Difference between revisions of "ProDon:Chart of Account Management (Prodon 4)"

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(Created page with "{{Entete_TOC}}<br> '''<u>ATTENTION</u>''' : Ce document est conçu pour la '''VERSION''' '''5''' de ProDon. Pour accéder au document de la version 4, ProDon:Vérification_...")
 
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'''<u>ATTENTION</u>''' : Ce document est conçu pour la '''VERSION''' '''5''' de ProDon. Pour accéder au document de la version 4, [[ProDon:Vérification_et_report_d'un_lot_de_transactions_(version_4)|cliquer ici]].  
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'''<u>CAUTION</u>''': This document is for '''ProDon 5'''. To view ProDon 4 document, [[ProDon:Vérification_et_report_d'un_lot_de_transactions_(version_4)|click here]].  
  
 
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== Introduction  ==
 
== Introduction  ==
  
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Une fois que toutes les transactions d'un lot sont saisies, il faut effectuer le report des transactions. Pour savoir comment saisir des transactions, consulter [[ProDon:Saisie de transactions (version 5)|ce document]].  
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Once all the transactions of a batch are entered, you must perform the transaction transfer. To learn how to enter transactions, see [http://wikien.logilys.com/index.php/ProDon:Transaction_Logging this document].&nbsp;
  
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Avant de reporter les transactions, il est préférable de les vérifier à l'aide d'un rapport, afin de s'assurer qu'il n'y ait aucune erreur. Pour savoir comment vérifier le lot avant de le reporter, [[#V.C3.A9rification_du_lot_de_transactions|cliquer ici]].<br>
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It is recommended to validate with a report, prior to transferring the transactions; in order to make sure there are no mistakes. To learn how to validate the batch before transferring it, [http://wikien.logilys.com/index.php/ProDon:Validation_and_Transfer_of_a_Transaction_Batch#Validation_of_the_Transaction_Batch click here].
  
−
Une fois la vérification effectuée, le report des transactions (dépôt) peut être effectué. Pour savoir comment reporter les transactions, [[#Report_des_transactions|cliquer ici]].<br>
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<br>Once the validation is made, the transaction transfer (deposit) can be made. To learn how to transfer transactions, [http://wikien.logilys.com/index.php/ProDon:Validation_and_Transfer_of_a_Transaction_Batch#Transaction_Transfer click here].
  
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== Validation of the Transaction Batch  ==
  
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== Vérification du lot de transactions  ==
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To validate a transaction batch before transferring it, go to the "Transaction management".<br>  
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Pour vérifier un lot de transactions avant de le reporter, se rendre dans la «&nbsp;Gestion des transactions&nbsp;».<br>  
 
  
 
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Afin de s'assurer qu'il n'y a aucune erreur dans les transactions à reporter, générer le rapport du lot de transactions.<br>  
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To make sure there are no mistakes in the transactions to transfer, generate a report of the transaction batch.<br>  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Se rendre dans l'onglet pour lequel des transactions doivent être reportées.<br>  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A:'''</span> Go to the tab for which the transactions must be transferred.<br>  
  
 
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'''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">B&nbsp;:</span>''' Effectuer une [[Fonctions communes:Barre de recherche|recherche]] ou un [[Fonctions communes:Filtrer les informations (Requêtes)|filtre]] afin d'afficher dans la liste courante seulement les éléments à reporter.<br>  
+
'''<span style="color: rgb(255, 0, 0);">B:</span>''' Conduct a [http://wikien.logilys.com/index.php/Common_functions:Search_Bar search] or apply a [http://wikien.logilys.com/index.php/Common_functions:Filter_Data_(Queries) filter] in order to only display the elements to transfer in the current list<br>  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Cliquer sur le bouton [[Image:Bouton Rapport imprimer.png]].  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C:'''</span> Click on the[[Image:Bouton Rapport imprimer.png]]button.  
  
