ProDon:Importing Donations

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Introduction

The Online Donation module allows donors to make donations directly through the Web.


In order for donors to make donations, a website must first be created and configured. The creation of the online donation website includes the configuration of the website home page as well as the creation of different Web forms. Each Web form is attached to a donation occasion, so that Internet users can subscribe online to fundraising activities of the organization, or make a donation directly through the Web.


Moreover, when an Internet user makes a donation or subscribes to an activity from a Web form, ProDon automatically adds him or her to the database during the import of the donations. The import process allows you to import into ProDon all the data of the Web form completed by donors. 


Information of the Donations to Import Window

It is possible to activate the display of a window notifying you of the donations to import when opening ProDon, then you can configure the frequency at which this window should appear while using ProDon. To activate and configure the frequency at which it should be displayed, see points E and F of the "Miscellaneous" section of the "Preferences" document.

This window automatically appears if new donations have been made on the IMakeAnOnlineDonation website or if they need to be imported.

Importing Donations 001.png

A: The Import items button.png button turns to blue when new donations have been made on the test website since the last viewing of the "Import management". To view and import those new pending donations, click on the Import items button.png button. 

NOTE: To delay the treatment of those donations, click on the "Button Check mark Confirm.png OK" button at E.

B: The Import items button.png button turns to blue when donations have been made on the test website and when these donations have been viewed from the "Import management", but not imported immediately. To view and import these donations, click on the Import items button.png button.

C: The Import items button.png button turns to blue when new donations have been made on the production website since the last viewing of the donations from the "Import management". To view and import these new donations as well as the pending ones, click on the Import items button.png button.

NOTE: To delay the treatment of these donations, click on the "Button Check mark Confirm.png OK" at E.

D: The Import items button.png button turns to blue when donations have been made on the production website and when these donations have been viewed from the "Import management", but not imported immediately. To view and import these donations, click on the Import items button.png button.

E: The "Button Check mark Confirm.png OK" button allows you to delay the treatment of the pending donations and to close this window.

NOTE: After clicking on the Import items button.png button at A, B, C or D, this window opens. Then follow the instructions to learn how to import donations.


Importing Donations

To import donations, first go to the "Web from management". 

To do so, click on the "Configuration" menu, then select the "Web form button.png Web forms" option.

Importing Donations 002.png


After clicking on "Web form button.png Web forms", this window opens.

Importing Donations 003.png

A: To import the donations made on the IMakeAnOnlineDonation website, click on the Import items button.png button.


Selection of the Form Type to Import

You must then choose the forms to import.

After clicking on the Import items button.png button, this window opens.

Importing Donations 004.png

A: This option allows you to import the donations made on the test website.

CAUTION: It is not possible to import the donations made from the test website and the ones made from the production website at the same time; only one box, either A or B can be checked.

NOTE: The "0" indicates that no new donations have been made since the last viewing of the "Import management".

B: This option allows you to import the donations made on the production website.Cette option permet d'importer les dons effectués à partir du site Web de production.

ATTENTION : Il n'est pas possible d'importer les dons effectués à partir du site Web de production et ceux effectués à partir du site Web de tests en même temps : Seulement une case, A ou B, peut être cochée à la fois. 

NOTE : Le chiffre « 3 » indique que 3 dons ont été effectués depuis la dernière consultation de la « Gestion des importations ».

C : Cette option permet d'importer les dons en attente de traitement ainsi que les nouveaux dons qui ont été effectués depuis la dernière consultation de la « Gestion des importations ».

NOTE : Si la case en A est cochée ainsi que celle-ci, il sera possible d'importer tous les dons qui ont été effectués sur le site Web de tests depuis la dernière consultation de la « Gestion des importations ». Si la case en B est cochée ainsi que celle-ci, il sera possible d'importer tous les dons effectués sur le site Web de production depuis la dernière consultation de la « Gestion des importations ».

D : Cette option permet d'importer les dons qui ont déjà été consultés à partir de la « Gestion des importations ».

ATTENTION : Si des nouveaux dons ont été effectués depuis la dernière consultation de la « Gestion des importations », choisir plutôt l'option C.

NOTE : Si la case en A est cochée ainsi que celle-ci, il sera possible d'importer les dons en attente de traitement qui ont été effectués sur le site Web de tests. Si la case en B est cochée ainsi que celle-ci, il sera possible d'importer les dons en attente de traitement qui ont été effectués sur le site Web de production.


E : Permet de rafraîchir le temps de session restant de la dernière personne qui a commencé à remplir un formulaire Web.

NOTE : Il est possible d'importer les dons même si un donateur est en train de remplir un formulaire. Si le temps n'est pas à « 0 », le don qui est en train d'être saisi sera importé lors de la prochaine importation de dons.

