ProDon:Transaction Logging (version 4)

Introduction

ProDon allows you to enter transactions of revenues associated with activities that have previously been defined in the "Donation Occasion Management". 

Once the transactions are entered, you must transfer them, in order to be able to generate documents such as thank-you letters and receipts. 

To learn how to transfer a transaction batch, see this document. 

CAUTION: To enter transactions with instant payment methods (credit card or bank transfer), the Electronic Transactions Module must be active in ProDon.

For more details on this module or to learn how to enter transactions with Optimal, click here.

Transaction Management

The transaction logging is done in the "Transaction Management". 

To go to the "Transaction Management", click on the "Transactions" menu, then select " Transactions".

The Transaction Management allows you to enter and transfer the transactions in ProDon. To add a new transaction, click on the button at H. To learn how to transfer transactions, see this document.
A: Allows you to move from one transaction to the other in the grid at S.	B: Allows you to generate transactions for the donation commitments. The Commitment Module must be active in ProDon for this button to become available.
C: Allows you to import transactions from an Excel file. The transaction Importation Module must be active in ProDon for this button to become available.	D: Allows you to add a new transaction.
E: Allows you to modify the transaction selected at S. To modify a transaction, select the transaction to modify, then click on the button.	F: Allows you to delete a transaction at S. To delete a transaction, select the transaction to delete, then click on the button.
G : Allows you to cancel the transaction selected at S. To cancel a transaction, select the transaction to cancel, then click on the button. For more information about transaction cancellation, click here.	H: Allows you to open the folder of the transaction in order to insert documents (pdf, jpg, etc) related to the transaction.
I: Allows you to open the file of the client of the transaction.	J: Allows you to transfer transactions. For more information on transaction transfer, click here.
K: The "Deposit" tab contains the transactions received in cheque or cash, as well as the transactions in goods and services (in-kind).	L: The "Beneficiary" tab contains the issued transactions, either in bursaries, loans, etc. The Beneficiary Module must be active in ProDon for this tab to be visible.
M: The "Electronic" tab contains the transactions paid by the IBAN payment method (France). The Electronic Transaction Module must be active in ProDon for this tab to be visible.	N: The "Instant" tab contains the transactions processed by Optimal. The Electronic Transaction Module must be active in ProDon for this tab to be visible.
O: The "To be received" tab contains the transactions awaiting for a payment, either in donation promises, in ticket sale promises, etc.	P: The "To pay" tab contains the transactions awaiting to be paid, such as bursaries for which the file is being evaluated. The Beneficiary Module must be active in ProDon for this tab to be visible.
Q: The "Expenditures" tab contains the expenditure transactions made for activities such as a catering service, venue rental, food purchasing, etc. For more information on expenditure transactions, click here.	R: Allows you to see the transactions that all the users have entered. If this option is unchecked, only the transactions entered by the current user are displayed.

Adding a Transaction

In the "Transaction Management", click on the button to add a new transaction.

Selecting a Client for the Addition of a Transaction

After clicking on the button, this window opens, in order to select the client who made the transaction.

First check, using the search bar at A, if the client already exists in ProDon. If he or she already exists, select him or her at B, then click on the " Add a transaction for this client" button at C. If he or she does not exist in the database, click on the " Add client" button at D, in order to create a new client file for him or her. After confirming the addition of the new client file, the transaction logging window opens. To view the file of the client selected at B, click on the " Edit this client" button at E.

Transaction Logging

NOTE: If the client has commitments in progress or pending transactions, see this section. 

