ProDon:Preparing the Master Document

Introduction

The E-mail Blast module allows you to send emails massively and compile statistics for each mailing made (number of emails sent, opened, rejected, etc.), in order to assess the effectiveness of the mailings. A reject management is also integrated to avoid any problem with spam. To learn how to view mailing statistics, see this document.

Moreover, Internet users can subscribe to distribution lists to receive information emails of interest to them, from the organization website. Following their subscription, they receive an automatic confirmation email specifically designed for that purpose.

Sending an E-mail Blast can be summed up in three steps: You must first prepare the master document, then prepare the distribution list and finally send the E-mail Blast. 

This document focuses on the preparation of the master document. To learn how to prepare a distribution list, see this document. To learn how to send an E-mail Blast, see this document.

Preparing the E-mail Blast Master Document

You must prepare the master document prior to sending the E-mail Blast.

There are two types of master documents: customized master documents and general master documents. A general master document is a document that does not contain any merge fields. A customized master document is a document that contains merge fields, in order to customize the E-mail Blast for each recipient.

The preparation of the master document implies either updating the existing master document, or creating a new master document.

CAUTION: A master document designed for a mass mailing cannot be used for an E-mail Blast and vice-versa, since a document designed for an E-mail Blast must respect many formatting rules.

To update an old master document or to create a new master document, go to the "Master document management". 

To do so, click on the "Mailings" menu, then select " Master documents".

After clicking on " Master documents", this window opens.
A: This tab contains the active master documents that are available for use in the software.	B: This tab contains the master documents provided by Logilys as reference. It is possible to duplicate them and modify them according to your needs.
C: This tab contains the inactive master documents that are unavailable for use in the software.	D: This tab contains the "Receipt" type master documents.  NOTE: Usually, the only user who can access it is the "Supervisor".
E: The button allows you to create a new master document.	F: The button allows you to duplicate a document in order to use it as template for a new master document. To do so, select the document to duplicate at J, then click on the button.
G: The button allows you to modify the configuration of a master document. To do so, select the document to modify at J, then click on the button.	H: The button allows you activate and deactivate a master document in order to take it from the "Active documents" tab at A, to the "Deactivate documents" tab at C, or vice-versa. To do so, select the document at J, then click on the button.
I: The button allows you to delete a master document. To do so, select the document to delete at J, then click on the button. NOTE: This operation is not recommended, it is advisable to deactivate a master document rather than deleting it. See point H to learn how to deactivate a document.	J: It is the list of all the active documents that are available for use in the software.

Adding, Modifying or Duplicating the E-mail Blast Master Document

After clicking on the , or button of this window, the following window opens.
A: Name the master document. NOTE: It is recommended to enter "E-mails Blast" in the name of the master document in order to easily find master documents intended for the E-mail Blast.	B: Always select option "Use a document no matter what language" because option "A document per language" does not work for for E-mail Blast master documents. Therefore, you must always create 1 master document for each language in which the document will be sent.
C: The button allows you to open the document in the editor. After clicking on that button, Word opens. to learn how to edit the master document in Word, see this section.	D: Select the type of document "Client (e.g. mailing, mass mailing, labels)". All other types of documents do not work for the E-mails Blast.
E: Those fields cannot be used in E-mail Blast master documents.	F: This tab allows you to choose the merge fields that will be available when editing the master document in Word.
G: Select the merge fields that should be on the master document. To do so, select the field, then press the space bar of the keyboard. NOTE: The fields must be checked in the master document AND in the distribution list. If they are not checked in both places, they will not be merged in the mailing.	H: Those tabs cannot be used in an E-mail Blast master document.
I: The button allows you to display or not to display the search bar.	J: The button allows you to modify configurable fields.
K: The button allows you to view the list of the fields that have been inserted in the master document.	L: The button allows you to check all the merge fields at G.
M: The button allows you to uncheck all the merge fields at G.	N: After entering all the desired information, click on the " Confirm edit" button.
O: To cancel the modifications or the creation of the master document, click on the " Cancel edit".
CAUTION: It is important to only check, at G, the merge fields necessary for the customization of the E-mail Blast, since the fields that were activated here cannot be deactivated once the mailing is made. For each mailing, all the fields checked will therefore have to be synchronized one by one with the fields included in the distribution list, which will significantly increase the time of the E-mail Blast mailing. To deactivate fields on the mailing server website of teh E-mail Blast, contact Logilys. NOTE: It is mandatory to check at least one field at G, so when writing a general type E-mail Blast, you must check at least one field here and not check anything in the distribution list. When producing general type E-mail Blasts, it is recommended to always check the same merge field in each master document (e.g. "Title").