F : Le bouton File:Bouton configurer l'importation.png permet de configurer certaines options d'importation. Après avoir cliqué sur ce bouton, l'onglet « Importation » de la fenêtre de configuration de la page d'accueil s'ouvre. Suivre les instructions pour savoir comment configurer les options.

G : Après avoir sélectionné les options désirées, cliquer sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Ok ».


Après avoir cliqué sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Ok » de la fenêtre précédente ou sur le bouton File:Bouton importation des dons.png de la fenêtre d'information des dons à importer, la fenêtre suivante s'ouvre.

Importing Donations 005.png

A : Il s'agit de la liste des formulaires pour lesquels des importations ont déjà été effectuées dans ProDon.

NOTE : Le champ « Nb. de lignes à traiter » indique le nombre de dons à importer pour chaque formulaire. Dans cet exemple, des dons ont été effectués seulement pour le formulaire TG12.

B : Après avoir sélectionné la ligne du formulaire pour lequel des dons doivent être importés en A, cliquer sur le bouton File:Bouton groupes de formulaires.png.

NOTE : Il n'est pas possible d'importer des dons de formulaires différents en même temps, seulement une ligne à la fois peut être traitée.


Preliminary Analysis

Avant d'effectuer l'importation, il faut analyser les formulaires qui ont été complétés sur le site Web jedonneenligne.

Après avoir cliqué sur le bouton File:Bouton groupes de formulaires.png, la fenêtre suivante s'ouvre.

Importing Donations 006.png

A : Il s'agit de la liste des dons à importer pour le formulaire sélectionné dans la fenêtre précédente.

B : Cliquer sur le bouton File:Bouton configurer l'importation.png pour analyser les dons en A.


Après avoir cliqué sur le bouton File:Bouton configurer l'importation.png et que l'analyse est effectuée, la fenêtre suivante s'ouvre.

Importing Donations 007.png

Cliquer sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Ok ».


Validation of Yellow Codes and Verification of Duplicates

Après avoir cliqué sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Ok », les statuts des importations et des clients sont visibles.

Importing Donations 008.png

A : Il s'agit du statut d'importation du formulaire Web.

Si le statut est vert, cela signifie que tout est en ordre, le formulaire a été rempli correctement.

Si le statut est jaune, cela signifie qu'il y a un avertissement. Dans ce cas, l'avertissement s'inscrit en D et en H. Consulter l'avertissement, puis la corriger ou la valider.

Si le statut est rouge, cela signifie qu'il y a une erreur. Dans ce cas, l'erreur s'inscrit en E et en I. Lorsque le statut est rouge, contacter Logilys.

Si le statut est jaune et vert, cela signifie qu'un avertissement a été validé. Dans ce cas, l'avertissement s'inscrit en D et en H. Pour valider un avertissement, double-cliquer sur la ligne du formulaire qui contient l'avertissement, suivre les instructions des lettres H I et J de cette section.

NOTE : Pour voir quelques exemples de ce qui peut crééer un code jaune, cliquer ici.

B : Il s'agit du statut du client à importer.

Si le statut du client est « D », cela signifie que le client à importer est un doublon d'un client de la base de données. Il n'y aura donc aucune nouvelle fiche client de créée. Dans ce cas, le NUC du client s'inscrira en C et une remarque disant qu'un doublon a été trouvé pour ce client s'inscrira en F.

Si le statut du client est « P », cela signifie que le client à importer est un doublon potentiel d'un client de la base de données. Il est préférable de valider s'il s'agit d'un nouveau client ou s'il s'agit d'un doublon qui doit être fusionné en double-cliquant sur la ligne. Dans ce cas, une remarque disant qu'un doublon potentiel a été trouvé pour ce client s'inscrira en F.

Si le statut du client est « N », cela signifie que le client à importer est un nouveau client. Dans ce cas, une nouvelle fiche client sera créée avec toutes les informations qui ont été spécifiées par le donateur lorsqu'il a rempli le formulaire Web.

C :  Si le donateur faisait déjà partie de la base de données, son NUC s'inscrit sous ce champ.

NOTE : Un NUC s'inscrit sous ce champ lorsque la lettre « D » est inscrite en B.

D : Lorsque le statut du formulaire Web est jaune, un avertissement s'inscrit sous ce champ.

NOTE : L'avertissement de la ligne sélectionnée sera également visible en H.

E : Lorsque le statut du formulaire Web est rouge, une erreur s'inscrit sous ce champ.

NOTE : L'erreur de la ligne sélectionnée sera également visible en I.

F : Lorsque le statut du client est « D » ou « P », une remarque s'inscrit sous ce champ.

NOTE : La remarque de la ligne sélectionnée sera également visible en G.

G : Lorsque le statut du client est « D » ou « P », une remarque s'inscrit sous ce champ.

