ProDon:Electronic Transaction Module - PaySafe

From Logilys
Revision as of 22:01, 26 July 2014 by Ncarrier (talk | contribs)
Jump to: navigation, search

Template:Header ProDon


Introduction

The "Electronic Transaction" module allows you to save, cumulate and process transactions paid with credit cards or bank transfers. 


Electronic payments can be validated in 2 ways, on every transaction (instant) or in batch (at the desired time).


If the electronic payments are validated in batches, the transactions will be kept in ProDon, until the moment when the batch is sent to Optimal, which will perform verifications on it the night following the transfer.


The electronic payment entry is always done in Optimal's interface and all the information is stored is a secure vault at Optimal. No credit card or CVV number (see Lexicon for definition) will be kept in ProDon.


After entering the payment information on the Optimal interface, a token is returned into ProDon. This token is a unique reference number that is assigned to the credit card information and this token can be kept in ProDon, in order to reuse the payment information for future transactions.


Adding/Editing/Viewing Electronic Transactions

To view the electronic transactions in treatment, go to the "Instant" tab of the "Transaction management".

Electronic Transaction Module - Optimal 001.png

A: The "To send" tab contains all the transactions to be sent to Optimal. To learn how to process the transactions of this tab, view this section.

B: The "Awaiting response" tab contains all the transactions that were sent to Optimal for the treatment in batch. To learn how to process the transactions of this tab, view this section.

C: The "Accepted" tab contains all the transactions that were processed by Optimal and that were accepted, you must then transfer them. To learn how to process the transactions of this tab, view this section.

D: The "Denied" tab contains all the transactions tha were processed by Optimal that were declined. To learn how to process the transactions of this tab, view this section.

E: The "Unknown" tab contains the transactions for which there was a problem during the treatment. If a transaction is found in this tab, contact the technical support at Logilys.

F: Click on the Button add plus.png button in order to add a new electronic transaction. After clicking on that button, this window opens.

G: To view or modify a transaction, double-click on the right transaction. After double-clicking on a transaction, this window opens. 



Entering Electronic Transactions

After clicking on the Button add plus.png button, this window opens.

Electronic Transaction Module - Optimal 002.png

A: Search the client for whom an electronic transaction must be added.

B: Select the desired client. If the client does not exist in ProDon, see point D.

C: After selecting the desired client at B, click on the " Button Check mark Confirm.png Add a transaction for this client" button, this window opens. 

D: If the client does not exist in the database, click on the "Add client button.png Add client" to add the client in ProDon before creating the transaction. To learn how to fill out a client file, see the section "Client File Details" of the "Client Management" document. Once the client file is complete, this window opens.


After double-clicking on a transaction to modify it or after adding a new transaction, the following window opens.

NOTE: To learn how to fill out the fields of the transaction, see the "Adding a Transaction" of the "Transaction Logging" document. 

Electronic Transaction Module - Optimal 003.png

A: Select an Optimal instant payment method. After selecting an Optimal payment method, a window asking to save is displayed. After clicking on "yes" to save, this window opens. 

NOTE: When a donation is paid with a credit card from another country, it is required to specify the CVV. However, the CVV payment method is not available here, but it will be be possible to specify it in the Optimal payment zone..

B: By adding a transaction, the Enter electronic payment information button.png button allows you to decide whether the entered transaction is an instant payment or a batch. After clicking on the transaction addition button, this window opens.

When modifying a transaction, the Enter electronic payment information button.png button allows you to view the payment information of the transaction. After clicking the transaction modification button, this window opens.

C: After entering all the transaction information, click on the "Button Check mark Confirm.png Confirm" button. After clicking on the button, the transaction is sent to the "Instant" tab of the "Transaction management".



Choosing the Electronic Payment Method

After selecting an Optimal instant payment method or clicking on the Enter electronic payment information button.png button in the transaction addition window, the following window opens.

Electronic Transaction Module - Optimal 004.png

A: By selecting the "Instant payment" option, the transaction is verified immediately and is found under the "Accepted" or "Denied" tabs of the "Transaction management".

CAUTION: In the case of a bank transfer, it is possible that the transaction is accepted, because all the banking information is valid. However, it can be declined a few days later on NetBanx, because of insufficient funds.

B: By selecting the "Batch payment" option, the transaction will be found under the "To send" tab of the "Transaction management", in order to process it later on in a batch.

C: By clicking on the  "Cancel button.png Cancel" button, ProDon returns to the transaction entry window.



Choosing the Registered Token

It is possible the following window opens after clicking on the "Instant payment" or "Batch payment" button. If it is indeed the case, follow these instructions.

