Difference between revisions of "ProDon:Thank-you email configuration"

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(→‎Configuration du remerciement pour les reçus)
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''ATTENTION&nbsp;: Ce document est présentement en rédaction/révision, il est possible que certaines parties soient manquantes ou désuètes.'''</span>
  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''CAUTION: This document is currently being revised, it may be possible that some parts are missing or outdated'''</span>
 
  
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== Introduction  ==
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= Introduction  =
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The eReceipt Module allows the massive sending of receipt to the client by email. In the email which will be sent, most organizations will take the opportunity to thank the donor for their gift to the cause. So, this section will explain how to configure the thank-you email. It is required to learn some notions of E-mail Blast first.  
+
Le module de Reçus électroniques permet d’envoyer les reçus massivement par courriel.  
  
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Le Module de Reçus Électroniques permet d'envoyer massivement les reçus des clients par courriel. Dans le courriel qui sera envoyé, la plupart des organisations en profitent pour remercier le donateur de la contribution à la cause. Donc, cette section expliquera comment configurer le courriel de remerciement. Il est important de noter que certaines notions de PubliCourriel sont requises avant de se lancer dans ces instructions.  
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Le courriel envoyé avec le reçu peut être utilisé comme remerciement, au même titre que les lettres de remerciements (documents maîtres) et les remerciements intégrés.  
  
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== Receipt configuration ==
+
Il est également possible de personnaliser le remerciement en fonction de l’occasion ou l’activité pour laquelle le reçu est envoyé.
  
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If the receipts have never been configured, the user will have to read [[ProDon:Table_of_Contents#Receipts_configuration|this section]] of the wiki.  
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Le document présent explique comment configurer le courriel de remerciement et l'associer à la bonne occasion.
  
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Si les reçus n'ont jamais été configurés, l'utilisateur devra consulter [[ProDon:Table_des_matières#Configuration_des_re.C3.A7us|cette section]] du wiki.  
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= Configuration du courriel pour les reçus électroniques =
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Tout d'abord, l'utilisateur doit configurer le courriel de remerciement pour les reçus électroniques.  
  
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== Master document configuration ==
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Cette configuration s'effectue en 3 étapes : <br>
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- Configuration du document maître <br>
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- Configuration du remerciement <br>
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- Association du remerciement à la bonne occasion <br>
  
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To create the master document, go to the master document management and click on the [[File:Add_Button.png]]. It is important to note if the user wish to be specific in the thank-you email, several master documents and several thank-you for receipts will have to be created.
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== Configuration du document maître ==
  
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Pour créer le document maitre, il faut aller dans la gestion des documents maitres et cliquer sur le [[Fichier:Bouton_+.png]].
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Le document maître est le courriel que les clients recevront. Pour créer le document maître, aller dans la « Gestion des documents maîtres » et cliquer sur le [[Fichier:Bouton_+.png]].  
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Il est important de noter que si l'utilisateur souhaite être précis dans les courriels de remerciement, il faudra créer plusieurs documents maitres ainsi que plusieurs remerciements pour reçus.  
 
  
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{| width="20%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"  
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{| width="20%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
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| colspan="2" | The basics are exactly the same as the E-mail Blast master documents except for some specificity shown in the next diagram.
 
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La base est exactement la même que pour les documents maitres du PubliCourriel sauf pour quelques spécificités montrées dans le schéma suivant.
 
 
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| colspan="2" | [[Fichier:ProDon5_Configuration du courriel de remerciement_001.png]]  
 
| colspan="2" | [[Fichier:ProDon5_Configuration du courriel de remerciement_001.png]]  
 
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| width="50%" | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> To create a master document which will be Thank-you for eReceipts thank-you, select this type of master document.  
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| width="50%" | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> La case « Description » permet de nommer le document (exemple : remerciement général, remerciement golf, etc.)
  
−
Pour que votre document maitre puisse être un remerciement pour les reçus électroniques, il faut sélectionner ce type de document maitre.  
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| <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Choisir le type « Remerciement pour les reçus électroniques ».  
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| <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> The merge field allows the integration of the amount of the gift of the client.  
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| <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Cocher les champs de fusion désirés. En choisissant le type de document « Remerciement pour les reçus électroniques » en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B'''</span>, le champ de fusion « Recus_Courriel_Sommaire_Trx » devient disponible. Il affichera le montant du reçu envoyé par courriel. Pour savoir comment utiliser les champs de fusion, consulter la section [[ProDon:Gestion_des_documents_maîtres#Onglet_.C2.AB.C2.A0Champs_de_fusion.C2.A0.C2.BB|« champs de fusions »]] du document [[ProDon:Gestion des documents maîtres|« Gestion des documents maîtres »]].
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Le champ de fusion ci-présent permet d'intégrer le montant du don effectué par le client.  
 
