Difference between revisions of "ProDon:Sending the E-mail Blast"

Revision as of 17:05, 5 January 2015

Introduction

The E-mail Blast module allows you to perform massive emailing and compile statistics for each mailing made (number of emails sent, opened, rejected, etc.), in order to evaluate the efficiency of the mailings. A reject management is also integrated to avoid problems with spam. To learn how to view the mailing statistics, see this document.

Moreover, Internet users can subscribe to distribution lists to receive the information emails that are of interest to them, from the organization's website. Following their subscription, they receive an automatic confirmation email, prepared for this purpose.

Sending an E-mail can be explained in three steps: You must first prepare the master document, then prepare the distribution list and send the E-mail Blast.

The following document talks about the E-mail Blast. You must first prepare the master document and the distribution list prior to sending the E-mail Blast.

To learn how to prepare the master document, see this document. To learn how to prepare the distribution list, see this document.

It is possible to send an E-mail Blast in two different ways in ProDon :

Creating a Mailing from a Permanent Distribution List

To create an E-mail Blast from a permanent list, you must first create the master document and the distribution list.

Go to the "E-mail Blast management".

To do so, from ProDon's home page, click on the "Mailings" menu, then select "E-mail Blast - Mailings".

After clicking on "E-mail Blast - Mailings", this window opens.

A: The "Active" tab contains all the active mailings that have already been made or planned.	B: The "Archived" tab contains all the inactive mailings that have been made.
C: The "All" tab contains all the mailings that have been made or planned, whether they are active or inactive.	D: The button allows you to create a new mailing to add to the list at G. After clicking on the button, this window opens.
E : Le bouton File:Bouton Modifier.png permet de modifier un envoi de la liste en G. Pour ce faire, sélectionner l'envoi à modifier en G, puis cliquer sur le bouton File:Bouton Modifier.png. Après avoir cliqué sur le bouton File:Bouton Modifier.png, cette fenêtre s'ouvre.	F : Le bouton permet de supprimer un envoi de la liste en G. Pour ce faire, sélectionner l'envoi à supprimer en G, puis cliquer sur le bouton .
G : Il s'agit de la liste des envois actifs qui ont déjà été effectués ou qui sont planifiés.

Configuring the Mailing

Après avoir cliqué sur le bouton ou sur le bouton File:Bouton Modifier.png, la fenêtre suivante s'ouvre.

A : Le bouton File:Petit Bouton Dupliquer.png permet de dupliquer un envoi déjà existant dans ProDon.	B : Le bouton File:Bouton Archiver envoi.png permet d'archiver un envoi. Après avoir cliqué sur ce bouton, l'envoi se retrouve dans l'onglet « Archivés » de la « Gestion des envois de courriels ».
C : Nommer l'envoi. NOTE : Ce nom demeure à l'interne, il n'apparaît pas dans l'envoi.	D : Choisir la liste de distribution pour laquelle le PubliCourriel doit être envoyé.
E : Inscrire le nom de l'expéditeur et l'adresse courriel de retour. NOTE : Cette information s'inscrit automatiquement lorsque la liste d'envoi est sélectionnée, en C.	F : Inscrire l'objet du PubliCourriel.
G : Si cette option est cochée, les statistiques de clics sur les liens hypertextes du courriel seront compilées pour cet envoi.	H : Si cette option est cochée, les statistiques d'ouverture des courriels seront compilées pour cet envoi.
I : Si cette option est cochée, un lien de désinscription s'insèrera dans le PubliCourriel. NOTE : Il est déconseillé d'utiliser cette option, il est préférable d'utiliser un lien plus précis. Pour plus de détails concernant le lien de désinscription, consulter la section « Règles de mise en page » du document « Préparation du document maître ».	J : L'onglet « Message » permet de choisir quel document maître sera envoyé dans le PubliCourriel.
K : L'onglet « Inscriptions de la liste » permet de consulter la liste des clients inscrits à la liste.	L : L'onglet « Exclusions » permet d'exclure certains clients de l'envoi en cours seulement. Ces clients feront encore partie de la liste de distribution.

"Message" Tab


A : Le bouton File:Bouton importer fichier html.png permet de choisir le document maître à envoyer.	B : Le bouton File:Bouton actualiser.png permet de mettre à jour les champs du document maître.
C : Le bouton « Modifier le message » permet d'afficher le message tel qu'il sera envoyé ou de le modifier en codes HTML.	D : Il s'agit du message qui apparaîtra dans le PubliCourriel.

"Subscription to List" Tab


A : Il s'agit de toutes les adresses inscrites à la liste de distribution choisie plus tôt. Les champs « X », « Email » et « Doublons » sont toujours visibles, les autres champs sont les champs de fusion qui ont été cochés dans la liste de distribution.	B : Les adresses barrées sont celles qui ont été exclues pour cet envoi. Pour plus de détails concernant les exclusions, voir la section « Onglet « Exclusions » ».
C : Les adresses courriel en jaune sont celles qui sont attribuées à plus d'un client de la base de données.	D : Le bouton permet d'ouvrir la fiche du client sélectionné en A.

"Exclusions" Tab


A : Si cette case est cochée, il sera possible d'inscrire des adresses à exclure de l'envoi en B.	B : Inscrire les adresses à exclure de l'envoi.
C : Après avoir indiqué les adresses à exclure de l'envoi, cliquer sur le bouton « Confirmer la modification » afin d'enregistrer l'ajout ou la modification.

Testing the Mailing

Avant d'envoyer le PubliCourriel, il est préférable d'effectuer un envoi test, afin de tester tous les liens hypertextes et de voir l'aperçu du PubliCourriel à la réception.