If the window that is displayed, after clicking on the "Instant payment" or "Batch payment" button, is not the following, view this section.

If a token had already been registered in the client file when entering a prior transaction, the following window opens after clicking on the Enter electronic payment information button.png button or after selecting an Optimal payment method, when adding a transaction.

Electronic Transaction Module - Optimal 005.png

A: Select the right token in the list.

B: After selecting the right token, click on the " Button Check mark Confirm.png Confirm selection" button.

C: If the tokens at A do not correspond to the payment method to be used, click on the "Button add plus.png New" button to enter the new payment information. To learn how to enter new payment information, view this section.

D: The "Cancel button.png Cancel selection" button allows you to return to the transaction entry window.


Entering Payment Information

If a token had already been created in a prior transaction, view this section.

After clicking on the "Instant payment" or "Batch payment" button of this window, the following window opens. The information of the client making the transaction should appear automatically.

Electronic Transaction Module - Optimal 006.png

A: This information must be entered, except for the phone number and the email address.

B: This statement only appears if the "Batch payment" option was chosen in the previous window. In that event, the amount of the transaction will not be withdrawn right away and only a few pieces of information will be validated. To learn more about payments in log, click here.

C: After entering all the information at A, click on the "Button Check mark Confirm.png Confirm" button. After clicking on the button, this window opens.

D: By clicking on the "Cancel button.png Cancel" button, ProDon returns to the transaction addition window.


After clicking on the "Button Check mark Confirm.png Confirm" button of the previous window, the following window opens.

Electronic Transaction Module - Optimal 007.png

A: Verify the information of the transaction.

B: Enter the payment information.

C: By clicking on the "Return" button, this window opens and the operation is cancelled.

D: By clicking on the "Pay now" button, the transaction is verified. If the transaction is accepted, this window opens. If the transaction is declined, this window opens.

NOTE: If the entered transaction is in batch, the amount at A will be $1. This amount is actually an authentification that allows for the validation of the card. This amount is not debited, it is only borrowed for more or less 24 hours.


Confirming the Transaction Processing

Following the transaction entry, the transaction can be accepted or denied. Here are the instructions to follow in both cases. 


Transaction Accepted

If the transaction is accepted, the following window opens.

Electronic Transaction Module - Optimal 008.png

Click on the "Button Check mark Confirm.png Close" button then return to the transaction in ProDon.


After clicking on the "Button Check mark Confirm.png Close" button, the following window opens.

Electronic Transaction Module - Optimal 009.png

This window allows you to decide whether or not the token of the payment information should be kept in ProDon for future use.

By clicking on the "Button Check mark Confirm.png Yes" button, the token is kept in the file of the transaction in progress and in the client file of the person who made the transaction, in order to be able to reuse the payment information without having to enter it again in another transaction with the same client.

By clicking on the "Button cancel.png No" button, the token is kept in the transaction file, but not in the client file. You will have to specify the payment information again for the next transactions of this client.

To learn how to view the payment information in a transaction file, see this section.

NOTE: It is not recommended to keep a token only for commitments or if the donor is a regular one. Since the probabilty is that if a donor does not make donations frequently; therefore, his or her credit card will be expired or invalid for a future transaction.


Transaction Denied

If the transaction is declined, a window similar to the folllwing one opens.

Electronic Transaction Module - Optimal 010.png

The "Button Check mark Confirm.png Yes" button allows you to revalidate the payment information immediately.

The "Button cancel.png No" button allows you to send the transaction under the "Denied" tab to revalidate the payment information later. Click here to learn how to process denied transactions.

NOTE: It is advisable to choose the "Button cancel.png No" button to look at the problem with the client or with Optimal.


Cancelling a Transaction

After clicking on the "Return" button of this window, the following window opens.

Electronic Transaction Module - Optimal 011.png

Click on the "Cancel button.png Cancel" button to return to the transaction in ProDon.


Processing of Instant Transactions

"To send" Tab

Si la méthode de paiement choisie dans cette fenêtre était « Paiement en lot », la transaction s'est retrouvée dans l'onglet « À envoyer ».

Cet onglet contient toutes les transactions à envoyer à Optimal. Il faut donc les envoyer à Optimal, qui les vérifiera la nuit suivant l'envoi.

Electronic Transaction Module - Optimal 012.png

Pour envoyer les transactions à Optimal afin qu'il les traite, cliquer sur le bouton Send instant payment button.png.

Si seulement certaines transactions doivent être envoyées, faire un filtre ou une recherche sur les transactions à envoyer, puis cliquer sur le bouton Send instant payment button.png.