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| colspan="2" | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Then, click to create the master document.  
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| <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span> Cliquer sur le bouton [[Fichier:Bouton_Ouvrir_Editeur.png]] pour ouvrir le document maître dans '''''Word''''' afin d'en composer le contenu.  
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Ensuite, il faut cliquer pour aller créer le document maitre.  
 
 
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{| width="20%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
{| width="20%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
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| colspan="2" | For this part, it is extremely important to follow [[ProDon:Preparing_the_Master_Document|these rules]] of the E-mail Blast because it will be an email massively sent.
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| colspan="2" | Après avoir cliqué sur [[Fichier:Bouton Ouvrir Editeur.png]], la fenêtre suivante s'ouvre.
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Pour cette partie, il est extrêmement important de suivre [[ProDon:Préparation_du_document_maître#.C3.89diter_le_document_ma.C3.AEtre|ces règles]] du PubliCourriel, car ce sera un courriel envoyé massivement.
 
 
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| colspan="2" |[[Fichier:ProDon5_Configuration du courriel de remerciement_002.png]]  
 
| colspan="2" |[[Fichier:ProDon5_Configuration du courriel de remerciement_002.png]]  
 
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| width="50%" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> To let the clients access their receipt, the user will have to use the [RECEIPTS] tag as an hyperlink.  
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| Étant donné que les courriels pour les reçus sont envoyés à partir d'un outil d'envois massifs de courriels, les documents maîtres conçus à cet effet doivent respecter certaines règles de mise en page. Pour connaître les règles de mise en page à respecter, consulter la section [[ProDon:Pr%C3%A9paration_du_document_ma%C3%AEtre#R.C3.A8gles_de_mise_en_page|« Règles de mise en page »]] du document [[ProDon:Pr%C3%A9paration_du_document_ma%C3%AEtre|« Préparation du document maître »]].  
  
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Pour que les clients puissent accéder à leur reçu, l'utilisateur devra insérer la balise [RECUS] comme lien hypertexte.  
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De plus, les documents maîtres requièrent l'utilisation de « balises ». Pour apprendre comment utiliser les balises, consulter la section [[ProDon:Préparation_du_document_maître#Balises|« Balises »]] du document [[ProDon:Préparation_du_document_maître|« Préparation du document maître »]]. Dans le contexte des reçus électroniques, l'utilisateur devra nécessairement insérer la balise « [RECUS] » dans son document maître comme lien hypertexte afin que les clients puissent accéder à leur reçu.
  
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| <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> This merge field is often used in the text to show the amount of the receipt.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''Rappel''' :</span> Pour enregistrer le document maître, toujours utiliser la fonction « '''enregistrer''' » et non « '''enregistrer sous...''' » de '''''Word''''' afin de ne pas briser le lien entre '''''ProDon''''' et le document maître.
 
   
 
   
 
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== Thank-you for receipt configuration ==
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== Configuration du remerciement pour les reçus ==
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Après avoir créé le document maître, celui-ci doit être relié à un remerciement pour reçu. Pour ce faire, dans le menu « Configuration » du menu principal de ProDon, sélectionner « Remerciements pour reçus ». À partir de cette fenêtre, appuyer sur bouton [[Fichier:Bouton_+.png]] pour créer un remerciement pour reçus.  
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Pour continuer la configuration, il faut aller dans la « Configuration » et sélectionner « Remerciements pour reçus ».  
 
  
 
{| width="20%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
{| width="20%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
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| colspan="2" | Après avoir ajouté un remerciement, la fenêtre suivante s'ouvre.
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| colspan="2" | À partir de cette fenêtre, il faut appuyer sur bouton [[Fichier:Bouton_+.png]] pour créer un remerciement pour reçus.  
 
