Difference between revisions of "ProDon:Thank-you email configuration"

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(→‎Master Document configuration)
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''ATTENTION&nbsp;: Ce document est présentement en rédaction/révision, il est possible que certaines parties soient manquantes ou désuètes.'''</span>
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''CAUTION: This document is currently being revised, it may be possible that some parts are missing or outdated'''</span>
  
  
 
= Introduction  =
 
= Introduction  =
−
Le module de Reçus électroniques permet d’envoyer les reçus massivement par courriel.
 
  
−
Le courriel envoyé avec le reçu peut être utilisé comme remerciement, au même titre que les lettres de remerciements (documents maîtres) et les remerciements intégrés.  
+
The eReceipt Module allows the receipt to be sent by email.  
  
−
Il est également possible de personnaliser le remerciement en fonction de l’occasion ou l’activité pour laquelle le reçu est envoyé.  
+
The email sent with the receipt may be used as a thank-you, similar to the thank-you letters (Master Documents) and the integrated thank-you.  
  
−
Le document présent explique comment configurer le courriel de remerciement et l'associer à la bonne occasion.
+
It is even possible to customize the thank-you depending on the occasion or the activity for which the receipt has been sent.  
  
−
= Configuration du courriel pour les reçus électroniques =
+
The current document explains how to configure the thank-you email and how to link it to the right occasion.
−
Tout d'abord, l'utilisateur doit configurer le courriel de remerciement pour les reçus électroniques.  
 
  
−
Cette configuration s'effectue en 3 étapes : <br>
+
= Email configuration for the eReceipt =
−
- Configuration du document maître <br>
+
First, the user must configure the thank-you email for the eReceipt.
−
- Configuration du remerciement <br>
 
−
- Association du remerciement à la bonne occasion <br>
 
  
−
== Configuration du document maître ==
+
This configuration is done in 3 steps: <br>
 +
- Master Document configuration <br>
 +
- Thank-you configuration <br>
 +
- Link the thank-you to the right occasion <br>
  
−
Le document maître est le courriel que les clients recevront. Pour créer le document maître, aller dans la « Gestion des documents maîtres » et cliquer sur le [[Fichier:Bouton_+.png]].  
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== Master Document configuration ==
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The Master Document is the email that the clients will receive. To create the Master Document, go to the "Master Documents Management" and click on the [[File:button +.png]].
  
 
{| width="20%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"  
 
{| width="20%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"  
 
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| colspan="2" | [[Fichier:ProDon5_Configuration du courriel de remerciement_001.png]]  
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| colspan="2" | [[File:ProDon5_Thank-you email configuration_001.png]]  
 
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| width="50%" | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> La case « Description » permet de nommer le document (exemple : remerciement général, remerciement golf, etc.)
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| width="50%" | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A:'''</span> The "Description" box allows the user to name the document (example: general thank-you, golf thank-you, etc.)
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| <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B:'''</span> Select the "Thank-you for eReceipts" type.
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| <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> Choisir le type « Remerciement pour les reçus électroniques ».  
 
 
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| <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> Cocher les champs de fusion désirés. En choisissant le type de document « Remerciement pour les reçus électroniques » en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B'''</span>, le champ de fusion « Recus_Courriel_Sommaire_Trx » devient disponible. Il affichera le montant du reçu envoyé par courriel. Pour savoir comment utiliser les champs de fusion, consulter la section [[ProDon:Gestion_des_documents_maîtres#Onglet_.C2.AB.C2.A0Champs_de_fusion.C2.A0.C2.BB|« champs de fusions »]] du document [[ProDon:Gestion des documents maîtres|« Gestion des documents maîtres »]].  
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| <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C:'''</span> Check the desired merge fields. By choosing the "Thank-you for eReceipts" document type in <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B'''</span>, the merge field "Receipts_Email_Trx_Summary" becomes available. It will display the amount of the receipt that will be sent by email. To learn how to use the merge fields, please read the [[ProDon:Master_Document_Management#.22Merge_Fields.22_Tab|"Merge fields"]] section of the [[ProDon:Master_Document_Management|"Master Document Management"]] document.  
  
