ProDon:Thank-you email configuration

Thank-you email configuration

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Introduction

The eReceipt Module allows the receipt to be massively sent by email. Le module de Reçus électroniques permet d’envoyer les reçus massivement par courriel.

The email sent with the receipt may be used as a thank-you, same as the thank-you letters (Master documents) and the integrated thank-you. Le courriel envoyé avec le reçu peut être utilisé comme remerciement, au même titre que les lettres de remerciements (documents maîtres) et les remerciements intégrés.

It is even possible to customize the thank-you depending on the occasion or the activity for which the receipt has been sent. Il est également possible de personnaliser le remerciement en fonction de l’occasion ou l’activité pour laquelle le reçu est envoyé.

The current document explains how to configure the thank-you email and how to link it to the right occasion. Le document présent explique comment configurer le courriel de remerciement et l'associer à la bonne occasion.

Email configuration for the eReceipt Configuration du courriel pour les reçus électroniques

First, the user must configure the thank-you email for the eReceipt. Tout d'abord, l'utilisateur doit configurer le courriel de remerciement pour les reçus électroniques.

Cette configuration s'effectue en 3 étapes :
- Configuration du document maître
- Configuration du remerciement
- Association du remerciement à la bonne occasion

This configuration is done in 3 steps: - Master document configuration
- Thank-you configuration
- Link the thank-you to the right occasion

Master document configuration Configuration du document maître

The Master Document is the email that the clients will receive. To create the Master Document, go to the "Master Documents Management" and click on the File:Add button.png.

Le document maître est le courriel que les clients recevront. Pour créer le document maître, aller dans la « Gestion des documents maîtres » et cliquer sur le Fichier:Bouton_+.png.

Fichier:ProDon5_Configuration du courriel de remerciement_001.png
A : The "Description" box allows the user to name the document (example: general thank-you, golf thank-you, etc.) La case « Description » permet de nommer le document (exemple : remerciement général, remerciement golf, etc.)	B : Select the "Thank-you for eReceipts" type. Choisir le type « Remerciement pour les reçus électroniques ».
C : Check the desired merge fields. By choosing the "Thank-you for eReceipts" document type in B, the merge field "Receipts_Email_Trx_Summary" becomes available. It will display the amount of the receipt that will be sent by email. To learn how to use the merge fields, please read the "Merge fields" section of the "Master Document Management" document. Cocher les champs de fusion désirés. En choisissant le type de document « Remerciement pour les reçus électroniques » en B, le champ de fusion « Recus_Courriel_Sommaire_Trx » devient disponible. Il affichera le montant du reçu envoyé par courriel. Pour savoir comment utiliser les champs de fusion, consulter la section « champs de fusions » du document « Gestion des documents maîtres ».	D : Click on the File:Open Editor Button.png button to open the master document in Word for the purpose of writing what it will contain. Cliquer sur le bouton Fichier:Bouton_Ouvrir_Editeur.png pour ouvrir le document maître dans Word afin d'en composer le contenu.

After clicking on the File:Open Editor Button.png, this window will open. Après avoir cliqué sur Fichier:Bouton Ouvrir Editeur.png, la fenêtre suivante s'ouvre.

Fichier:ProDon5_Configuration du courriel de remerciement_002.png

Given that emails for receipts are sent from an email mass mailing tool, the master documents created for this purpose must respect some page setting rules. To know the page setting rules to respect, please read the "Formatting rules" section of the "Preparing the Master Document" document. Étant donné que les courriels pour les reçus sont envoyés à partir d'un outil d'envois massifs de courriels, les documents maîtres conçus à cet effet doivent respecter certaines règles de mise en page. Pour connaître les règles de mise en page à respecter, consulter la section « Règles de mise en page » du document « Préparation du document maître ». Furthermore, the Master Documents need the use of "tags". To learn how to use the tags, please read the "Tags" section of the "Preparing the Master Document" document. In the context of the eReceipts, the user will have to insert the [RECEIPT] tag in their Master Document as Hyperlink to let the clients access their receipt. De plus, les documents maîtres requièrent l'utilisation de « balises ». Pour apprendre comment utiliser les balises, consulter la section « Balises » du document « Préparation du document maître ». Dans le contexte des reçus électroniques, l'utilisateur devra nécessairement insérer la balise « [RECUS] » dans son document maître comme lien hypertexte afin que les clients puissent accéder à leur reçu. Rappel : Pour enregistrer le document maître, toujours utiliser la fonction « enregistrer » et non « enregistrer sous... » de Word afin de ne pas briser le lien entre ProDon et le document maître. Reminder : To save the Master Document, always use the Word' "Save" function and not the "Save as..." for the purpose of keeping the link between ProDon and the Master Document.

Configuration du remerciement pour les reçus

Après avoir créé le document maître, celui-ci doit être relié à un remerciement pour reçu. Pour ce faire, dans le menu « Configuration » du menu principal de ProDon, sélectionner « Remerciements pour reçus ». À partir de cette fenêtre, appuyer sur bouton Fichier:Bouton_+.png pour créer un remerciement pour reçus.

Après avoir ajouté un remerciement, la fenêtre suivante s'ouvre.
Fichier:ProDon5_Configuration du courriel de remerciement_003.png
A : Dans la case « Lettre de remerciement par courriel », sélectionner le document maître créé précédemment en cliquant sur le bouton Fichier:Bouton....png.	B : La case « Type de reçus papier » permet de choisir si les reçus papier envoyés ont un remerciement ou non. Pour plus d'informations sur les reçus avec remerciement intégrés, consulter la section sur les reçus avec remerciement intégrés.
C : La section « Remerciement » permet de rédiger le remerciement qui sera utilisé sur le reçu papier si l'option « Avec remerciement » est sélectionnée en B.

Association du remerciement à la bonne occasion

Ensuite, il est important d'associer le remerciement à la bonne occasion afin de déterminer quel remerciement doit être utilisé pour chaque occasion. Pour ce faire, aller dans la « Gestion des occasions » et ouvrir l'occasion qui doit être liée au remerciement.

Fichier:ProDon5_Configuration du courriel de remerciement_004.png

Dans la fenêtre de modification de l'occasion de don, aller dans l'onglet « Remerciement » et dans le champ « Remerciement par défaut », sélectionner le remerciement pour reçus qui vient d'être créé.

Vérification des documents maîtres cochés dans l'occasion

Si des documents maîtres sont cochés dans l'occasion, il est possible que certains documents ne doivent pas être générés lorsqu'un reçu électronique est généré. Une option dans les documents maîtres de type « Transaction de don » permet d'éviter la génération du document lorsqu'un reçu électronique est envoyé au client. Cette option est la case « Ne pas générer pour les reçus envoyés par courriel ».

Fichier:ProDon5_Configuration du courriel de remerciement_005.png

En cochant cette case, si ce document doit être envoyé avec des reçus, il ne sera envoyé qu'avec les reçus papier.

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