 
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| colspan="2" |[[Fichier:ProDon5_Configuration du courriel de remerciement_003.png]]  
 
| colspan="2" |[[Fichier:ProDon5_Configuration du courriel de remerciement_003.png]]  
 
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| colspan="2" | Il faut aller sélectionner le document maitre créé précédemment.  
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| width=50% |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Dans la case « Lettre de remerciement par courriel », sélectionner le document maître créé précédemment en cliquant sur le bouton [[Fichier:Bouton....png]].
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> La case « Type de reçus papier » permet de choisir si les reçus papier envoyés ont un remerciement ou non. Pour plus d'informations sur les reçus avec remerciement intégrés, consulter la section sur les [[ProDon:Configuration_d'un_reçu_avec_remerciement_intégré|reçus avec remerciement intégrés]].
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| colspan="2" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> La section « Remerciement » permet de rédiger le remerciement qui sera utilisé sur le reçu papier si l'option « Avec remerciement » est sélectionnée en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B'''</span>.  
 
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== Association du remerciement à la bonne occasion ==
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Ensuite, il est important d'associer le remerciement à la bonne occasion afin de déterminer quel remerciement doit être utilisé pour chaque occasion. Pour ce faire, aller dans la « Gestion des occasions » et ouvrir l'occasion qui doit être liée au remerciement.
  
 
{| width="20%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
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| colspan="2" | Ensuite, il faut aller dans la gestion des occasions.
 
 
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| colspan="2" |[[Fichier:ProDon5_Configuration du courriel de remerciement_004.png]]
 
| colspan="2" |[[Fichier:ProDon5_Configuration du courriel de remerciement_004.png]]
 
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| colspan="2" | Dans une occasion de don, il faut aller dans l'onglet remerciement et dans la section « Remerciement par défaut », il faut sélectionner le remerciement pour reçus qui vient d'être créé.  
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| colspan="2" | Dans la fenêtre de modification de l'occasion de don, aller dans l'onglet « Remerciement » et dans le champ « Remerciement par défaut », sélectionner le remerciement pour reçus qui vient d'être créé.  
 
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== Vérification des documents maitres cochés dans l'occasion ==
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= Vérification des documents maîtres cochés dans l'occasion =
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Si des documents maîtres sont cochés dans l'occasion, il est possible que certains documents ne doivent pas être générés lorsqu'un reçu électronique est généré. Une option dans les  documents maîtres de type « Transaction de don » permet d'éviter la génération du document lorsqu'un reçu électronique est envoyé au client. Cette option est la case « Ne pas générer pour les reçus envoyés par courriel ».
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{| width="20%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
  
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| colspan="2" | Si un ou plusieurs documents maitres sont cochés dans l’occasion ou les activités et qu’ils ne doivent pas être générés lorsqu’un reçu électronique est envoyé, il faut cocher la case « Ne pas générer pour les reçus envoyés par courriel » dans le document maitre.
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{| width="20%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable
 
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| colspan="2" |[[Fichier:ProDon5_Configuration du courriel de remerciement_005.png]]  
 
| colspan="2" |[[Fichier:ProDon5_Configuration du courriel de remerciement_005.png]]  
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| En cochant cette case, si ce document doit être envoyé avec des reçus, il ne sera envoyé qu'avec les reçus papier.
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== Exemple courriel ==
 
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{| width="20%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
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|[[Fichier:ProDon5_Configuration du courriel de remerciement_006.png]]
 
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== Exemple reçu électronique ==
 
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{| width="20%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
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|[[Fichier:ProDon5_Configuration du courriel de remerciement_007.png]]
 
 
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Revision as of 07:55, 13 June 2017

Thank-you email configuration

ATTENTION : Ce document est présentement en rédaction/révision, il est possible que certaines parties soient manquantes ou désuètes.


Introduction

Le module de Reçus électroniques permet d’envoyer les reçus massivement par courriel.

Le courriel envoyé avec le reçu peut être utilisé comme remerciement, au même titre que les lettres de remerciements (documents maîtres) et les remerciements intégrés.

Il est également possible de personnaliser le remerciement en fonction de l’occasion ou l’activité pour laquelle le reçu est envoyé.

Le document présent explique comment configurer le courriel de remerciement et l'associer à la bonne occasion.

Configuration du courriel pour les reçus électroniques

Tout d'abord, l'utilisateur doit configurer le courriel de remerciement pour les reçus électroniques.