After adding a new client, clicking on the "Add a transaction for this client" button or selecting a pending transaction or a commitment, this window opens.
CAUTION: The fields of this window vary according to the type of transaction (standard or with a sale price), depending whether a third-party donor is assigned to the transaction and also depending on the payment method (cash, cheque, in goods and services donation, etc) used. Moreover, once the transaction is confirmed, depending on the payment method used, the transaction will be in different tabs of the transaction management.
A: Allows you to assign a third-party client to the transaction.	B: Allows you to print the receipt of the transaction in progress. In order for this button to be available, the transaction must have previously been saved.
C: Allows you to open teh client file of the transaction.	D : Permet d'affecter la transaction à un engagement du client (le module d'engagements doit être activé pour que ce bouton soit disponible).
E : Permet d'indiquer la date à laquelle la transaction a été effectuée. Attention, cette date détermine l'année d'imposition du reçu fiscal.	F : Permet d'indiquer que la transaction doit rester anonyme.
G : Permet de sélectionner l'occasion et l'activité pour lesquels la transaction a été effectuée.	H : Permet de sélectionner le groupe de grand livre, le compte de grand livre ou le projet comptable à affecter à la transaction.
I : Permet d'ajouter un client lié à la transaction. Pour lier des clients dans une transaction, il faut d'abord activer les clients liés dans l'occasion.	J : Ce champ permet d'indiquer la quantité ou le montant de la transaction (dépend de la configuration de l'activité sélectionnée en G).
K : Permet de sélectionner le mode de paiement utilisé par le donateur. En fonction du mode de paiement sélectionné (ex. chèque, biens et services, etc.), certains champs peuvent s'ajouter.	L : Pour qu'un reçu soit généré, sélectionner l'option à émettre, sinon sélectionner aucun. Si le statut du reçu est à calculer, c'est parce que la valeur de l'avantage n'a pas été spécifié dans la configuration de l'activité sélectionnée en G. Le montant du reçu qui sera généré est indiqué à droite du champ « Reçu ».
M : Pour que le reçu soit généré seulement à la fin de l'année, cocher la case « Reçu annuel ».	N : Permet de sélectionner le remerciement pour un reçu avec remerciement intégré.
O : Permet de sélectionner les documents à émettre lors du report de la transaction.	P : Permet d'ajouter des notes relatives à la transaction.
Q : Permet de sélectionner un solliciteur pour cette transaction.	R : Cet onglet permet d'identifier les participants pour la transaction.
S : Permet d'ajouter les caractéristiques qui s'appliquent à cette transaction.	T : En cliquant sur le bouton «  Confirmer », la transaction se retrouvera dans un des onglets de la gestion des transactions.
U : En cliquant sur le bouton «  OK + Autre transaction », la transaction se retrouvera dans un des onglets de la gestion des transactions et une autre fiche d'ajout de transaction au nom du client pour lequel la transaction vient d'être ajoutée s'ouvrira.	NOTE : Il est possible d'activer des valeurs par défaut dans la fenêtre de saisie de transaction, afin que ces informations soient toujours documentées automatiquement lors de l'ajout d'une nouvelle transaction.

Après avoir cliqué sur «  Confirmer l'ajout » ou sur «  OK + Autre transaction », il est possible que la fenêtre suivante s'ouvre. Ceci signifie qu'une information obligatoire n'a pas été saisie.

Cliquer sur «  Ok », puis ProDon retournera dans la fenêtre « Ajout d'une transaction ». Rechercher alors la ou les cases dont le libellé est de couleur bleue, ce qui signifie que l'information est obligatoire. Entrer l'information manquante et en cliquant à nouveau sur les cases «  Confirmer l'ajout » ou sur «  OK + Autre transaction », la transaction s'enregistrera correctement.

Different Types of Transactions:

• Transaction standard
  
• Transaction avec un prix de vente
  
• Transaction avec un client tiers
  
• Paiement par chèque
  
• Paiement nature
  

Standard Transaction

Une transaction standard est une transaction effectuée pour une activité pour laquelle aucun prix de vente n'a été défini à l'avance.

Ce type de transaction est utilisé principalement pour des dons simples en argent.

A : Le montant de la transaction doit être inscrit ici.	B : Le montant du reçu est le même que celui de la transaction.

Transaction with a Sale Price

Une transaction avec un prix de vente est une transaction effectuée pour une activité pour laquelle un prix de vente avait été défini à l'avance.

Ce type de transaction est utilisé par exemple pour la vente de billets lors d'une activité bénéfice.

A : Au lieu d'inscrire un montant pour la transaction, il faut inscrire le nombre de billets vendus. Le montant de chaque billet est inscrit au milieu (500,00 $) et le montant total de la transaction est inscrit à droite (1000,00 $). Le montant du billet a été déterminé lors de la création de l'activité.	B : Le montant du reçu est différent de celui de la transaction. Dans une transaction avec un prix de vente, la personne qui achète le billet bénéficie d'un avantage, par exemple, une partie de golf ou un souper, alors le montant du reçu est calculé automatiquement selon le montant de l'avantage inscrit lors de la création de l'activité.
NOTE : Pour plus de détails concernant la gestion des occasions et des activités, cliquer ici.