NOTE : Les transactions ayant une date ultérieure à la date du jour peuvent être envoyées à Optimal, mais ne seront traitées que lorsque la date de la transaction deviendra égale ou antérieure à la date du jour.


Après avoir cliqué sur le bouton ..., la fenêtre suivante s'ouvre.

Electronic Transaction Module - Optimal 013.png

Cliquer sur le bouton « Envoyer » en B, afin d'envoyer les transactions à Optimal.

Si la case en A n'est pas cochée, les transactions se retrouveront dans l'onglet « En attente de réponse », afin qu'elles soient traitées plus tard.

Si la case en A est cochée, les transactions seront vérifiées immédiatement et se retrouveront dans les onglets « Acceptée » ou « Refusée ».

NOTE : La case à cocher en A n'est disponible que pour les utilisateur qui ont l'accès de forcer le traitement immédiat. Il n'est pas conseillé de cocher cette case, car s'il y a beaucoup de transactions à traiter, cette opération peut prendre plusieurs minutes. Il est donc préférable de les envoyer dans l'onglet « En attente de réponse », afin qu'Optimal les traite en lot, la nuit suivant l'envoi.


"Awaiting Response" Tab

L'onglet « En attente de réponse » contient toutes les transactions qui ont une date ultérieure à la date du jour et toutes les transactions qui ont été envoyées à Optimal pour qu'il les traite en lot.

Optimal traite habituellement ces transactions à 15 h et 23 h 30, chaque jour. 

Afin de connaître le statut de la transaction (acceptée ou refusée), il faut valider le statut des transactions.

Electronic Transaction Module - Optimal 014.png

Pour vérifier si les transactions ont été traitées par Optimal, cliquer sur le bouton Send instant payment button.png.

NOTE : Les transactions ayant une date ultérieure à la date du jour demeureront dans cet onglet jusqu'à ce que la date de la transaction devienne égale ou antérieure à la date du jour.


Après avoir cliqué sur le bouton Send instant payment button.png, la fenêtre suivante s'ouvre.

Electronic Transaction Module - Optimal 015.png

A : Les transactions acceptées et refusées sont celles qui ont été vérifiées par Optimal. Elle se retrouveront alors dans les onglets « Acceptée » ou « Refusée ».

B : Les transactions en attente sont celles qui n'ont pas encore été vérifiées par Optimal. Elles demeureront dans l'onglet « En attente de réponse ».

NOTE : Les transactions demeurent en attente si elles ont été envoyées la journée même ou si la date de la transaction est ultérieure à la date du jour.


"Accepted" Tab

L'onglet « Acceptée » contient toutes les transactions qui ont été vérifiées par Optimal et qui sont acceptées.

Comme n'importe quelle transaction dans ProDon (chèque, argent comptant, don en nature, etc.), ces transactions doivent être reportées.

Electronic Transaction Module - Optimal 016.png

Pour effectuer le report des transactions, cliquer sur le bouton Transfer transactions.png. Pour savoir comment compléter le report des transactions, consulter la section « Report des transactions » du document « Saisie de transactions ».


"Denied" Tab

L'onglet « Refusée » contient toutes les transactions vérifiées par Optimal qui ont été refusées.

Chaque transaction refusée contient un code d'erreur. Pour voir ce code d'erreur, afficher  le champ « Message français (Pai.Instant.) » dans la vue.

Dans certaines situations, il faudra communiquer avec le donateur afin qu'il vérifie auprès de sa banque émettrice pourquoi la transaction n'a pas passé et dans d'autres situations, l'organisme pourrait avoir à contacter Optimal.

Electronic Transaction Module - Optimal 017.png

Pour ouvrir la transaction rejetée à traiter, double-cliquer sur la bonne transaction.

Consulter la section « Traitement des rejets » pour savoir comment traiter les transactions refusées.


Processing the Rejects

Il existe 2 façons de traiter une transaction refusée :

Dans le cas, par exemple, d'une erreur dans la saisie du numéro de carte de crédit ou dans les coordonnées du donateur, il sera nécessaire de vider les informations du paiement et de les saisir à nouveau (après avoir revalidé les informations de paiement auprès du donateur). Pour savoir comment traiter ce type de rejet, cliquer ici.

Dans d'autres cas, (par exemple des fonds insuffisants ou un refus de la banque émettrice), il faudra simplement envoyer le paiement instantané à nouveau après s'être assuré, au près du donateur, qu'il veut bien que la transaction soit passée à nouveau. Pour savoir comment traiter ce type de rejet, cliquer ici.


Emptying the Payment Information and Entering it Again

Si le rejet nécessite de vider les informations du paiement et de les saisir à nouveau, suivre les indications suivantes.

Sinon, cliquer ici.