 
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'''NOTE&nbsp;:''' Dans l'onglet «&nbsp;Dépôt&nbsp;», il y a des transactions par chèque et argent comptant, mais aussi les dons en bien et services. Lors du report des transactions par chèque ou argent comptant, s'assurer que les transactions de dons en biens et services ne sont pas dans la liste courante, et vice-versa.<br>
+
'''NOTE:''' Under the "Deposit" tab, there are transactions by cheque, in cash, but also donations in goods and services. When transferring transactions by cheque or in cash, make sure the transactions of the donations in goods and services are not in the current list, or vice-versa.  
  
 
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Après avoir cliqué sur le bouton [[Image:Bouton Rapport imprimer.png]], la fenêtre suivante s'ouvre.<br>  
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After clicking on the [[Image:Bouton Rapport imprimer.png]] button, the following window opens.<br>  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Choisir le rapport «&nbsp;1. Transactions d'un lot...&nbsp;».<br>  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A:'''</span> Select the "1, Batch transactions..." report.<br>  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Cliquer sur le bouton «&nbsp;[[Image:Bouton Rapport imprimer.png]] Générer&nbsp;».<br>  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B:'''</span> Click on the "[[Image:Bouton Rapport imprimer.png]] Generate" button.<br>  
  
 
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Après avoir cliqué sur le bouton «&nbsp;[[Image:Bouton Rapport imprimer.png]] Générer&nbsp;», la fenêtre suivante s'ouvre.<br>  
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After clicking on the "&nbsp;[[Image:Bouton Rapport imprimer.png]] Generate" button, the following window opens.<br>  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Sélectionner l'option «&nbsp;Transactions non reportées&nbsp;».<br>  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A:'''</span> Select the "Untransferred transactions" option.<br>  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Cliquer sur le bouton «&nbsp;[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] OK&nbsp;».<br>  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B:'''</span> Click on the "&nbsp;[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] OK" button.<br>  
  
 
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Après avoir cliqué sur le bouton «&nbsp;[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] OK&nbsp;», le rapport s'ouvre.<br>  
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After clicking on the "&nbsp;[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] OK&nbsp;" button, the report opens.<br>  
 
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|[[Fichier:ProDon5 Vérification et report des transactions 004.png|thumb|900x900px]]
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Vérifier chaque transaction afin de s'assurer qu'il n'y a aucune erreur avant de les reporter.<br>  
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A:'''</span> Validate each transaction to make sure there are no mistakes before transferring them.<br>  
  
 
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−
S'il y a une ou des erreurs dans les transactions, les corriger avant de reporter le lot de transactions.  
+
If there are mistakes in the transactions, correct them before transferring the transaction batch.S'il y a une ou des erreurs dans les transactions, les corriger avant de reporter le lot de transactions.  
  
−
Pour corriger une transaction, retourner dans la [[ProDon:Saisie_de_transactions_(version_5)#Gestion_des_transactions|gestion des transactions]], puis double-cliquer sur la transaction à corriger.<br>  
+
To correct a transaction, return to the [http://wikien.logilys.com/index.php/ProDon:Transaction_Logging#Transaction_Management transaction management], and double-click on the transaction to correct. <br>  
  
 
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== Report des transactions<br>  ==
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== Transaction Transfer  ==
  
−
Une fois que les transactions sont vérifiées et qu'elles ne contiennent aucune erreur, reporter le lot de transactions.<br>  
+
Once the transactions have been validated and do not contain any mistakes, transfer the transaction batch.<br>  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Sélectionner l'onglet pour lequel des transactions doivent être reportées.<br>  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A:'''</span> Select the tab for which the transactions must be transferred.<br>  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Effectuer une [[Fonctions communes:Barre de recherche|recherche]] ou un [[Fonctions communes:Filtrer les informations (Requêtes)|filtre]] afin d'afficher dans la liste courante seulement les éléments à reporter.<br>  
+
<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B:'''</span> Effectuer une [[Fonctions communes:Barre de recherche|recherche]] ou un [[Fonctions communes:Filtrer les informations (Requêtes)|filtre]] afin d'afficher dans la liste courante seulement les éléments à reporter.<br>  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Cliquer sur le bouton [[Image:Bouton Reporter Generer.png]].<br>  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C:'''</span> Click on the[[Image:Bouton Reporter Generer.png]]button.<br>  
  
