Difference between revisions of "ProDon:Processing Receipts To be Issued"

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'''<u>ATTENTION</u>''' : Ce document est conçu pour la '''VERSION''' '''5''' de ProDon. Pour accéder au document de la version 4, [[ProDon:Traitement_des_reçus_à_émettre_(version_4)|cliquer ici]].  
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'''<u>CAUTION</u>''': This document is for ProDon 5. To view ProDon 4 document, [[ProDon:Traitement_des_reçus_à_émettre_(version_4)|click here]].  
  
 
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== Introduction<br>  ==
 
== Introduction<br>  ==
  
Suite au report des transactions, il est possible d'émettre les reçus pour chacune des transactions. L'émission des reçus peut être effectuée pour l'ensemble des transactions ou pour une partie seulement.<br>  
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Following the transaction transfer, it is possible to issue receipts for each transaction. The issuance of receipts can be done for the entire transactions or for a part only.<br>  
  
 
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== Schéma<br>  ==
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== Diagram  ==
 
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== Types de reçus<br>  ==
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== Receipt Types   ==
  
Il existe cinq types de reçus&nbsp;: Les «&nbsp;Reçus à émettre&nbsp;», les «&nbsp;Reçus annuels&nbsp;», les «&nbsp;Reçus avec remerciement intégré&nbsp;», les «&nbsp;Reçus annuels avec remerciement intégré&nbsp;» et les «&nbsp;Reçus à calculer&nbsp;».<br>  
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There are five different receipt types: The "Receipts to be issued", the "Annual receipts", the "Receipts with thank-yous", the "Annual receipts with thank-yous" and the "Receipts to be calculated".<br>  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> L'onglet «&nbsp;Reçus à émettre&nbsp;» contient les reçus dont le montant est connu et qui peuvent être émis.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A:'''</span> The "Receipts to be issued" tab contains the receipts for which the amount is known and that can be issued.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;: '''</span>L'onglet «&nbsp;Reçus annuels&nbsp;» contient les reçus dont le montant est le cumulatif des dons d'un donateur et il est habituellement généré une seule fois par année. <br>Cette option s'utilise dans trois contextes&nbsp;:
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B: '''</span>The "Annual receipts" tab contains the receipts for which the amount is the cumulative of a donor's donations and it is usually generated once a year.  
  
*Au cas par cas, pour un client qui désire recevoir seulement une fois par année les reçus pour toutes les transactions qu'il a effectuées durant l'année. Cette option s'active dans les [[ProDon:Gestion_des_clients_(version_5)#Onglet_.C2.AB.C2.A02-Info.C2.A0.C2.BB|fiches des clients]].<br>  
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This option is used in three different contexts:&nbsp;
*En fonction de l'occasion/activité, pour toutes les transactions correspondantes à une occasion/activité en particulier (par exemple, pour une activité d'engagement où les clients devront faire plusieurs versements durant l'année, il est beaucoup plus facile de générer un seul reçu par client à la fin de l'année plutôt qu'un reçu par transaction). Cette option s'active lors de la [[ProDon:Gestion des occasions de dons#Ajout_.2F_Modification_d.27une_activit.C3.A9_de_revenus|configuration de l'activité]].<br>  
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*On an indivdual basis, for a client who wants to receive, only once a year, the receipts for all the transactions that he or she has made throughout the year. This option is activated in the [http://wikien.logilys.com/index.php/ProDon:Client_Management#.222-Info.22_Tab client files].<br>  
*Pour un client qui désire recevoir un reçu en particulier seulement à la fin de l'année. Cette option s'active lors de la [[ProDon:Saisie de transactions (version 5)|saisie d'une transaction]].
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*According to the donation occasion/activity, for all the transactions corresponding to a particular donation occasion/activity (For example, for a commitment activity in which the clients have to make several payments throughout the year, it is much easier to generate one receipt per client at the end of the year than one receipt per transaction.). This option is activated in the [http://wikien.logilys.com/index.php/ProDon:Donation_Occasion_Management#Main_screen configuration of the activity].<br>  
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*For a client who wishes to receive a particular receipt only at the end of the year. This option is activated in the[[ProDon:Saisie de transactions (version 5)|transaction logging]].
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Les reçus qui se trouvent dans l'onglet «&nbsp;Reçus avec remerciement intégré&nbsp;» contiennent un mot de remerciement. Ce mot de remerciement est choisi lors de la configuration de l'occasion. Pour plus d'informations concernant le mot de remerciement, consulter [[ProDon:Configuration d'un reçu avec remerciement intégré|cette procédure]].  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C:'''</span> The receipts that are in the "Receipts with thank-yous" tab are generated only once a year and contain a thank-you note. This thank-you note is chosen when configuring the donation occasion. For more information concerning the thank-you note, consult [http://wikien.logilys.com/index.php/ProDon:General_Configuration_of_the_Receipt this procedure].  
  
