ProDon:Processing Receipts To be Issued

CAUTION: This document is for ProDon 5. To view ProDon 4 document, click here.

Introduction

Following the transaction transfer, it is possible to issue receipts for each transaction. The issuance of receipts can be done for the entire transactions or for a part only.

Diagram

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Receipt Types

There are five different receipt types: The "Receipts to be issued", the "Annual receipts", the "Receipts with thank-yous", the "Annual receipts with thank-yous" and the "Receipts to be calculated".

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A: The "Receipts to be issued" tab contains the receipts for which the amount is known and that can be issued.

B: The "Annual receipts" tab contains the receipts for which the amount is the cumulative of a donor's donations and it is usually generated once a year. This option is used in three different contexts:  On an indivdual basis, for a client who wants to receive, only once a year, the receipts for all the transactions that he or she has made throughout the year. This option is activated in the client files. According to the donation occasion/activity, for all the transactions corresponding to a particular donation occasion/activity (For example, for a commitment activity in which the clients have to make several payments throughout the year, it is much easier to generate one receipt per client at the end of the year than one receipt per transaction.). This option is activated in the configuration of the activity. For a client who wishes to receive a particular receipt only at the end of the year. This option is activated in thetransaction logging.

C: The receipts that are in the "Receipts with thank-yous" tab are generated only once a year and contain a thank-you note. This thank-you note is chosen when configuring the donation occasion. For more information concerning the thank-you note, consult this procedure.

DD: The receipts that are in the "Annual receipts with thank-yous" tab are generated only once a year and contain a thank-you note. See letters B and C for more details on the "Annual receipts" and the "Receipts with thank-yous". NOTE: To be combined, the client's receipts have to contain the same thank-you note.

E: E: The "Receipts to be calculated" tab contains the receipts for which the amount is still unknown. For instance, if the price of an activity is established, but the advantage has not been calculated yet; it is impossible to know the amount to enter on the receipt. NNOTE: As soon as the amount allocated to the advantage is known, you must enter it in the activity of the donation occasion. When the donation occasion is modified, all the transactions related to this activity will be in one of the four other tabs. For more information concerning the activities with sale prices, click here.

F: The "Paper receipts" tab contains the format paper of the receipts to be issued .

G: The "Electronic Receipts" tab contains the receipts to be issued via mass mailing. The electronic receipts module must be active in ProDon to be able to view this tab.

Traitement des reçus à émettre

Cette opération consiste à émettre les reçus suite au report des transactions de don. Dans « Traitement des reçus à émettre », les transactions pour lesquelles il y a un reçu à émettre sont affichées dans la liste active.

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A: Se positionner sur l'onglet approprié au type de reçu à émettre et au besoin, rechercher ou filtrer les transactions pour que la liste active contienne seulement les reçus à générer. Par exemple, il est possible de générer tous les reçus d'une occasion spécifique.	B: S'il est nécessaire de produire des enveloppes ou étiquettes pour les reçus, il est important de le faire avant de générer les reçus puisqu'une fois les reçus générés, la liste active ne sera plus disponible.
C: Cliquer sur le bouton pour débuter la production des reçus. NOTE : Si les reçus Word sont utilisés, il est important de fermer Word avant de continuer.

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
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A: Permet de sélectionner l'imprimante avec laquelle les reçus seront imprimés.	B: Cette option permet de générer tous les reçus de la liste active, qui a été créée plus tôt.
C: Cette option permet de générer le reçu sélectionné seulement.	D: Cette option permet de générer un reçu par transaction. Par exemple, si un client a 2 engagements de 5,00 $ par mois et qu'il paie ces engagements avec un chèque de 10,00 $ par mois, il recevra 24 reçus de 5,00 $ durant l'année.
E: Cette option permet de générer un reçu par donateur. Par exemple, si un client a 2 engagements de 5,00 $ par mois et qu'il paie ces engagements avec un chèque de 10,00 $ par mois, il recevra 1 reçu de 120,00 $ durant l'année. NOTE : Certaines transactions ne peuvent pas être combinées sur un même reçu. Par exemple, les dons en biens ou les transactions ayant des avantages différents. Dans ces cas, ProDon génèrera plusieurs reçus.	F: Cette option permet de générer un reçu par référence de paiement. Par exemple, si un client a 2 engagements de 5,00 $ par mois et qu'il paie ces engagements avec un chèque de 10,00 $ par mois, il recevra 12 reçus de 10,00 $ durant l'année.
G: Permet d'afficher à l'écran les reçus avant de les imprimer. Cette option est fortement recommandée, puisqu'elle permet de vérifier les reçus avant de les imprimer. ATTENTION : Ne pas oublier d'imprimer les reçus lorsqu'ils auront été vérifiés à l'écran.	H: Permet d'imprimer directement les reçus. ATTENTION : Cette option ne permet pas de vérifier les reçus avant l'impression.
I: Permet de faire imprimer les reçus par une entreprise externe. Ce procédé est cependant très complexe, il est donc fortement conseillé de contacter Logilys avant de l'utiliser.	J: Permet de sélectionner le remerciement désiré.
K: Permet de forcer un remerciement qui sera utilisé pour tous les reçus à émettre de la liste.	L: Il s'agit du numéro du prochain reçu à émettre. NOTE : Ne pas modifier ce numéro, il se met à jour automatiquement lors de chaque émission de reçus.
M: Il s'agit de la date d'émission du reçu. NOTE : Par défaut, la date du jour s'inscrit automatiquement.	NOTE : Il existe deux formats de reçus : les reçus Word et les reçus standard. Pour les reçus Word, il n'est pas nécessaire de sauvegarder le résultat de la fusion, car il est possible de le générer à nouveau. Pour savoir comment configurer un reçu standard, cliquer ici. Pour savoir comment configurer un reçu Word, cliquer ici.

ATTENTION : Ne pas cliquer sur «  J'accepte » à la fenêtre suivante tant que les reçus ne sont pas imprimés sinon, ils disparaîtront de la liste active.

Lorsque toutes les options sont choisies, cliquer sur «  Générer les documents ».

Une fois que tous les reçus sont générés, la fenêtre « Confirmation » s'ouvre. Ne pas cliquer sur «  J'accepte» à la fenêtre tant que les reçus ne sont pas imprimés sinon, ils disparaîtront de la liste active.

Une fois que tous les reçus sont imprimés, vérifier s'ils sont tous là, puis une fois que tous les reçus sont vérifiés, répondre à la question suivante :

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Si tous les reçus sont imprimés correctement, cliquer sur «  J'accepte », les reçus imprimés disparaîtront alors de la liste active.
Si l'impression ne s'est pas bien effectuée (par exemple, par un manque d'encre), cliquer sur «  Je refuse », de cette façon, les reçus resteront dans la liste active et il sera possible de recommencer le processus d'impression.