Editing the Master Document

After clicking on the button of this window, Word s'ouvre afin d'éditer le document maître.

Formatting Rules

Il y a plusieurs règles à respecter lors de l'édition du document maître afin que la mise en page soit adéquate pour le PubliCourriel, les voici :

• Puisque le document sera converti en page HTML à partir de Word, le texte doit être rédigé dans un tableau afin que le document en HTML soit le plus ressemblant possible lors de la réception du PubliCourriel dans Outlook, Hotmail, Gmail, etc.
  Pour un exemple de document maître dans un tableau, voir la lettre A de la section « Exemples de mise en page ».
  
• Une seule image peut être insérée par cellule et ne pas mettre de texte avec une image.
  Pour un exemple d'image dans une cellule, voir la lettre B de la section « Exemples de mise en page ».
  
• Toujours importer l'image à la bonne taille (ne pas rogner ou redimensionner l'image une fois dans le document Word) car celle-ci sera pixélisée.
  
• Si une image est utilisée comme bannière d'en-tête ou de pied de page, s'assurer qu'elle a exactement la même largeur que le tableau en la redimentionnant avec les propriétés de l'image.
• La taille maximale d'une image est de 450 pixels de largeur par 1110 pixels de hauteur.
  
• Ne pas utiliser d'image en format bitmap (.bmp) ou gif animé (.gif) car ces formats ne sont pas optimisés pour le Web.
  
• L'utilisation de règles dans Word (exemple : si... alors... sinon) ne fonctionnent pas dans un PubliCourriel.
• Ne pas utiliser de zone de texte dans le document maître.
• Attention à l'utilisation de caractères spéciaux dans le document maître, certains ne fonctionnent pas (exemple : puces spéciales). Si ce genre de caractère est utilisé, s'assurer de bien tester le courriel avant de faire le vrai envoi.
• Utiliser un seul style de police (couleur, grosseur, police, etc.) par cellule.
• Ne jamais fractionner les cellules, créer le tableau avec le bon nombre de colonnes dès le début.
• Si la largeur des cellules doit être modifiée, les redimensionner en utilisant les propriétés du tableau et non en glissant simplement une ligne du tableau de gauche à droite.
• Utiliser autant que possible des retours insécables, car certaines personnes configurent leurs courriels par défaut à double interligne et en utilisant des retours insécables, on évite que le PubliCourriel s'affiche à double interligne, peu importe la configuration du destinataire.
  
• Lors de l'ajout de liens hypertextes dans le courriel, ne pas inscrire l'adresse Internet, utiliser plutôt un lien tel que : « Cliquer ici ».
  Pour des exemples de liens hypertextes, voir la lettre C de la section « Exemples de mise en page ».
  
• Pour inviter les gens à transférer le courriel à quelqu'un, utiliser le lien hypertexte « [FORWARD] ».
  Pour savoir comment ajouter un lien hypertexte à un document Word, voir la section « Ajouter un lien hypertexte ».
  
• Pour informer les gens qu'il est possible de voir le courriel avec un navigateur Internet, utiliser le lien hypertexte « [SHOWEMAIL] ».
  Pour savoir comment ajouter un lien hypertexte à un document Word, voir la section « Ajouter un lien hypertexte ».
• Pour offrir aux gens de se désinscrire, utiliser le lien hypertexte « [UNSUBSCRIBE] ».
  Pour savoir comment ajouter un lien hypertexte à un document Word, voir la section « Ajouter un lien hypertexte ».
  ATTENTION : Le lien de désinscription doit être clair et spécifier pour quelle liste de distribution la désinscription sera effectuée.
  