 
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'''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">D&nbsp;:</span>''' Les reçus qui se trouvent dans l'onglet «&nbsp;Reçus annuels avec remerciement intégré&nbsp;» sont générés une seule fois par année et contiennent un mot de remerciement. Voir les lettres <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B'''</span> et <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C'''</span> pour plus de détails sur les «&nbsp;Reçus annuels&nbsp;» et les «&nbsp;Reçus avec remerciement intégré&nbsp;». <br>'''NOTE&nbsp;:''' Pour être cumulés, les reçus du client doivent contenir le même mot de remerciement.  
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'''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">D</span><span style="color: rgb(255, 0, 0);">D: </span>'''The receipts that are in the "Annual receipts with thank-yous" tab are generated only once a year and contain a thank-you note. See letters <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B '''</span>and <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C'''</span> for more details on the "Annual receipts" and the "Receipts with thank-yous".  
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'''NOTE: '''To be combined, the client's receipts have to contain the same thank-you note.
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:'''</span> L'onglet «&nbsp;Reçus à calculer&nbsp;» contient les reçus dont le montant n'est pas encore connu. Par exemple, si le prix de vente d'une activité est établi, mais que l'avantage n'a pas encore été calculé, il est impossible de connaître le montant à inscrire sur le reçu. <br>'''NOTE&nbsp;:''' Dès que le montant alloué à l'avantage est connu, il faut l'inscrire dans l'activité d'occasion. Lorsque l'occasion sera modifiée, toutes les transactions relatives à cette activité se retrouveront dans un des quatre autres onglets. Pour plus d'informations concernant les activités avec prix de vente, [[ProDon:Gestion des occasions de dons#Ajout_.2F_Modification_d.27une_activit.C3.A9_de_revenus|cliquer ici]].  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E:'''</span> '''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">E: </span>'''The "Receipts to be calculated" tab contains the receipts for which the amount  is still unknown. For instance, if the price of an activity is established, but the advantage has not been calculated yet; it is impossible to know the amount to enter on the receipt.<br>'''NNOTE: '''As soon as the amount allocated to the advantage is known, you must enter it in the activity of the donation occasion. When the donation occasion is modified, all the transactions related to this activity will be in one of the four other tabs. For more information concerning the activities with sale prices, [http://wikien.logilys.com/index.php/ProDon:Donation_Occasion_Management#Main_screen click here].  
 
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F :'''</span> L'onglet « Reçus papier » contient les reçus à émettre sous format papier.  
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F:'''</span> The "Paper receipts" tab contains the format paper of the receipts to be issued .  
 