Il est suggéré de faire plusieurs envois test avec différentes adresses (exemple : Gmail, Yahoo, Hotmail, Outlook, etc.) avant d'effectuer l'envoi, afin de s'assurer des différentes interprétations de boîtes courriel.

Pour tester le courriel, se rendre d'abord dans la « Gestion des envois »

Pour ce faire, à partir de la page principale de ProDon, cliquer sur le menu « Envois », puis choisir « File:Bouton PubliCourriel - Envois.png PubliCourriel - Envois ».

Après avoir cliqué sur « File:Bouton PubliCourriel - Envois.png PubliCourriel - Envois », la fenêtre suivante s'ouvre.

A : Sélectionner le PubliCourriel à tester.	B : Après avoir sélectionné le PubliCourriel à tester, cliquer sur le bouton File:Bouton tester le courriel.png.

Après avoir cliqué sur le bouton File:Bouton tester le courriel.png, la fenêtre suivante s'ouvre.

A : Inscrire l'adresse courriel à qui le courriel test doit être envoyé. NOTE : L'adresse de l'expéditeur spécifié lors de la préparation de la liste de distribution s'inscrit par défaut.	B : Après avoir inscrit l'adresse courriel à qui le courriel test doit être envoyé, cliquer sur le bouton « Confirmer ».

Après avoir cliqué sur le bouton « Confirmer », la fenêtre suivante s'ouvre.

Cette fenêtre confirme que le courriel test a bien été envoyé. Pour fermer la fenêtre, cliquer sur le bouton « Ok » .

Performing the Mailing

Pour envoyer le courriel, se rendre dans la « Gestion des envois ».

Pour ce faire, à partir de la page principale de ProDon, cliquer sur le menu « Envois », puis choisir « File:Bouton PubliCourriel - Envois.png PubliCourriel - Envois ».

Après avoir cliqué sur « File:Bouton PubliCourriel - Envois.png PubliCourriel - Envois », la fenêtre suivante s'ouvre.

A : Sélectionner le PubliCourriel à envoyer.	B : Après avoir sélectionné le PubliCourriel à envoyer, cliquer sur le bouton File:Bouton envoyer le courriel.png.

Après avoir cliqué sur le bouton File:Bouton envoyer le courriel.png, la fenêtre suivante s'ouvre.

Avant d'effectuer l'envoi, il faut synchroniser les inscriptions à la liste de distribution. Pour ce faire, cliquer sur le bouton « Oui ». NOTE : En cliquant sur le bouton « Non », ProDon n'enverra pas le PubliCourriel et retournera dans la « Gestion des envois ».

Sending the E-mail Blast

Après avoir cliqué sur le bouton « Oui », la fenêtre suivante s'ouvre.

A : Pour envoyer le PubliCourriel maintenant, sélectionner cette option, puis suivre les points C et D.	B : Cette option permet de planifier l'envoi du PubliCourriel. Pour connaître la procédure, consulter cette section.
C : Cette case doit être cochée pour envoyer le PubliCourriel.	D : Après avoir sélectionné l'option A, puis coché la case en C, cliquer sur le bouton « Confirmer ».

Après avoir cliqué sur le bouton « Confirmer », la fenêtre suivante s'ouvre.

Cette fenêtre permet de confirmer le nombre de destinataires. Pour confirmer le nombre indiqué, cliquer sur le bouton « Oui ». NOTE : En cliquant sur le bouton « Non », ProDon n'enverra pas le PubliCourriel et retournera dans la « Gestion des envois ».

Après avoir cliqué sur le bouton « Oui », la fenêtre suivante s'ouvre.

Cette fenêtre confirme que le PubliCourriel a bien été envoyé. Pour fermer la fenêtre, cliquer sur le bouton « Ok » .

Après avoir cliqué sur le bouton « Ok », ProDon retourne dans la « Gestion des envois de courriel ».

A : Le statut de l'envoi est vert, ce qui signifie que l'envoi a été effectué avec succès.	B : Le bouton File:Bouton statistique d'envoi.png permet de consulter les statistiques de l'envoi. Pour connaître la procédure, consulter ce document.

Planning the Mailing of the E-mail Blast

NOTE : Lorsqu'un envoi PubliCourriel est planifié, l'information est immédiatement transmise au site du serveur d'envoi du PubliCourriel, ce qui fait que ProDon et l'ordinateur n'ont pas besoin d'être ouverts pour que le PubliCourriel s'envoie à la date et à l'heure planifiées.

Après avoir cliqué sur le bouton « Oui », la fenêtre suivante s'ouvre.

A : Cette option permet d'envoyer le PubliCourriel maintenant. Pour connaître la procédure, consulter cette section.	B : Pour planifier l'envoi du PubliCourriel plus tard, sélectionner cette option, puis suivre les points C et D.
C : Cette case doit être cochée pour envoyer le PubliCourriel.	D : Après avoir sélectionné l'option B, puis coché la case en C, cliquer sur le bouton « Confirmer ».

Après avoir cliqué sur le bouton « Confirmer », la fenêtre suivante s'ouvre.

Cette fenêtre permet de confirmer le nombre de destinataires. Pour confirmer le nombre indiqué, cliquer sur le bouton « Oui ». NOTE : En cliquant sur le bouton « Non », ProDon n'enverra pas le PubliCourriel et retournera dans la « Gestion des envois ».

Après avoir cliqué sur le bouton « Oui », la fenêtre suivante s'ouvre.

Cette fenêtre confirme que l'envoi du PubliCourriel a bien été planifié. Pour fermer la fenêtre, cliquer sur le bouton « Ok ».

Après avoir cliqué sur le bouton « Ok », ProDon retourne dans la « Gestion des envois de courriel ».

A : Le statut de l'envoi est jaune, ce qui signifie que l'envoi a bien été planifié.	B : Le bouton File:