieure ou inférieure aux paramètres sélectionnés.
E : Il s'agit de l'emplacement où seront enregistrés les documents joints aux transactions.	F : Permet de mettre dans l'ordre désiré les valeurs par défaut des caractéristiques de type transactions.

Dépenses

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A : Permet de modifier le pourcentage des taxes relié aux dépenses qui seront saisies.

Engagement

NOTE: Cet onglet est visible et les options sont modifiables que si le « Module engagements » est actif dans la base de données.

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A : Il s'agit de l'emplacement où seront enregistrés les documents joints aux engagements.	B : Permet de cocher automatiquement la case «Terminer lorsque l'objectif est atteint» pendant un ajout par objectif.
C : Permet de cocher automatiquement la case «Terminer lorsque l'objectif est atteint» pendant un ajout automatique.	D : Permet l'ajout d'engagement avec des montants de versements à 0.00$.

Feuilles de temps

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A : Permet de sélectionner la journée qui débute une semaine.	B : Permet de sélectionner la journée que prend fin une semaine.
C : Permet de spécifier le premier jour de travail.	D : Permet d'afficher la banque d'heure.
E : Affiche les détails des heures supplémentaires.

Salutations

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A : Permet de modifier le résultat des champs de fusion « Salutation longue » et « Salutation courte » pour une compagnie.	B : Permet de modifier le résultat des champs de fusion « Salutation longue » et «Salutation courte » pour un individu.
C : Permet de modifier le résultat des champs de fusion « Salutation longue » et « Salutation courte » pour un couple.	NOTE : Les listes déroulantes de droite permettent de choisir les champs désirés afin de les envoyer dans le champ de gauche. Il suffit de les sélectionner un à un pour que les champs s'ajoutent dans la section de gauche.

Rapports

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A : Permet d'afficher les champs personnalisés désirés sur les rapports de type «Transactions d'un lot».	B : Permet d'afficher les caractéristiques désirées sur les rapports de type «Transactions d'un lot».

Affichage

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A : Affiche le contact sur les documents et reçus si le client est une compagnie.	B : Affiche le contact sur les documents et reçus si le client est un tiers.
C : Affiche le contact sur les documents et reçus si le client lié 1 est une compagnie.	D : Affiche le contact sur les documents et reçus si le client lié 2 est une compagnie.
E : Affiche le contact sur les documents et reçus si le solliciteur est une compagnie.	F : Permet d'afficher la section «tiers».

PubliCourriel / Reçus électroniques

NOTE: Cet onglet est visible et les options sont modifiables que si le module PubliCourriel est actif.

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A : Permet d'activer le module PubliCourriel.	B : Ces options sont des configurations techniques assumées par Logilys.
C : Permet de définir les compte administrateur. Cette option est également une configuration assumée par Logilys.	D : Permet de définir le compte de consultation des statistiques. Cette option est également une configuration assumée par Logilys.
E : Permet de déterminer le temps avant l’appel d’une expiration de délais pour une synchronisation de listes.	F : Permet de déterminer la taille des lots de courriel lors de la synchronisation de listes.

Autre

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A : Permet de désactiver, à l'ouverture de ProDon, le message d’avertissement suggérant fortement de faire une sauvegarde de données si la dernière sauvegarde date de plus de 7 jours.	B : Permet d’ajuster l’écran, si l'écran utilisé pour effectuer le travail n'a pas une bonne résolution.
C : Oblige la validation des lignes dans le module d'importation.	D : Permet d'afficher les remarques en lien avec les doublons réels dans le module d'importation.
E : Permet de ne pas mettre la ligne en erreur si les champs obligatoires numéro de référence du client, secteur d'activité, caractéristiques et champs personnalisés ne sont pas documentés à partir du module d'importation.	F : Permet l'activation de la gestion des projets comptables.
G : Permet de changer le format lettre des rapports en format A4.	H : Permet de sélectionner la liste des relations utilisées pour les envois courriels.
I : Configuration permettant l'utilisation des envois courriels via le programme Outlook.	J : Permet de configurer l'affichage des alertes.
K : Permet d'ajuster le nombre de chiffres compris dans le numéro de reçu.	L : Afficher la question pour reculer la date du prochain versement lors de la suppression d'une transaction en lien avec un engagement.
M : Permet l'affichage des numéros de compte de banque.	N : Permet d'afficher les informations bancaires dans la grille de gestion des engagements.
O : Permet d'utiliser les alertes et messages à partir de la gestion des reçus et des documents à émettre.	P : Permet d'identifier le solliciteur d'un client tiers si le client n'a pas de solliciteur relié.
Q : Permet d'afficher différentes formes de transactions.	R : Permet d'afficher la nature de la transaction.
S : Permet de séparer les transactions et engagements par contacts.	T : Permet de gérer les comptes de Grand Livre en groupe.

Performances

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A : Permet de déterminer le nombre de lignes affichées dans les différentes gestions.	B : Permet de déterminer le nombre de lignes affichées dans les différentes gestions n'apparaissant pas plus haut.
NOTE : Plus il y a de lignes affichées, plus le logiciel a besoin d'un serveur performant.

Tâches

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A : Permet d'afficher l'objets des tâches en format «Liste déroulante».	B : Permet de regrouper les tâches par type de famille.
C : Permet de voir les tâches en avance.

Documents

Lorsque des reçus ou des documents (ex. : lettres de remerciements) sont générée, il est possible de spécifier l'ordre dans lequel ils ouvriront afin que les documents soient tous imprimés dans un ordre précis. Ainsi, si, par exemple une série de reçus et une série de lettres de remerciements doivent être imprimés, les deux piles de documents seront dans le même ordre.

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A : Génère les documents dans une ordre préétabli.	B : Permet de définir le numéro de départ pour les factures. NOTE : Ce champ est disponible seulement si le module facturation est activé dans la base de données.

Envois

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A : Permet de configurer les réponses par défaut pour l’historique des envois.	B : Si cette option est cochée, l'occasion et l'activité sélectionnées dans le dernier envoi documenté dans le dossier du client s'inscriront automatiquement lors de l'entrée d'une nouvelle transaction.
C : Ces options sont disponibles seulement si l'option en B est cochée et permettent de rechercher un envoi par « Réponse ». Par exemple, je veux que lors de la prochaine entrée d'une transaction, l'occasion et l'activité du dernier envoi ayant la réponse « Paiement en attente » s'inscrivent automatiquement.	NOTE : Pour plus d'informations concernant l'historique d'envois, cliquer ici.