Après avoir double-cliqué sur la transaction refusée, la fenêtre suivante s'ouvre.
Electronic Transaction Module - Optimal 018.png

Pour saisir les bonnes informations de paiement, cliquer sur le bouton Button eraser.png, afin d'effacer celles qui sont déjà enregistrées. Après avoir cliqué sur le bouton, la fenêtre permettant de choisir la méthode de paiement (instantané ou en lot) s'ouvrira. Choisir la méthode désirée et cliquer ici pour connaître les étapes permettant de terminer la saisie de la transaction.


Sending the Instant Payment Again

Si le rejet nécessite seulement d'envoyer les informations de paiement à nouveau, suivre les indications suivantes.

Sinon, cliquer ici.

Les informations de paiement peuvent être envoyées à nouveau à partir de 2 endroits :


Referral of the Payment Information from the "Denied" Tab of the Transaction Management

À partir de l'onglet « Refusée » de la gestion des transactions, il est possible d'envoyer tous les paiements en même temps ou un à la fois.

Electronic Transaction Module - Optimal 019.png

Pour revalider un ou plusieurs paiements instantanés, filtrer le ou les paiements à envoyer et cliquer sur le bouton Send instant payment again button.png.


Après avoir cliqué sur le bouton Send instant payment again button.png, la fenêtre suivante s'ouvre.

Electronic Transaction Module - Optimal 020.png

Choisir si la transaction sélectionnée seulement doit être retournée ou plutôt toutes les transactions de la liste. Après avoir sélectionné la bonne option, cliquer sur « Button Check mark Confirm.png Confirmer ».


Après avoir cliqué sur le bouton « Button Check mark Confirm.png Confirmer », la fenêtre suivante s'ouvre.

Electronic Transaction Module - Optimal 021.png

Cliquer sur le bouton « Envoyer » en B, afin d'envoyer les transactions à Optimal.

Si la case en A n'est pas cochée, les transactions se retrouveront dans l'onglet « En attente de réponse », afin qu'elles soient traitées plus tard.

Si la case en A est cochée, les transactions seront vérifiées immédiatement et se retrouveront dans les onglets « Acceptée » ou « Refusée ».

NOTE : La case à cocher en A n'est disponible que pour les utilisateur qui ont l'accès de forcer le traitement immédiat. Il n'est pas conseillé de cocher cette case, car s'il y a beaucoup de transactions à traiter, cette opération peut prendre plusieurs minutes. Il est donc préférable de les envoyer dans l'onglet « En attente de réponse », afin qu'Optimal les traite en lot, la nuit suivant l'envoi.


Referral of the Payment Information from the Transaction Edit File

Après avoir double-cliqué sur la transaction refusée, la fenêtre suivante s'ouvre.

Electronic Transaction Module - Optimal 022.png

Pour revalider les informations de paiement, cliquer sur le bouton Send instant payment again button.png. Après avoir cliqué sur le bouton, la fenêtre permettant de choisir la méthode de paiement (instantané ou en lot) s'ouvrira. Choisir la méthode désirée et cliquer ici pour connaître les étapes permettant de terminer la saisie de la transaction.


Viewing the Tokens

La saisie des informations de paiement électronique est toujours effectuée dans l'interface d'Optimal et toutes ces informations sont stockées dans une voute sécurisée chez Optimal. Aucun numéro de carte de crédit ou de CVV (voir le lexique pour définition) n’est conservé dans ProDon. Après la saisie des informations de paiement sur l'interface Optimal, un jeton est retourné dans ProDon. Ce jeton est un numéro de référence unique assigné aux informations de la carte et c'est ce jeton qui peut être conservé dans ProDon, afin de réutiliser les informations de paiement pour des transactions ultérieures.

Il est possible de consulter ces jetons à partir de 2 endroits dans ProDon :


In the Transaction File 

Le jeton de la fiche de la transaction se consulte en cliquant sur le bouton Enter electronic payment information button.png de la fenêtre d'ajout ou de modification de la transaction.

Electronic Transaction Module - Optimal 023.png


In the Client File

Les jetons de la fiche du client se consultent dans l'onglet « 11 - Paiements instantanés ».
Il est possible de désactiver un jeton (ex. : si la carte de crédit est expirée) en cliquant sur le bouton Button cancel.png.

Electronic Transaction Module - Optimal 024.png

NOTE : Pour que les jetons soient conservés dans la fiche client, il faut avoir répondu « Oui » à cette question.


Document name: ProDon:Electronic Transaction Module - PaySafe

Retrieved from "http://wikien.logilys.com/index.php?title=ProDon:Electronic_Transaction_Module_-_PaySafe&oldid=5640"