ProDon:Validation and Transfer of a Transaction Batch

Validation and Transfer of a Transaction Batch

Printable version

---

CAUTION: This document is for VERSION 5 of ProDon. To get to the version 4, click here.

Caution: This document is currently being revised, it is possible that some parts are missing or outdated.

Introduction

Once all transactions of a batch are entered, you must do a transfer of transactions. To know how enter transactions, click here.

Before transferring transactions, we recommend you to verify with the help of a report, to assure you there is no error. To know how to verify the batch before transferring it, click here

Once the verification done, you can do the transaction transfer (deposit). To know how to transfer transactions, click here.

Une fois que toutes les transactions d'un lot sont saisies, il faut effectuer le report des transactions. Pour savoir comment saisir des transactions, consulter ce document.

Avant de reporter les transactions, il est préférable de les vérifier à l'aide d'un rapport, afin de s'assurer qu'il n'y a aucune erreur. Pour savoir comment vérifier le lot avant de le reporter, cliquer ici.

Une fois la vérification effectuée, le report des transactions (dépôt) peut être effectué. Pour savoir comment reporter les transactions, cliquer ici.

Vérification du lot de transactions

Pour vérifier un lot de transactions avant de le reporter, se rendre dans la « Gestion des transactions ».

Afin de s'assurer qu'il n'y a aucune erreur dans les transactions à reporter, générer le rapport du lot de transactions.
thumb|870x870px
A : Se rendre dans l'onglet pour lequel des transactions doivent être reportées.	B : Effectuer une recherche ou un filtre afin d'afficher dans la liste courante seulement les éléments à reporter.
C : Cliquer sur le bouton .	NOTE : Dans l'onglet « Dépôt », il y a des transactions par chèque et argent comptant, mais aussi les dons en bien et services. Lors du report des transactions par chèque ou argent comptant, s'assurer que les transactions de dons en biens et services ne sont pas dans la liste courante, et vice-versa.

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
thumb|665x665px
A : Choisir le rapport « 1. Transactions d'un lot... ».	B : Cliquer sur le bouton «  Générer ».

Après avoir cliqué sur le bouton «  Générer », la fenêtre suivante s'ouvre.
thumb|603x603px
A : Sélectionner l'option « Transactions non reportées ».	B : Cliquer sur le bouton «  OK ».

Après avoir cliqué sur le bouton «  OK », le rapport s'ouvre.

thumb|900x900px

A : Vérifier chaque transaction afin de s'assurer qu'il n'y a aucune erreur avant de les reporter.

S'il y a une ou des erreurs dans les transactions, les corriger avant de reporter le lot de transactions.

Pour corriger une transaction, retourner dans la gestion des transactions, puis double-cliquer sur la transaction à corriger.

Report des transactions

Une fois que les transactions sont vérifiées et qu'elles ne contiennent aucune erreur, reporter le lot de transactions.

thumb|835x835px
A : Sélectionner l'onglet pour lequel des transactions doivent être reportées.	B : Effectuer une recherche ou un filtre afin d'afficher dans la liste courante seulement les éléments à reporter.
C : Cliquer sur le bouton File:Bouton Reporter Generer.png.	NOTE : Il est impossible de reporter toutes les transactions de tous les onglets de la « Gestion des transactions » en même temps. Il faut donc reporter les transactions de chaque onglet un à la fois.

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.
thumb|521x521px
A : Inscrire la date du dépôt. Par défaut, la date du jour s'inscrit automatiquement.	B : Choisir le compte bancaire dans lequel le dépôt sera fait.
C : Si au moins une transaction en argent comptant fait partie du lot, il faut spécifier les espèces.	D : Cocher les rapports à générer. Voir la note plus bas pour plus de détails sur les rapports.
E : Choisir d'imprimer directement ou d'afficher à l'écran les rapports sélectionnés en D.	F : Pour reporter les transactions et générer les rapports, cliquer sur «  Lancer ».
NOTE : Le rapport « Transactions d'un lot » sert de rapport d'archivage. Le rapport « Liste des effets bancaires » peut servir de bordereau de dépôt. Le rapport « Sommaire par comptes de GL » est un rapport comptable.

Les transactions sont maintenant reportées, retirées de la liste courante de la gestion des transactions et transférées dans l'analyse et historique.

Après avoir reporté des transactions, ne pas oublier de générer les reçus et les documents reliés aux transactions reportées.

Pour plus de détails concernant le traitement des reçus à émettre, consulter ce document.

Pour plus de détails concernant le traitement des documents à émettre, consulter ce document.

Introduction 

Once all the transactions of a batch are entered, you must perform the transaction transfer. To learn how to enter transactions, see this document. 

It is recommended to validate with a report, prior to transferring the transactions; in order to make sure there are no mistakes. To learn how to validate the batch before transferring it, click here.
Once the validation is made, the transaction transfer (deposit) can be made. To learn how to transfer transactions, click here.

Validation of the Transaction Batch

To validate a transaction batch before transferring it, go to the "Transaction management".

To make sure there are no mistakes in the transactions to transfer, generate a report of the transaction batch.
A: Go to the tab for which the transactions must be transferred.	B: Conduct a search or apply a filter in order to only display the elements to transfer in the current list.
C: Click on the button.	NOTE: Under the "Deposit" tab, there are transactions by cheque, in cash, but also donations in goods and services. When transferring transactions by cheque or in cash, make sure the transactions of the donations in goods and services are not in the current list, or vice-versa.

After clicking on the button, the following window opens.
A: Select the "1, Batch transactions..." report.	B: Click on the " Generate" button.

After clicking on the " Generate" button, the following window opens.
A: Select the "Untransferred transactions" option.	B: Click on the " OK" button.

After clicking on the " OK" button, the report opens.

A: Validate each transaction to make sure there are no mistakes before transferring them.

If there are mistakes in the transactions, correct them prior to transferring the transaction batch. 

To correct a transaction, return to the transaction management, and double-click on the transaction to correct.

Transaction Transfer

Once the transactions have been validated and do not contain any mistakes, transfer the transaction batch.

A: Select the tab for which the transactions must be transferred.	B: Conduct a search or apply a filter in order to display only the elements to transfer in the current list.
C: Click on the button.	NOTE: It is not possibe to transfer all the transactions of all the tabs of the "Transaction management" at the same time. You must therefore transfer the transactions of each tab one at a time.

After clicking on the button, the following window opens.
A: Enter the deposit date. The current date is automatically entered by default.	B: Select the bank account in which the deposit will be made.
C: If at least one transaction in cash is part of the batch, you must specify its banking instruments.	D: Check the reports to generate. See the note at the bottom of this table, for more details on the reports.
E: Choose whether to print directly or to show onscreen the reports selected at D.	F: To transfer the transactions and generate the reports, click on " Start".
NOTE: The "Batch Transactions" report is used as archiving report. The "Banking Instruments" report may be used as deposit slip.  The "Summary by GL Accounts" report is an accounting report.

The transactions have now been transferred, removed from the current list of transaction management and sent to 'Analysis & History'.

After transferring transactions, do not forget to generate the receipts and documents related to the transferred transactions.

For more details concerning the processing of receipts to be issued, see this document.

For more details concerning the processing of documents to be issued, see this document.

---

Document name: ProDon:Validation and Transfer of a Transaction Batch
Version : 4.7.3.4

Printable version