 
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'''NOTE&nbsp;:''' Il est impossible de reporter toutes les transactions de tous les onglets de la «&nbsp;Gestion des transactions&nbsp;» en même temps. Il faut donc reporter les transactions de chaque onglet un à la fois.<br>  
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'''NOTE:''' It is not possible to transfer all the transactions of all the tabs of the "Transaction management" at the same time. You must therefore transfer the transactions of each tab one at a time.<br>  
  
 
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Après avoir cliqué sur le bouton [[Image:Bouton reporter transaction.png]], la fenêtre suivante s'ouvre.<br>  
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After clickin on the [[Image:Bouton reporter transaction.png]] button, the following window opens.<br>  
 
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| colspan="2" |[[Fichier:ProDon5 Vérification et report des transactions 006.png|thumb|521x521px]]
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A&nbsp;:'''</span> Inscrire la date du dépôt. Par défaut, la date du jour s'inscrit automatiquement.<br>  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A:'''</span> Enter the deposit date. The current date is automatically entered by default.<br>  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B&nbsp;:'''</span> Choisir le compte bancaire dans lequel le dépôt sera fait.<br>  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B:'''</span> Select the bank account in which the deposit will be made.<br>  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C&nbsp;:'''</span> Si au moins une transaction en argent comptant fait partie du lot, il faut spécifier les espèces.<br>  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C:'''</span> If at least one transaction in cash is part of the batch, you must specify its banking instruments.<br>  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D&nbsp;:'''</span> Cocher les rapports à générer. Voir la note plus bas pour plus de détails sur les rapports.<br>  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D:'''</span> Check the reports to generate. See the note at the bottom of this table, for more details on the reports.<br>  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E&nbsp;:'''</span> Choisir d'imprimer directement ou d'afficher à l'écran les rapports sélectionnés en <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D'''</span>.  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''E:'''</span> Choose whether to print directly or to show onscreen the reports selected at <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D'''</span>.  
  
 
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F&nbsp;:'''</span> Pour reporter les transactions et générer les rapports, cliquer sur<br> «&nbsp;[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Lancer&nbsp;».  
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<span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''F:'''</span> To transfer the transactions and generate the reports, click on<br> "&nbsp;[[Image:Bouton Crochet ajouter confirmer.png]] Start".  
  
 
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'''NOTE&nbsp;:''' Le rapport «&nbsp;Transactions d'un lot&nbsp;» sert de rapport d'archivage.  
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'''NOTE:''' The report " Batch Transactions" is used as archiving report. The "Banking instruments" report may be used as deposit slip. The "Summary by GL Accounts" report is an accounting report.  
−
 
 
−
Le rapport «&nbsp;Liste des effets bancaires&nbsp;» peut servir de bordereau de dépôt.  
 
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−
Le rapport «&nbsp;Sommaire par comptes de GL&nbsp;» est un rapport comptable.  
 
  
 
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Les transactions sont maintenant reportées, retirées de la liste courante de la gestion des transactions et transférées dans l'analyse et historique.  
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The transactions have now been transferred, removed from the current list of transaction management and sent to Analysis and History.
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Après avoir reporté des transactions, ne pas oublier de générer les reçus et les documents reliés aux transactions reportées.  
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After transferring transactions, do not forget to generate the receipts and documents related to the transferred transactions.  
  