−
| <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D :'''</span> Cliquer sur le bouton [[Fichier:Bouton_Ouvrir_Editeur.png]] pour ouvrir le document maître dans '''''Word''''' afin d'en composer le contenu.  
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| <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D:'''</span> Click on the [[File:Bouton_Ouvrir_Editeur.png]] button to open the master document in '''''Word''''' for the purpose of writing what it will contain.  
 
|}
 
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{| width="20%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
{| width="20%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
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| colspan="2" | Après avoir cliqué sur [[Fichier:Bouton Ouvrir Editeur.png]], la fenêtre suivante s'ouvre.
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| colspan="2" | After clicking on the [[File:Bouton_Ouvrir_Editeur.png]], this window will open.
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| colspan="2" |[[Fichier:ProDon5_Configuration du courriel de remerciement_002.png]]  
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| colspan="2" |[[File:ProDon5_Thank-you email configuration_002.png]]  
 
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| Étant donné que les courriels pour les reçus sont envoyés à partir d'un outil d'envois massifs de courriels, les documents maîtres conçus à cet effet doivent respecter certaines règles de mise en page. Pour connaître les règles de mise en page à respecter, consulter la section [[ProDon:Pr%C3%A9paration_du_document_ma%C3%AEtre#R.C3.A8gles_de_mise_en_page|« Règles de mise en page »]] du document [[ProDon:Pr%C3%A9paration_du_document_ma%C3%AEtre|« Préparation du document maître »]].  
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| Given that emails for receipts are sent from an email blast tool, the master documents created for this purpose must respect some formatting rules. To learn the formatting rules to respect, please read the [[ProDon:Preparing_the_Master_Document#Formatting_Rules|"Formatting rules"]] section of the [[ProDon:Preparing_the_Master_Document|"Preparing the Master Document"]] document.  
  
−
De plus, les documents maîtres requièrent l'utilisation de « balises ». Pour apprendre comment utiliser les balises, consulter la section [[ProDon:Préparation_du_document_maître#Balises|« Balises »]] du document [[ProDon:Préparation_du_document_maître|« Préparation du document maître »]]. Dans le contexte des reçus électroniques, l'utilisateur devra nécessairement insérer la balise « [RECUS] » dans son document maître comme lien hypertexte afin que les clients puissent accéder à leur reçu.
+
Furthermore, the Master Documents need the use of "tags". To learn how to use the tags, please read the [[ProDon:Preparing_the_Master_Document#Tags|"Tags"]] section of the [[ProDon:Preparing_the_Master_Document|"Preparing the Master Document"]] document. In the context of the eReceipts, the user will have to insert the "[RECEIPTS]" tag in their Master Document as Hyperlink to let the clients access their receipt.
  
−
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''Rappel''' :</span> Pour enregistrer le document maître, toujours utiliser la fonction « '''enregistrer''' » et non « '''enregistrer sous...''' » de '''''Word''''' afin de ne pas briser le lien entre '''''ProDon''''' et le document maître.
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''Reminder''':</span> To save the Master Document, always use '''''Word's''''' "'''Save'''" function and not the "'''Save as...'''" for the purpose of keeping the link between '''''ProDon''''' and the Master Document.  
 
   
 
   
 
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== Configuration du remerciement pour les reçus ==
+
== Thank-you configuration for the receipts ==
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Après avoir créé le document maître, celui-ci doit être relié à un remerciement pour reçu. Pour ce faire, dans le menu « Configuration » du menu principal de ProDon, sélectionner « Remerciements pour reçus ». À partir de cette fenêtre, appuyer sur bouton [[Fichier:Bouton_+.png]] pour créer un remerciement pour reçus.  
+
After creating the Master Document, it must be linked to a thank-you for receipt. To do so, in the "Configuration" tab of the main menu of '''''ProDon''''', select "Thank-you for receipts". From this window, click on the [[File:Button +.png]] to create a thank-you for receipt.  
  