• Pour offrir aux gens de se désinscrire de toutes les listes de distribution (ne plus recevoir de PubliCourriel de l'organisme), utiliser le lien hypertexte « [GLOBAL_UNSUBSCRIBE] ».
  Pour savoir comment ajouter un lien hypertexte à un document Word, voir la section « Ajouter un lien hypertexte ».
  
• Pour offrir aux gens qui reçoivent le PubliCourriel de s'inscrire à la liste de distribution, utiliser le lien hypertexte « [SUBSCRIBE] », par exemple, si quelqu'un transfère le courriel à un ami, cet ami pourra s'inscrire à la liste.
  Pour savoir comment ajouter un lien hypertexte à un document Word, voir la section « Ajouter un lien hypertexte ».
  
• Pour offrir aux gens de générer une adresse URL afin de partager le PubliCourriel sur Facebook, Twitter, etc., utiliser le lien « [SHARE] ».
  Pour savoir comment ajouter un lien hypertexte à un document Word, voir la section « Ajouter un lien hypertexte ».
  
• La loi sur l'envoi de courriels massifs oblige l'expéditeur à indiquer son adresse dans tous les PubliCourriels. Pour afficher l'adresse de l'organisme, écrire en texte dans le document maître, à l'endroit où l'adresse doit être affichée [CLIENTS.ADDRESS].
  ATTENTION : Si la balise [CLIENTS.ADDRESS] n'a pas été ajoutée dans le PubliCourriel, elle sera automatiquement ajoutée par ProDon à la toute fin du PubliCourriel.
  
• Toujours utiliser le bouton « Enregistrer », pas « Enregistrer sous ». ProDon enregistre le document à un endroit en particulier et il ne faut pas modifier son emplacement.

Examples of Layouts

Après avoir cliqué sur le bouton , Word s'ouvre afin d'éditer le document maître. NOTE : Bien respecter toutes les règles de mise en page.
File:ProDon Préparation du document maître 004.png
A : Il est très important de créer le document maître dans un tableau. ATTENTION : Lors de la création du tableau, insérer suffisamment de colonnes pour ne pas avoir à en ajouter plus tard. Éviter également de redimensionner les colonnes du tableau en déplaçant une ligne du tableau avec la souris, aller plutôt dans les propriétés du tableau. NOTE : Il est possible de rendre les lignes du tableau invisibles, afin qu'elles n'apparaissent pas dans le courriel.	B : Ne jamais ajouter plus d'une image par cellule. Si l'image doit prendre plus d'une cellule, fusionner les cellules avant d'insérer l'image. Dans cet exemple, 4 cellules ont été fusionnées afin que l'image puisse prendre toute la largeur du tableau et la hauteur s'est ajustée automatiquement. NOTE : L'image doit avoir la bonne dimension avant d'être insérée dans le tableau, il ne faut pas la redimensionner.
C : Il s'agit de trois liens hypertextes. Pour savoir comment ajouter des liens hypertextes, consulter cette section.	NOTE : Pour savoir comment ajouter des champs de fusion dans le document, consulter la section « Édition d'un document », du document « Gestion des documents maîtres ».

Une fois que le document maître est édité, l'enregistrer, puis fermer Word.

NOTE : Consulter la section « Règles de mise en page » pour savoir comment enregistrer le document.

Après avoir fermé Word, revenir dans ProDon, cette fenêtre devrait encore être ouverte. Si toutes les informations nécessaires ont été spécifiées, cliquer sur le bouton «  Confirmer la modification ».

Adding Hyperlinks

A : Pour ajouter un lien hypertexte, sélectionner le texte sur lequel le lien doit être ajouté, puis faire un clic-droit.	B : Après avoir fait un clic-droit sur le texte sélectionné en A, ce menu s'ouvre, cliquer sur « File:Bouton lien hypertexte.png Lien hypertexte... ».

Après avoir cliqué sur « File:Bouton lien hypertexte.png Lien hypertexte... », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Inscrire l'adresse vers laquelle le lien doit pointer. Le lien de cet exemple sert à transférer le courriel à quelqu'un.	B : Après avoir inscrit l'adresse vers laquelle le lien doit pointer, cliquer sur le bouton « OK ».

---- Document name: ProDon:Preparing the Master Document

Printable version