NOTE : La remarque de la ligne sélectionnée sera également visible en F.

H : Lorsque le statut du formulaire Web est jaune, un avertissement s'inscrit sous ce champ.

NOTE : L'avertissement de la ligne sélectionnée sera également visible en D.

I : Lorsque le statut du formulaire Web est rouge, une erreur s'inscrit sous ce champ.

NOTE : L'erreur de la ligne sélectionnée sera également visible en E.

J : Cliquer sur le bouton File:Bouton Baguette.png pour importer les informations de dons et de clients une fois que les codes jaunes sont validés et que les doublons sont vérifiés. Après avoir cliqué sur le bouton File:Bouton Baguette.png, suivre ces instructions.


Le statut de l'importation peut être jaune pour plusieurs raisons, voici les plus fréquentes :

  • Il manque une information pour la recherche de doublons.
  • La date d'expiration de la carte de crédit avec laquelle le donateur a effectué son don expirera ce mois-ci.
  • La carte de crédit avec laquelle le donateur a effectué son don est expirée.


Après avoir double-cliqué sur une ligne de la fenêtre précédente, la fenêtre suivante s'ouvre.

Importing Donations 009.png

A : Il s'agit des informations du client qui a été ouvert en double-cliquant dessus.

NOTE : Les informations plus bas sont également des informations qui ont été saisies par le donateur en remplissant le formulaire Web.

B : Il s'agit des informations du client qui est le doublon ou le doublon potentiel du client en A. L'onglet « Suggestions » suggère d'autres doublons potentiels.

NOTE : Les informations plus bas sont également des informations du client qui est le doublon ou le doublon potentiel du client en A.

C : En cochant cette case, un nouveau client sera créé dans ProDon. Les informations importées seront celles en A, il s'agit des informations qui ont été saisies par le donateur lorsqu'il a complété le formulaire Web.

D : Le bouton File:Bouton flèche gauche a.png permet de fusionner le client A avec le client B. En cliquant sur ce bouton, le champ « # Ligne » en B s'inscrira automatiquement dans la boîte à côté du « #3 » en A. ProDon fusionnera les deux clients et conservera les informations en A.

NOTE : Il est possible de modifier manuellement les informations en A, si désiré.

E : Le bouton File:Bouton....png permet de rechercher un client dans la base de données afin de le fusionner avec le client en A.

F : Le bouton File:Bouton groupes de formulaires.png permet de rechercher un client parmi ceux à importer afin de le fusionner avec le client en A.

G : Le bouton Bouton efface.png permet d'annuler la fusion du client A avec le client en B ou un client de la base de données ou un client parmi ceux à importer.

H : Cette case permet de valider un code jaune. En cochant cette case, le code jaune deviendra vert et jaune et pourra être importé.

I : Après avoir forcé un nouveau client en C, validé le client en H ou fusionné le client, cliquer sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Confirmer la modification ».

J : Ce bouton permet de valider le client en A, puis d'afficher le prochain client de la liste. En cliquant sur ce bouton, la case en H se cochera automatiquement pour ce client.


Importing Donations

Après avoir cliqué sur le bouton File:Bouton Baguette.png, la fenêtre suivante s'ouvre.

Importing Donations 010.png

Cette fenêtre contient un message demandant si une sauvegarde de données a été effectuée avant d'effectuer l'importation. Il est important d'effectuer une sauvegarde de données avant d'importer les données puisqu'il s'agit d'une opération irréversible. Pour poursuivre le processus d'importation si une sauvegarde de données a été effectuée, cliquer sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Oui ». Pour arrêter le processus d'importation afin d'effectuer une sauvegarde de données, cliquer sur le bouton « Bouton Annuler.png Non ».

NOTE : Après avoir cliqué sur le bouton « Bouton Annuler.png Non », ProDon retournera dans la « Gestion des importations ».


Après avoir cliqué sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Oui », la fenêtre suivante s'ouvre.

Importing Donations 011.png

Cette fenêtre contient un message informant que les formulaires ayant un code rouge ou un code jaune ne seront pas importés. Pour continuer le processus d'importation, cliquer sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Oui ». Pour arrêter le processus d'importation afin de valider les codes jaunes et rouges, cliquer sur le bouton « Bouton Annuler.png Non ».

NOTE : Après avoir cliqué sur le bouton « Bouton Annuler.png Non », ProDon retournera dans la « Gestion des importations ».


Après avoir cliqué sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Oui », la fenêtre suivante s'ouvre.

Importing Donations 012.png

Cliquer sur le bouton « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Ok ».


Après avoir cliqué sur « Bouton Crochet ajouter confirmer.png Ok », les dons à importer disparaissent.

Importing Donations 013.png

Fermer cette fenêtre pour retourner dans la « Gestion des importations ».

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