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G :'''</span> L'onglet « Reçus électroniques» contient les reçus à émettre par courriel, en masse. Le module Reçus électroniques doit être actif dans '''''ProDon''''' pour que cet onglet soit visible.
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G:'''</span> The "Electronic Receipts" tab contains the receipts to be issued via mass mailing. The electronic receipts module must be active in '''ProDon''' to be able to view this tab.
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Se positionner sur l'onglet approprié au type de reçu à émettre et au besoin, [[Fonctions communes:Barre de recherche|rechercher]] ou [[Fonctions communes:Filtrer les informations (Requêtes)|filtrer]] les transactions pour que la liste active contienne seulement les reçus à générer. Par exemple, il est possible de générer tous les reçus d'une occasion spécifique.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A:'''</span> Se positionner sur l'onglet approprié au type de reçu à émettre et au besoin, [[Fonctions communes:Barre de recherche|rechercher]] ou [[Fonctions communes:Filtrer les informations (Requêtes)|filtrer]] les transactions pour que la liste active contienne seulement les reçus à générer. Par exemple, il est possible de générer tous les reçus d'une occasion spécifique.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> S'il est nécessaire de produire des enveloppes ou étiquettes pour les reçus, il est important de le faire <u>'''avant'''</u> de générer les reçus puisqu'une fois les reçus générés, la liste active ne sera plus disponible.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B:'''</span> S'il est nécessaire de produire des enveloppes ou étiquettes pour les reçus, il est important de le faire <u>'''avant'''</u> de générer les reçus puisqu'une fois les reçus générés, la liste active ne sera plus disponible.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Cliquer sur le bouton [[Image:Bouton générer.png]] pour débuter la production des reçus.<br>'''NOTE&nbsp;:''' Si les [[ProDon:Configuration d'un reçu Word|reçus '''''Word''''']] sont utilisés, il est important de fermer '''''Word''''' avant de continuer.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C:'''</span> Cliquer sur le bouton [[Image:Bouton générer.png]] pour débuter la production des reçus.<br>'''NOTE&nbsp;:''' Si les [[ProDon:Configuration d'un reçu Word|reçus '''''Word''''']] sont utilisés, il est important de fermer '''''Word''''' avant de continuer.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Cette option permet de générer tous les reçus de la liste active, qui a été créée plus tôt.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Cette option permet de générer le reçu sélectionné seulement.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Cette option permet de générer un reçu par transaction. Par exemple, si un client a 2 engagements de 5,00&nbsp;$ par mois et qu'il paie ces engagements avec un chèque de 10,00&nbsp;$ par mois, il recevra 24 reçus de 5,00&nbsp;$ durant l'année.<br>  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D:'''</span> Cette option permet de générer un reçu par transaction. Par exemple, si un client a 2 engagements de 5,00&nbsp;$ par mois et qu'il paie ces engagements avec un chèque de 10,00&nbsp;$ par mois, il recevra 24 reçus de 5,00&nbsp;$ durant l'année.<br>  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:'''</span> Cette option permet de générer un reçu par donateur. Par exemple, si un client a 2 engagements de 5,00 $ par mois et qu'il paie ces engagements avec un chèque de 10,00 $ par mois, il recevra 1 reçu de 120,00 $ durant l'année.<br>'''NOTE&nbsp;:''' Certaines transactions ne peuvent pas être combinées sur un même reçu. Par exemple, les dons en biens ou les transactions ayant des avantages différents. Dans ces cas, '''''ProDon''''' génèrera plusieurs reçus.<br>  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E:'''</span> Cette option permet de générer un reçu par donateur. Par exemple, si un client a 2 engagements de 5,00 $ par mois et qu'il paie ces engagements avec un chèque de 10,00 $ par mois, il recevra 1 reçu de 120,00 $ durant l'année.<br>'''NOTE&nbsp;:''' Certaines transactions ne peuvent pas être combinées sur un même reçu. Par exemple, les dons en biens ou les transactions ayant des avantages différents. Dans ces cas, '''''ProDon''''' génèrera plusieurs reçus.<br>  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F&nbsp;:'''</span> Cette option permet de générer un reçu par référence de paiement. Par exemple, si un client a 2 engagements de 5,00 $ par mois et qu'il paie ces engagements avec un chèque de 10,00 $ par mois, il recevra 12 reçus de 10,00 $ durant l'année.<br>  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F:'''</span> Cette option permet de générer un reçu par référence de paiement. Par exemple, si un client a 2 engagements de 5,00 $ par mois et qu'il paie ces engagements avec un chèque de 10,00 $ par mois, il recevra 12 reçus de 10,00 $ durant l'année.<br>  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G&nbsp;:'''</span> Permet d'afficher à l'écran les reçus avant de les imprimer. Cette option est fortement recommandée, puisqu'elle permet de vérifier les reçus avant de les imprimer. <br>'''ATTENTION&nbsp;:''' Ne pas oublier d'imprimer les reçus lorsqu'ils auront été vérifiés à l'écran. '''<br>'''  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''G:'''</span> Permet d'afficher à l'écran les reçus avant de les imprimer. Cette option est fortement recommandée, puisqu'elle permet de vérifier les reçus avant de les imprimer. <br>'''ATTENTION&nbsp;:''' Ne pas oublier d'imprimer les reçus lorsqu'ils auront été vérifiés à l'écran. '''<br>'''  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H&nbsp;:'''</span> Permet d'imprimer directement les reçus. <br>'''ATTENTION&nbsp;:''' Cette option ne permet pas de vérifier les reçus avant l'impression.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''H:'''</span> Permet d'imprimer directement les reçus. <br>'''ATTENTION&nbsp;:''' Cette option ne permet pas de vérifier les reçus avant l'impression.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''I&nbsp;:'''</span> Permet de faire imprimer les reçus par une entreprise externe. Ce procédé est cependant très complexe, il est donc fortement conseillé de contacter '''''Logilys''''' avant de l'utiliser.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''I:'''</span> Permet de faire imprimer les reçus par une entreprise externe. Ce procédé est cependant très complexe, il est donc fortement conseillé de contacter '''''Logilys''''' avant de l'utiliser.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''K&nbsp;:'''</span> Permet de forcer un remerciement qui sera utilisé pour tous les reçus à émettre de la liste.  
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''L&nbsp;:'''</span> Il s'agit du numéro du prochain reçu à émettre.
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''L:'''</span> Il s'agit du numéro du prochain reçu à émettre.
 
