ProDon:Sending the E-mail Blast

Introduction

The E-mail Blast module allows you to perform massive emailing and compile statistics for each mailing made (number of emails sent, opened, rejected, etc.), in order to evaluate the efficiency of the mailings. A reject management is also integrated to avoid problems with spam. To learn how to view the mailing statistics, see this document.

Moreover, Internet users can subscribe to distribution lists to receive the information emails that are of interest to them, from the organization's website. Following their subscription, they receive an automatic confirmation email, prepared for this purpose.

Sending an E-mail can be explained in three steps: You must first prepare the master document, then prepare the distribution list and send the E-mail Blast.

The following document talks about the E-mail Blast. You must first prepare the master document and the distribution list prior to sending the E-mail Blast.

To learn how to prepare the master document, see this document. To learn how to prepare the distribution list, see this document.

It is possible to send an E-mail Blast in two different ways in ProDon :

Creating a Mailing from a Permanent Distribution List

To create an E-mail Blast from a permanent list, you must first create the master document and the distribution list.

Go to the "E-mail Blast management".

To do so, from ProDon's home page, click on the "Mailings" menu, then select "E-mail Blast - Mailings".

After clicking on "E-mail Blast - Mailings", this window opens.

A: The "Active" tab contains all the active mailings that have already been made or planned.	B: The "Archived" tab contains all the inactive mailings that have been made.
C: The "All" tab contains all the mailings that have been made or planned, whether they are active or inactive.	D: The button allows you to create a new mailing to add to the list at G. After clicking on the button, this window opens.
E: The button allows you to modify a mailing of the list at G. To do so, select the mailing to modify at G, then click on the button. After clicking on the button,this window opens.	F: The button allows you to delete a mailing of the list at G. To do so, select the mailing to delete at G, then click on the button.
G: It is the list of the active mailings that have been made or planned.

Configuring the Mailing

After clicking on the or button, the following window opens.

A: The button allows you to duplicate an existing mailing in ProDon.	B: The button allows you to archive mailings. After clicking on that button, the mailing goes under the "Archived" tab of the "Email Blast management".
C: Name the mailing. NOTE: This name remains for inernal use, it does not appear in the mailing.	D: Select the distribution list for which the E-mail Blast you want to send.
E: Enter the name of the recipient and the return email address. NOTE: This information is automatically entered when the mailing list is selected at C.	F: Enter the subject of the E-mail Blast.
G: If this option is checked, the statistics of clicks on the hyperlinks of the email will be compiled for this mailing.	H: If this option is checked, the statistics of email opening will be compiled for this mailing.
I: If this option is checked, an unsubscription link will be inserted in the E-mail Blast. NOTE: It is not recommended to use this option, it is advisable to use a more precise link. For more details about the unsubscription link, see the "Formatting Rules" section of the "Preparing the Master Document" document.	J: The "Message" tab allows you to choose which master document will be sent to the E-mail Blast.
K: The "Subscriptions to lists" tab allows you to view the list of the clients registered to the list.	L: The "Exclusions" tab allows you to exclude certain clients from the mailing in process only. These clients will still be part of the distribution list.

"Message" Tab


A: The button allows you to choose the master document to send.	B: The button allows you to update the fields of the master document.
C: The "Edit message" button displays the message as it will be sent or allows you to modify it in HTML codes.	D: It is the message that will appear in the E-mail Blast.

"Subscriptions to List" Tab


A: These are all the addresses registered to the distribution list chosen earlier. Fields "X", "Email" and "Duplicates" are always visible, the other fields have been checked in the distribution list.	B: The crossed out addresses are the ones that are excluded for this mailing. For more details concerning exclusions, see the "Exclusions" Tab" section.
C: The email addresses in yellow are the ones that are assigned to more than one client of the database.	D: The button allows you to open the file of the client selected at A.

"Exclusions" Tab


A: If this checkbox is checked, it is possible to enter the addresses to exclude from the mailing at B.	B: Enter the addresses to exclude from the mailing.
C: After entering the addresses to exclude from the mailing, click on the " Confirm edit" button to save the addition or the modification.

Testing the Mailing

It is recommended to perform a test mailing prior to sending the E-mail Blast, in order to test all the hyperlinks and to see a preview of the E-mail Blast upon receipt.

It is suggested to perform many test mailings with different addresses (e.g. Gmail, Yahoo, Hotmail, Outlook, etc.) before sending the E-mail Blast, in order to be sure of the different interpretations of inboxes.

To test the email, first go to the "Mailing management".

To do so, from ProDon's home page, click on the "Mailings" menu, then select " E-mail Blast - Mailings".

After clicking on " E-mail Blast - Mailings", this window opens.

A: Select the E-mail Blast to test.	B: After selecting the E-mail Blast to test, click on the button.

After clicking on the button, this window opens.

A: Enter the email address to which the e-mail must be sent. NOTE: The sender's address specified in the preparation of the distribution list is entered by default.	B: After entering the email address to which the test email must be sent, click on the " Confirm" button.

After clicking on the " Confirm"button, this window opens.

This window confirms that the test email has been sent successfully. To close the window, click on the " Ok" button.

Performing the Mailing

To send the email, go to the "Mailing management".

To do so, from ProDon's home page, click on the "Mailings" menu, then select " E-mail Blast - Mailings".

After clicking on " E-mail Blast - Mailings", this window opens.

A: Select the E-mail Blast you want to send.	B: After selecting the E-mail Blast to send, click on the button.

After clicking on the button, this window opens.