 
{| width="20%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
{| width="20%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
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| colspan="2" | Après avoir ajouté un remerciement, la fenêtre suivante s'ouvre.
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| colspan="2" | After adding a thank-you, this window will open.
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| colspan="2" |[[Fichier:ProDon5_Configuration du courriel de remerciement_003.png]]  
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| colspan="2" |[[File:ProDon5_Thank-you email configuration_003.png]]  
 
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| width=50% |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A :'''</span> Dans la case « Lettre de remerciement par courriel », sélectionner le document maître créé précédemment en cliquant sur le bouton [[Fichier:Bouton....png]].  
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| width=50% |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A:'''</span> In the "Email thank-you letter" box, select the Master Document previously created by clicking on the [[File:Button_Selection_3_dots.png]] button.  
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B:'''</span> The "Paper receipt type" box allows the selection of if the mailed paper receipt have a thank-you or not. For more information about thank-you letter integrated to a receipt, please read the [[ProDon:Configuration_of_a_Thank-you_Letter_Integrated_to_a_Receipt|"Configuration of a Thank-you Letter Integrated to a Receipt"]] section.
  
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B :'''</span> La case « Type de reçus papier » permet de choisir si les reçus papier envoyés ont un remerciement ou non. Pour plus d'informations sur les reçus avec remerciement intégrés, consulter la section sur les [[ProDon:Configuration_d'un_reçu_avec_remerciement_intégré|reçus avec remerciement intégrés]].
 
 
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| colspan="2" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C :'''</span> La section « Remerciement » permet de rédiger le remerciement qui sera utilisé sur le reçu papier si l'option « Avec remerciement » est sélectionnée en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B'''</span>.  
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| colspan="2" |<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C:'''</span> The "Thank-you" section allows the conception of the thank-you that will be used on the paper receipt is the option in <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B'''</span> is "With thank-you".
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== Association du remerciement à la bonne occasion ==
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== Link the thank-you to the right occasion ==
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Ensuite, il est important d'associer le remerciement à la bonne occasion afin de déterminer quel remerciement doit être utilisé pour chaque occasion. Pour ce faire, aller dans la « Gestion des occasions » et ouvrir l'occasion qui doit être liée au remerciement.  
+
Next, it is necessary to link the thank-you to the right occasion for the purpose of determining which thank-you must be used for each occasion. To do so, go to the "Donation Occasion Management" and open the occasion that must be linked to the thank-you.  
  
 
{| width="20%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
 
{| width="20%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable"
  
 
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| colspan="2" |[[Fichier:ProDon5_Configuration du courriel de remerciement_004.png]]
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| colspan="2" |[[File:ProDon5_Thank-you email configuration_004.png]]
 
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| colspan="2" | Dans la fenêtre de modification de l'occasion de don, aller dans l'onglet « Remerciement » et dans le champ « Remerciement par défaut », sélectionner le remerciement pour reçus qui vient d'être créé.  
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| colspan="2" | In the window to edit the donation occasion, go in the "Thank-you" tab and in the "Default thank-you" field, select the thank-you for receipt that was just created.  
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= Vérification des documents maîtres cochés dans l'occasion =
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= Verification of the Master Documents checked in the occasion =
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Si des documents maîtres sont cochés dans l'occasion, il est possible que certains documents ne doivent pas être générés lorsqu'un reçu électronique est généré. Une option dans les  documents maîtres de type « Transaction de don » permet d'éviter la génération du document lorsqu'un reçu électronique est envoyé au client. Cette option est la case « Ne pas générer pour les reçus envoyés par courriel ».
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If the Master Documents are checked in the occasion, it is possible that some documents must not be generated when an eReceipt is generated. An option in the Master Documents of "Donation transaction" type lets avoid the generation of the document when an eReceipt is sent to a client. This option is the "Do not generate for emailed receipts" box.
  
 
{| width="20%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable
 
{| width="20%" cellspacing="1" cellpadding="1" border="1" class="wikitable
 
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| colspan="2" |[[Fichier:ProDon5_Configuration du courriel de remerciement_005.png]]  
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| colspan="2" |[[File:ProDon5_Thank-you email configuration_005.png]]  
 
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| En cochant cette case, si ce document doit être envoyé avec des reçus, il ne sera envoyé qu'avec les reçus papier.
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| By checking this box, if this document must be sent with receipts, it will only be sent with the paper receipts.  
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{{Footer_ProDon_Version|5.0.3.4}}<br>
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{{BasPage_ProDon_Version|5.0.3.4}}<br>
 

Latest revision as of 13:32, 15 June 2017

Thank-you email configuration

CAUTION: This document is currently being revised, it may be possible that some parts are missing or outdated


Introduction

The eReceipt Module allows the receipt to be sent by email.