'''NOTE :''' Ne pas modifier ce numéro, il se met à jour automatiquement lors de chaque émission de reçus.'''&nbsp;'''  
 
'''NOTE :''' Ne pas modifier ce numéro, il se met à jour automatiquement lors de chaque émission de reçus.'''&nbsp;'''  
 
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''M&nbsp;:'''</span> Il s'agit de la date d'émission du reçu.
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|<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''M:'''</span> Il s'agit de la date d'émission du reçu.
 
'''NOTE :''' Par défaut, la date du jour s'inscrit automatiquement.  
 
'''NOTE :''' Par défaut, la date du jour s'inscrit automatiquement.  
 
|'''NOTE&nbsp;:''' Il existe deux formats de reçus&nbsp;: les reçus '''''Word''''' et les reçus standard. Pour les reçus '''''Word''''', il n'est pas nécessaire de sauvegarder le résultat de la fusion, car il est possible de le générer à nouveau. Pour savoir comment configurer un reçu standard, [[ProDon:Configuration d'un reçu standard|cliquer ici]]. Pour savoir comment configurer un reçu '''''Word''''', [[ProDon:Configuration d'un reçu Word|cliquer ici]].  
 
|'''NOTE&nbsp;:''' Il existe deux formats de reçus&nbsp;: les reçus '''''Word''''' et les reçus standard. Pour les reçus '''''Word''''', il n'est pas nécessaire de sauvegarder le résultat de la fusion, car il est possible de le générer à nouveau. Pour savoir comment configurer un reçu standard, [[ProDon:Configuration d'un reçu standard|cliquer ici]]. Pour savoir comment configurer un reçu '''''Word''''', [[ProDon:Configuration d'un reçu Word|cliquer ici]].  

Revision as of 16:15, 14 July 2016


CAUTION: This document is for ProDon 5. To view ProDon 4 document, click here.


Introduction

Following the transaction transfer, it is possible to issue receipts for each transaction. The issuance of receipts can be done for the entire transactions or for a part only.


Diagram

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Receipt Types

There are five different receipt types: The "Receipts to be issued", the "Annual receipts", the "Receipts with thank-yous", the "Annual receipts with thank-yous" and the "Receipts to be calculated".

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A: The "Receipts to be issued" tab contains the receipts for which the amount is known and that can be issued.

B: The "Annual receipts" tab contains the receipts for which the amount is the cumulative of a donor's donations and it is usually generated once a year.

This option is used in three different contexts: 

  • On an indivdual basis, for a client who wants to receive, only once a year, the receipts for all the transactions that he or she has made throughout the year. This option is activated in the client files.
  • According to the donation occasion/activity, for all the transactions corresponding to a particular donation occasion/activity (For example, for a commitment activity in which the clients have to make several payments throughout the year, it is much easier to generate one receipt per client at the end of the year than one receipt per transaction.). This option is activated in the configuration of the activity.
  • For a client who wishes to receive a particular receipt only at the end of the year. This option is activated in thetransaction logging.

C: The receipts that are in the "Receipts with thank-yous" tab are generated only once a year and contain a thank-you note. This thank-you note is chosen when configuring the donation occasion. For more information concerning the thank-you note, consult this procedure.

DD: The receipts that are in the "Annual receipts with thank-yous" tab are generated only once a year and contain a thank-you note. See letters B and C for more details on the "Annual receipts" and the "Receipts with thank-yous".

NOTE: To be combined, the client's receipts have to contain the same thank-you note.

E: E: The "Receipts to be calculated" tab contains the receipts for which the amount is still unknown. For instance, if the price of an activity is established, but the advantage has not been calculated yet; it is impossible to know the amount to enter on the receipt.
NNOTE: As soon as the amount allocated to the advantage is known, you must enter it in the activity of the donation occasion. When the donation occasion is modified, all the transactions related to this activity will be in one of the four other tabs. For more information concerning the activities with sale prices, click here.

F: The "Paper receipts" tab contains the format paper of the receipts to be issued .
G: The "Electronic Receipts" tab contains the receipts to be issued via mass mailing. The electronic receipts module must be active in ProDon to be able to view this tab.


Traitement des reçus à émettre

Cette opération consiste à émettre les reçus suite au report des transactions de don. Dans « Traitement des reçus à émettre », les transactions pour lesquelles il y a un reçu à émettre sont affichées dans la liste active.

