ProDon:Commitment Management (Objective vs Automatic)

Commitment Management (Objective vs Automatic)

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Introduction

A commitment is an agreement taken with you and a client. In ProDon, the commitment refers to this agreement. The commitment notion generally implies several instalments on long term.

Un engagement est une entente prise par un client envers vous. L’engagement dans ProDon représente cette entente. La notion d’engagement implique généralement plusieurs versements sur une longue échéance.

The commitment will allow you to follow and view several notions, such as the commitment total objective, the sum of money given by the client until this day as well as the projections to come. L’engagement vous permettra de suivre et consulter plusieurs notions, notamment l’objectif total de l’engagement, les sommes versées par le client à ce jour ainsi que les prévisions à venir.

The commitment itself does not contain money, but il will be used to create the planned transactions according to the agreement. L’engagement lui-même ne contient pas d’argent, mais il servira à créer les transactions prévues selon l’entente.

Commitment Creation

Tous les engagements sont créés à partir d’une fiche client; généralement, de celui qui a pris l'entente ou encore du payeur prévu pour l’engagement.

Les engagements sont répartis en 2 types : objectif et automatique. Vous trouverez plus bas dans cette section les explications des différences entre ceux-ci

All commitments are created from a client file. Most of the time, you will create the commitment from the one with whom you have an agreement or from the one that will pay for the commitment.

Tous les engagements sont créés à partir d’une fiche client; généralement, de celui qui a pris l'entente ou encore du payeur prévu pour l’engagement.

The commitments are divided in 2 types: objective and automatic. For more details, please refer to the sections about the particularities of each types.

Les engagements sont répartis en 2 types : objectif et automatique. Pour plus de détails, référez-vous aux sections portant sur les particularités de chacun des types.

To create a commitment, select the "Commitment" tab of the client file them click on the add button . Pour créer un engagement, choisissez l’onglet « Engagement » de la fiche (A ) client puis cliquez sur le bouton ajouter (B ).

Presentation of common elements between the 2 commitment types (Main information and "Progression" tab) Présentation des éléments communs aux 2 types d'engagements (Information principale et onglet Progression)

A: Allows to select the commitment client. Permet de sélectionner le client de l'engagement	B: Allows to select the third party client if the option has been activated (See K ) Permet de sélectionner le client tiers si l'option à été activée (Voir K )
C: Allows to choose the commitment type that you will create. Permet de choisir le type d'engagement que vous créez	D: Allows to choose the beginning date and the ending date of the commitment. Permet de choisir la date de début et la date de fin de l'engagement
E : Allows to add internal notes about the commitment. Permet de pouvoir documenter des notes internes au sujet de l'engagement	F: Allows to document the origins that will be assign to the generated transactions by the commitment. Permet de documenter les provenances qui seront attribuées aux transactions générées par l'engagement.
G: Allows to document the canvasser of the generated transactions by the commitment. Permet de documenté le solliciteur aux transactions générées par l'engagement	H: It shows the commitment advancement/progression, including the next instalment date, targeted objective and the details of the created transaction by the commitment. This is also where you will be able to end the current commitment. La progression de l'engagement, dont la date du prochain versement, l'objectif ciblé et les détails des transactions créées par l'engagement. C'est aussi ici que vous pouvez terminer l'engagement en cours.
I: Folder where you can put all the documents linked to this transaction. Dossier où vous pouvez déposer tout documents relatif à la transaction.	J : Allows to tie up an already done transaction to the current commitment. Permet de rattacher une transaction déjà effectué à l'engagement en cours.
K: Allows to activate/deactivate the add third party client option to the transaction. Permet d'activer/désactiver l'option d'ajouter un client tiers à la transaction.	L: Allows to do a Mass Mailing of commitment type. Permet de faire un publipostage de type engagement.
M: Allows to access to the client or to the canvasser file tied ti the commitment. Permet d’accéder au dossier du client ou du solliciteur attaché à l'engagement.

Frequency/Instalment Tab Onglet Fréquence/Versement

It is here that you can set the frequency and the instalment amount of the commitment.

C'est ici que vous pouvez programmer les fréquences et les montants de versement de l'engagement.

A: Allows to set the frequency and the instalment amount of the commitment. Permet de régler la fréquence et le montant des versements de l'engagement	B: Allows to choose the payment method used to pay the gerenated transaction by the commitment. Permet de choisir le mode de paiement utilisé pour payer les transactions générées par l'engagement.

Caracteristic tab Onglet Caractéristiques

Allows to add, delete and edit the characteristics that you want to assign to the commitment.

Permet d'ajouter, supprimer et modifier les caractéristiques que vous voulez attribuer

A: Button allowing to add, edit or delete the commitment characteristics assign to it. Bouton permettant d'ajouter, modifier ou supprimer les caractéristiques d'engagement affectées à celui-ci.	B: Here is the assigned commitment characteristics as well as their details. Ici sont les caractéristiques d'engagement affectées ainsi que leur détails

Transaction Charasteristics tab //Onglet Caractéristique de transactions

A: Button to add/edit/delete the tasks linked to the commitment as well as change their processing status. Boutons pour ajouté/modifier/supprimer les tâches relier à l'engagement, ainsi que de changer leur statut de traitement.	B: Details of the tasks assigned to the commitment Détails des tâches assignées à l'engagement

Difference between commitment by objective vs automatic // Différence entre engagement par objectif vs automatique

Commitment by objective // Engagement par objectif

The transactions linked to commitments by objective are created when receiving a payment. This notion Les transactions liées à des engagements de type objectif sont créées lors de la réception du paiement. Cette notion s’applique aux engagements nécessitant une action telle que le traitement d’un chèque.

Automatic commitment // Engagement automatique

The transactions linked to automatic commitments will be massively created to a frequency that you can choose. This notion will apply to commitments which does not need any action to trigger the instalment, for example the instalments on the client's payroll or pre-authorized bank transfer.

Les transactions liées à des engagements de type automatique seront créées en masse à une fréquence de votre choix. Cette notion s’appliquera aux engagements qui ne nécessitent aucune action lors du versement, par exemple les prélèvements sur la paie ou les virements bancaires pré-autorisés.

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