Transaction with a Third-party Client

A : Ce client est le donateur.	B : Ce client est le donateur tiers.
NOTE : Pour savoir ce qu'est un client tiers, consulter la procédure « Différents clients d'une transaction ».

Transaction Paid by Cheque

A : Lorsque le mode de paiement « Chèque » est choisi, le champ « Réf. » s'insère. Ce champ permet d'inscrire le numéro du chèque.

Une fois qu'une transaction payée par chèque est enregistrée, elle se retrouve dans l'onglet « Dépôt » de la « Gestion des transactions ».

Transaction in Goods and Services (In-kind)

A : Le montant de la transaction est la valeur des biens indiqués en B.	B : Le champ « Biens » permet d'indiquer les objets qui ont été donnés.
C : Le champ « Évaluateur(s) » permet d'inscrire le nom de la compagnie ou de la personne qui a évalué les biens indiqués en B.	D : Le montant du reçu est habituellement le même que la valeur de l'objet indiquée en A.

Une fois qu'une transaction de don de biens est enregistrée, elle se retrouve dans l'onglet « Dépôt » de la « Gestion des transactions ».

If the Client has a Commitment in Progress or a Pending Payment

NOTE : Si le client n'a pas d'engagements en cours ou de transactions en attente, voir cette section.

A : Si le client sélectionné a une transaction en attente, le bouton « File:Bouton transaction en attente.png Transaction(s) en attente » sera disponible. En cliquant sur ce bouton, les transactions en attente du client s'afficheront.	B : Si le client sélectionné a un engagement en cours, le bouton «  Engagement(s) en cours » sera disponible. En cliquant sur ce bouton, les engagements en cours du client s'afficheront. NOTE : Le « Module engagement » doit être activé dans la base de données pour que les clients puissent avoir des engagements en cours.
C : Pour affecter une transaction à un engagement en cours ou à une transaction en attente du client sélectionné, ou pour ajouter une transaction reliée à aucun engagement en cours ou à aucune transaction en attente du client sélectionné, cliquer sur le bouton «  Ajouter une transaction pour ce client ».

Après avoir cliqué sur le bouton «  Ajouter une transaction pour ce client », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Pour affecter la transaction à un engagement en cours, cliquer sur le bouton « Engagement(s) ». Après avoir cliqué sur ce bouton, cette fenêtre s'ouvre.	B : Pour affecter la transaction à une transaction en attente, cliquer sur le bouton « Transactions ». Après avoir cliqué sur ce bouton, cette fenêtre­ s'ouvre.
C : Pour créer une nouvelle transaction sans l'affecter aux engagements en cours ni aux transactions en attente du client, cliquer sur le bouton « Nouvelle transaction ». Après avoir cliqué sur ce bouton, cette fenêtre s'ouvre.	D : Pour retourner à l'écran de sélection du client, cliquer sur le bouton « Annuler ».
NOTE : Si, par exemple, le client a seulement un ou des engagements en cours et pas de transaction en attente, le bouton « Transactions » ne sera pas visible. Si, au contraire, le client a seulement une ou des transactions en attente et pas d'engagement en cours, le bouton « Engagements » ne sera pas visible.

Commitment(s) in Progress

Après avoir cliqué sur le bouton « Engagement(s) », la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Si le client a plusieurs engagements en cours, sélectionner l'engagement auquel la transaction doit être affectée.	B : Après avoir sélectionné le bon engagement, cliquer sur le bouton «  Confirmer ». Après avoir cliqué sur ce bouton, cette fenêtre s'ouvre afin de compléter la saisie de la transaction.

Pending Transaction(s) 

Après avoir cliqué sur le bouton « Transactions », la fenêtre suivante s'ouvre.

Pour affecter le paiement reçu pour une transaction en attente, sélectionner la bonne transaction en A, sélectionner l'option « La transaction sélectionnée » en B, puis cliquer sur le bouton « Confirmer » en D. Pour créer une nouvelle transaction sans l'affecter à une transaction en attente, sélectionner l'option « Nouvelle transaction » en B, puis cliquer sur le bouton « Confirmer » en C. Pour supprimer une transaction en attente, la sélectionner en A, puis cliquer sur «  Supprimer », en E. Pour retourner à la fenêtre de sélection du client, cliquer sur «  Annuler », en F.

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Document name: ProDon:Transaction Logging (version 4)

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