Avant d'effectuer l'envoi, il faut synchroniser les inscriptions à la liste de distribution. Pour ce faire, cliquer sur le bouton « Oui ». NOTE : En cliquant sur le bouton « Non », ProDon n'enverra pas le PubliCourriel et retournera dans la « Gestion des envois ».

Sending the E-mail Blast

Après avoir cliqué sur le bouton « Oui », la fenêtre suivante s'ouvre.

A : Pour envoyer le PubliCourriel maintenant, sélectionner cette option, puis suivre les points C et D.	B : Cette option permet de planifier l'envoi du PubliCourriel. Pour connaître la procédure, consulter cette section.
C : Cette case doit être cochée pour envoyer le PubliCourriel.	D : Après avoir sélectionné l'option A, puis coché la case en C, cliquer sur le bouton « Confirmer ».

Après avoir cliqué sur le bouton « Confirmer », la fenêtre suivante s'ouvre.

Cette fenêtre permet de confirmer le nombre de destinataires. Pour confirmer le nombre indiqué, cliquer sur le bouton « Oui ». NOTE : En cliquant sur le bouton « Non », ProDon n'enverra pas le PubliCourriel et retournera dans la « Gestion des envois ».

Après avoir cliqué sur le bouton « Oui », la fenêtre suivante s'ouvre.

Cette fenêtre confirme que le PubliCourriel a bien été envoyé. Pour fermer la fenêtre, cliquer sur le bouton « Ok » .

Après avoir cliqué sur le bouton « Ok », ProDon retourne dans la « Gestion des envois de courriel ».

A : Le statut de l'envoi est vert, ce qui signifie que l'envoi a été effectué avec succès.	B : Le bouton File:Bouton statistique d'envoi.png permet de consulter les statistiques de l'envoi. Pour connaître la procédure, consulter ce document.

Planning the Mailing of the E-mail Blast

NOTE : Lorsqu'un envoi PubliCourriel est planifié, l'information est immédiatement transmise au site du serveur d'envoi du PubliCourriel, ce qui fait que ProDon et l'ordinateur n'ont pas besoin d'être ouverts pour que le PubliCourriel s'envoie à la date et à l'heure planifiées.

Après avoir cliqué sur le bouton « Oui », la fenêtre suivante s'ouvre.

A : Cette option permet d'envoyer le PubliCourriel maintenant. Pour connaître la procédure, consulter cette section.	B : Pour planifier l'envoi du PubliCourriel plus tard, sélectionner cette option, puis suivre les points C et D.
C : Cette case doit être cochée pour envoyer le PubliCourriel.	D : Après avoir sélectionné l'option B, puis coché la case en C, cliquer sur le bouton « Confirmer ».

Après avoir cliqué sur le bouton « Confirmer », la fenêtre suivante s'ouvre.

Cette fenêtre permet de confirmer le nombre de destinataires. Pour confirmer le nombre indiqué, cliquer sur le bouton « Oui ». NOTE : En cliquant sur le bouton « Non », ProDon n'enverra pas le PubliCourriel et retournera dans la « Gestion des envois ».

Après avoir cliqué sur le bouton « Oui », la fenêtre suivante s'ouvre.

Cette fenêtre confirme que l'envoi du PubliCourriel a bien été planifié. Pour fermer la fenêtre, cliquer sur le bouton « Ok ».

Après avoir cliqué sur le bouton « Ok », ProDon retourne dans la « Gestion des envois de courriel ».

A : Le statut de l'envoi est jaune, ce qui signifie que l'envoi a bien été planifié.	B : Le bouton File:Bouton synchroniser l'envoi.png permet de synchroniser le statut et la date de l'envoi sélectionné. Pour connaître la procédure, consulter ce document.
NOTE : Le statut de l'envoi, en A, ne se mettra pas à jour automatiquement lorsque l'envoi aura été effectué. Il faut donc cliquer sur le bouton en B pour voir si l'envoi a bel et bien été effectué. Si le statut de l'envoi en A devient vert, c'est que le PubliCourriel a été envoyé.

Synchronising the Status and the Mailing Date

Le statut des envois planifiés ne se met pas à jour automatiquement, c'est pourquoi il faut les synchroniser afin de consulter les statistiques d'envoi.

Pour synchroniser le statut d'un envoi, se rendre d'abord dans la « Gestion des envois de courriel ».

Pour ce faire, à partir de la page principale de ProDon, cliquer sur le menu « Envois », puis choisir « File:Bouton PubliCourriel - Envois.png PubliCourriel - Envois ».

Après avoir cliqué sur « File:Bouton PubliCourriel - Envois.png PubliCourriel - Envois », la fenêtre suivante s'ouvre.

A : Sélectionner l'envoi à synchroniser.	B : Après avoir sélectionné l'envoi à synchroniser, cliquer sur le bouton File:Bouton synchroniser l'envoi.png.

Après avoir cliqué sur le bouton File:Bouton synchroniser l'envoi.png, le statut de l'envoi se synchronise.

A : Le statut de l'envoi est devenu vert, ce qui signifie que l'envoi a bien été effectué.	B : Une fois que le statut de l'envoi est vert, il est possible de consulter les statistiques d'envoi. Pour connaître la procédure, consulter ce document.
NOTE : Si le statut de l'envoi reste en jaune, c'est que le PubliCourriel n'est toujours pas envoyé.

Creating a Mailing from a Provisional Distribution List

Pour créer un envoi PubliCourriel à partir d'une liste provisoire, il faut avoir préalablement créé le document maître. Pour un envoi provisoire, la liste de distribution doit être créée au moment de l'envoi et ne pourra plus être utilisée à la suite de l'envoi.