ProDon:Validation and Transfer of a Transaction Batch

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Introduction

Once all the transactions of a batch are entered, you must perform the transaction transfer. To learn how to enter transactions, see this document. 

It is recommended to validate with a report, prior to transferring the transactions; in order to make sure there is no mistakes. To learn how to verify the batch before transferring it, click here.

Once the validation is made, the transaction transfer (deposit) can be made. To learn how to transfer transactions, click here.

Validation of the Transaction Batch

To validate a transaction batch before transferring it, go to the "Transaction management".

To make sure there are no mistakes in the transactions to transfer, generate a report of the transaction batch.
A: Go to the tab for which the transactions must be transferred.	B: Conduct a search or apply a filter in order to only display the elements to transfer in the current list.
C: Click on the button.	NOTE: Under the "Deposit" tab, there are transactions by cheque, in cash, but also donations in goods and services. When transferring transactions by cheque or in cash, make sure the transactions of the donations in goods and services are not in the current list, and vice-versa.

After clicking on the button, the following window opens.
A: Select the "1, Batch transactions..." report.	B: Click on the " Generate" button.

After clicking on the " Generate" button, the following window opens.
A: Select the "Untransferred transactions" option.	B: Click on the " OK" button.

After clicking on the " OK" button, the report opens.

A: Validate each transaction to make sure there are no mistakes before transferring them.

If there are mistakes in the transactions, correct them prior to transferring the transaction batch. 

To correct a transaction, return to the transaction management, and double-click on the transaction to correct.

Transaction Transfer

Une fois que les transactions sont vérifiées et qu'elles ne contiennent aucune erreur, reporter le lot de transactions.

A : Sélectionner l'onglet pour lequel des transactions doivent être reportées.	B : Effectuer une recherche ou un filtre afin d'afficher dans la liste courante seulement les éléments à reporter.
C : Cliquer sur le bouton File:Bouton Reporter Generer.png.	NOTE : Il est impossible de reporter toutes les transactions de tous les onglets de la « Gestion des transactions » en même temps. Il faut donc reporter les transactions de chaque onglet un à la fois.

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Inscrire la date du dépôt. Par défaut, la date du jour s'inscrit automatiquement.	B : Choisir le compte bancaire dans lequel le dépôt sera fait.
C : Si au moins une transaction en argent comptant fait partie du lot, il faut spécifier les espèces.	D : Cocher les rapports à générer. Voir la note plus bas pour plus de détails sur les rapports.
E : Choisir d'imprimer directement ou d'afficher à l'écran les rapports sélectionnés en D.	F : Pour reporter les transactions et générer les rapports, cliquer sur «  Lancer ».
NOTE : Le rapport « Transactions d'un lot » sert de rapport d'archivage. Le rapport « Liste des effets bancaires » peut servir de bordereau de dépôt. Le rapport « Sommaire par comptes de GL » est un rapport comptable.

Les transactions sont maintenant reportées, retirées de la liste courante de la gestion des transactions et transférées dans l'analyse et historique.

Après avoir reporté des transactions, ne pas oublier de générer les reçus et les documents reliés aux transactions reportées.

Pour plus de détails concernant le traitement des reçus à émettre, consulter ce document.

Pour plus de détails concernant le traitement des documents à émettre, consulter ce document.

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Document name: ProDon:Validation and Transfer of a Transaction Batch

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