−
Pour plus de détails concernant le traitement des reçus à émettre, consulter [[ProDon:Traitement des reçus à émettre|ce document]].<br>  
+
For more details concerning the processing of receipts to be issued, see [http://wikien.logilys.com/index.php/ProDon:Processing_Receipts_to_be_Issued this document].<br>  
  
−
Pour plus de détails concernant le traitement des documents à émettre, consulter [[ProDon:Traitement des documents à émettre|ce document]].  
+
For more details concerning the processing documents to be issued, see [http://wikien.logilys.com/index.php/ProDon:Processing_Documents_to_be_Issued this document].  
  
 
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Revision as of 10:31, 15 July 2016


CAUTION: This document is for ProDon 5. To view ProDon 4 document, click here.


Introduction

Once all the transactions of a batch are entered, you must perform the transaction transfer. To learn how to enter transactions, see this document. 

It is recommended to validate with a report, prior to transferring the transactions; in order to make sure there are no mistakes. To learn how to validate the batch before transferring it, click here.


Once the validation is made, the transaction transfer (deposit) can be made. To learn how to transfer transactions, click here.

Validation of the Transaction Batch

To validate a transaction batch before transferring it, go to the "Transaction management".

To make sure there are no mistakes in the transactions to transfer, generate a report of the transaction batch.

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A: Go to the tab for which the transactions must be transferred.

B: Conduct a search or apply a filter in order to only display the elements to transfer in the current list

C: Click on theBouton Rapport imprimer.pngbutton.

NOTE: Under the "Deposit" tab, there are transactions by cheque, in cash, but also donations in goods and services. When transferring transactions by cheque or in cash, make sure the transactions of the donations in goods and services are not in the current list, or vice-versa.


After clicking on the Bouton Rapport imprimer.png button, the following window opens.

thumb|665x665px

A: Select the "1, Batch transactions..." report.

B: Click on the "Bouton Rapport imprimer.png Generate" button.


After clicking on the " Bouton Rapport imprimer.png Generate" button, the following window opens.

thumb|603x603px

A: Select the "Untransferred transactions" option.

B: Click on the " Bouton Crochet ajouter confirmer.png OK" button.


After clicking on the " Bouton Crochet ajouter confirmer.png OK " button, the report opens.

thumb|900x900px

A: Validate each transaction to make sure there are no mistakes before transferring them.

If there are mistakes in the transactions, correct them before transferring the transaction batch.S'il y a une ou des erreurs dans les transactions, les corriger avant de reporter le lot de transactions.

To correct a transaction, return to the transaction management, and double-click on the transaction to correct. 


Transaction Transfer

Once the transactions have been validated and do not contain any mistakes, transfer the transaction batch.

thumb|835x835px

A: Select the tab for which the transactions must be transferred.

B: Effectuer une recherche ou un filtre afin d'afficher dans la liste courante seulement les éléments à reporter.

C: Click on theFile:Bouton Reporter Generer.pngbutton.

NOTE: It is not possible to transfer all the transactions of all the tabs of the "Transaction management" at the same time. You must therefore transfer the transactions of each tab one at a time.


After clickin on the Bouton reporter transaction.png button, the following window opens.

thumb|521x521px

A: Enter the deposit date. The current date is automatically entered by default.

B: Select the bank account in which the deposit will be made.

C: If at least one transaction in cash is part of the batch, you must specify its banking instruments.

D: Check the reports to generate. See the note at the bottom of this table, for more details on the reports.

E: Choose whether to print directly or to show onscreen the reports selected at D.

F: To transfer the transactions and generate the reports, click on
" Bouton Crochet ajouter confirmer.png Start".

NOTE: The report " Batch Transactions" is used as archiving report. The "Banking instruments" report may be used as deposit slip. The "Summary by GL Accounts" report is an accounting report.


The transactions have now been transferred, removed from the current list of transaction management and sent to Analysis and History.

After transferring transactions, do not forget to generate the receipts and documents related to the transferred transactions.

For more details concerning the processing of receipts to be issued, see this document.

For more details concerning the processing documents to be issued, see this document.


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