Cette configuration s'effectue en 3 étapes :
- Configuration du document maître
- Configuration du remerciement
- Association du remerciement à la bonne occasion

Configuration du document maître

Le document maître est le courriel que les clients recevront. Pour créer le document maître, aller dans la « Gestion des documents maîtres » et cliquer sur le Fichier:Bouton_+.png.

Fichier:ProDon5_Configuration du courriel de remerciement_001.png
A : La case « Description » permet de nommer le document (exemple : remerciement général, remerciement golf, etc.) B : Choisir le type « Remerciement pour les reçus électroniques ».
C : Cocher les champs de fusion désirés. En choisissant le type de document « Remerciement pour les reçus électroniques » en B, le champ de fusion « Recus_Courriel_Sommaire_Trx » devient disponible. Il affichera le montant du reçu envoyé par courriel. Pour savoir comment utiliser les champs de fusion, consulter la section « champs de fusions » du document « Gestion des documents maîtres ». D : Cliquer sur le bouton Fichier:Bouton_Ouvrir_Editeur.png pour ouvrir le document maître dans Word afin d'en composer le contenu.
Après avoir cliqué sur Fichier:Bouton Ouvrir Editeur.png, la fenêtre suivante s'ouvre.
Fichier:ProDon5_Configuration du courriel de remerciement_002.png
Étant donné que les courriels pour les reçus sont envoyés à partir d'un outil d'envois massifs de courriels, les documents maîtres conçus à cet effet doivent respecter certaines règles de mise en page. Pour connaître les règles de mise en page à respecter, consulter la section « Règles de mise en page » du document « Préparation du document maître ».

De plus, les documents maîtres requièrent l'utilisation de « balises ». Pour apprendre comment utiliser les balises, consulter la section « Balises » du document « Préparation du document maître ». Dans le contexte des reçus électroniques, l'utilisateur devra nécessairement insérer la balise « [RECUS] » dans son document maître comme lien hypertexte afin que les clients puissent accéder à leur reçu.

Rappel : Pour enregistrer le document maître, toujours utiliser la fonction « enregistrer » et non « enregistrer sous... » de Word afin de ne pas briser le lien entre ProDon et le document maître.

Configuration du remerciement pour les reçus

Après avoir créé le document maître, celui-ci doit être relié à un remerciement pour reçu. Pour ce faire, dans le menu « Configuration » du menu principal de ProDon, sélectionner « Remerciements pour reçus ». À partir de cette fenêtre, appuyer sur bouton Fichier:Bouton_+.png pour créer un remerciement pour reçus.

Après avoir ajouté un remerciement, la fenêtre suivante s'ouvre.
Fichier:ProDon5_Configuration du courriel de remerciement_003.png
A : Dans la case « Lettre de remerciement par courriel », sélectionner le document maître créé précédemment en cliquant sur le bouton Fichier:Bouton....png. B : La case « Type de reçus papier » permet de choisir si les reçus papier envoyés ont un remerciement ou non. Pour plus d'informations sur les reçus avec remerciement intégrés, consulter la section sur les reçus avec remerciement intégrés.
C : La section « Remerciement » permet de rédiger le remerciement qui sera utilisé sur le reçu papier si l'option « Avec remerciement » est sélectionnée en B.

Association du remerciement à la bonne occasion

Ensuite, il est important d'associer le remerciement à la bonne occasion afin de déterminer quel remerciement doit être utilisé pour chaque occasion. Pour ce faire, aller dans la « Gestion des occasions » et ouvrir l'occasion qui doit être liée au remerciement.

Fichier:ProDon5_Configuration du courriel de remerciement_004.png
Dans la fenêtre de modification de l'occasion de don, aller dans l'onglet « Remerciement » et dans le champ « Remerciement par défaut », sélectionner le remerciement pour reçus qui vient d'être créé.

Vérification des documents maîtres cochés dans l'occasion

Si des documents maîtres sont cochés dans l'occasion, il est possible que certains documents ne doivent pas être générés lorsqu'un reçu électronique est généré. Une option dans les documents maîtres de type « Transaction de don » permet d'éviter la génération du document lorsqu'un reçu électronique est envoyé au client. Cette option est la case « Ne pas générer pour les reçus envoyés par courriel ».

Fichier:ProDon5_Configuration du courriel de remerciement_005.png
En cochant cette case, si ce document doit être envoyé avec des reçus, il ne sera envoyé qu'avec les reçus papier.


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