Fichier:ProDon5 Traitement des reçus à émettre 03.png

A: Se positionner sur l'onglet approprié au type de reçu à émettre et au besoin, rechercher ou filtrer les transactions pour que la liste active contienne seulement les reçus à générer. Par exemple, il est possible de générer tous les reçus d'une occasion spécifique.

B: S'il est nécessaire de produire des enveloppes ou étiquettes pour les reçus, il est important de le faire avant de générer les reçus puisqu'une fois les reçus générés, la liste active ne sera plus disponible.

C: Cliquer sur le bouton Bouton générer.png pour débuter la production des reçus.
NOTE : Si les reçus Word sont utilisés, il est important de fermer Word avant de continuer.



Après avoir cliqué sur le bouton Bouton générer.png, la fenêtre suivante s'ouvre.

Fichier:ProDon5 Traitement des reçus à émettre 04.png

A: Permet de sélectionner l'imprimante avec laquelle les reçus seront imprimés.

B: Cette option permet de générer tous les reçus de la liste active, qui a été créée plus tôt.

C: Cette option permet de générer le reçu sélectionné seulement.

D: Cette option permet de générer un reçu par transaction. Par exemple, si un client a 2 engagements de 5,00 $ par mois et qu'il paie ces engagements avec un chèque de 10,00 $ par mois, il recevra 24 reçus de 5,00 $ durant l'année.

E: Cette option permet de générer un reçu par donateur. Par exemple, si un client a 2 engagements de 5,00 $ par mois et qu'il paie ces engagements avec un chèque de 10,00 $ par mois, il recevra 1 reçu de 120,00 $ durant l'année.
NOTE : Certaines transactions ne peuvent pas être combinées sur un même reçu. Par exemple, les dons en biens ou les transactions ayant des avantages différents. Dans ces cas, ProDon génèrera plusieurs reçus.

F: Cette option permet de générer un reçu par référence de paiement. Par exemple, si un client a 2 engagements de 5,00 $ par mois et qu'il paie ces engagements avec un chèque de 10,00 $ par mois, il recevra 12 reçus de 10,00 $ durant l'année.

G: Permet d'afficher à l'écran les reçus avant de les imprimer. Cette option est fortement recommandée, puisqu'elle permet de vérifier les reçus avant de les imprimer.
ATTENTION : Ne pas oublier d'imprimer les reçus lorsqu'ils auront été vérifiés à l'écran.

H: Permet d'imprimer directement les reçus.
ATTENTION : Cette option ne permet pas de vérifier les reçus avant l'impression.

I: Permet de faire imprimer les reçus par une entreprise externe. Ce procédé est cependant très complexe, il est donc fortement conseillé de contacter Logilys avant de l'utiliser.

J: Permet de sélectionner le remerciement désiré. 

K: Permet de forcer un remerciement qui sera utilisé pour tous les reçus à émettre de la liste.

L: Il s'agit du numéro du prochain reçu à émettre.

NOTE : Ne pas modifier ce numéro, il se met à jour automatiquement lors de chaque émission de reçus. 

M: Il s'agit de la date d'émission du reçu.

NOTE : Par défaut, la date du jour s'inscrit automatiquement.

NOTE : Il existe deux formats de reçus : les reçus Word et les reçus standard. Pour les reçus Word, il n'est pas nécessaire de sauvegarder le résultat de la fusion, car il est possible de le générer à nouveau. Pour savoir comment configurer un reçu standard, cliquer ici. Pour savoir comment configurer un reçu Word, cliquer ici.


ATTENTION : Ne pas cliquer sur « Bouton Crochet ajouter confirmer.png J'accepte » à la fenêtre suivante tant que les reçus ne sont pas imprimés sinon, ils disparaîtront de la liste active.

Lorsque toutes les options sont choisies, cliquer sur « Bouton générer.png Générer les documents ».

Une fois que tous les reçus sont générés, la fenêtre « Confirmation » s'ouvre. Ne pas cliquer sur « Bouton Crochet ajouter confirmer.png J'accepte» à la fenêtre tant que les reçus ne sont pas imprimés sinon, ils disparaîtront de la liste active.

Une fois que tous les reçus sont imprimés, vérifier s'ils sont tous là, puis une fois que tous les reçus sont vérifiés, répondre à la question suivante :

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Si tous les reçus sont imprimés correctement, cliquer sur « Bouton Crochet ajouter confirmer.png J'accepte », les reçus imprimés disparaîtront alors de la liste active.
Si l'impression ne s'est pas bien effectuée (par exemple, par un manque d'encre), cliquer sur « Bouton Annuler.png Je refuse », de cette façon, les reçus resteront dans la liste active et il sera possible de recommencer le processus d'impression.



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