The email sent with the receipt may be used as a thank-you, similar to the thank-you letters (Master Documents) and the integrated thank-you.

It is even possible to customize the thank-you depending on the occasion or the activity for which the receipt has been sent.

The current document explains how to configure the thank-you email and how to link it to the right occasion.

Email configuration for the eReceipt

First, the user must configure the thank-you email for the eReceipt.

This configuration is done in 3 steps:
- Master Document configuration
- Thank-you configuration
- Link the thank-you to the right occasion

Master Document configuration

The Master Document is the email that the clients will receive. To create the Master Document, go to the "Master Documents Management" and click on the Button +.png.

ProDon5 Thank-you email configuration 001.png
A: The "Description" box allows the user to name the document (example: general thank-you, golf thank-you, etc.) B: Select the "Thank-you for eReceipts" type.
C: Check the desired merge fields. By choosing the "Thank-you for eReceipts" document type in B, the merge field "Receipts_Email_Trx_Summary" becomes available. It will display the amount of the receipt that will be sent by email. To learn how to use the merge fields, please read the "Merge fields" section of the "Master Document Management" document. D: Click on the Bouton Ouvrir Editeur.png button to open the master document in Word for the purpose of writing what it will contain.
After clicking on the Bouton Ouvrir Editeur.png, this window will open.
ProDon5 Thank-you email configuration 002.png
Given that emails for receipts are sent from an email blast tool, the master documents created for this purpose must respect some formatting rules. To learn the formatting rules to respect, please read the "Formatting rules" section of the "Preparing the Master Document" document.

Furthermore, the Master Documents need the use of "tags". To learn how to use the tags, please read the "Tags" section of the "Preparing the Master Document" document. In the context of the eReceipts, the user will have to insert the "[RECEIPTS]" tag in their Master Document as Hyperlink to let the clients access their receipt.

Reminder: To save the Master Document, always use Word's "Save" function and not the "Save as..." for the purpose of keeping the link between ProDon and the Master Document.

Thank-you configuration for the receipts

After creating the Master Document, it must be linked to a thank-you for receipt. To do so, in the "Configuration" tab of the main menu of ProDon, select "Thank-you for receipts". From this window, click on the Button +.png to create a thank-you for receipt.

After adding a thank-you, this window will open.
ProDon5 Thank-you email configuration 003.png
A: In the "Email thank-you letter" box, select the Master Document previously created by clicking on the Button Selection 3 dots.png button. B: The "Paper receipt type" box allows the selection of if the mailed paper receipt have a thank-you or not. For more information about thank-you letter integrated to a receipt, please read the "Configuration of a Thank-you Letter Integrated to a Receipt" section.
C: The "Thank-you" section allows the conception of the thank-you that will be used on the paper receipt is the option in B is "With thank-you".

Link the thank-you to the right occasion

Next, it is necessary to link the thank-you to the right occasion for the purpose of determining which thank-you must be used for each occasion. To do so, go to the "Donation Occasion Management" and open the occasion that must be linked to the thank-you.

ProDon5 Thank-you email configuration 004.png
In the window to edit the donation occasion, go in the "Thank-you" tab and in the "Default thank-you" field, select the thank-you for receipt that was just created.

Verification of the Master Documents checked in the occasion

If the Master Documents are checked in the occasion, it is possible that some documents must not be generated when an eReceipt is generated. An option in the Master Documents of "Donation transaction" type lets avoid the generation of the document when an eReceipt is sent to a client. This option is the "Do not generate for emailed receipts" box.

ProDon5 Thank-you email configuration 005.png
By checking this box, if this document must be sent with receipts, it will only be sent with the paper receipts.


Document name: ProDon:Thank-you email configuration
Version : 5.0.3.4


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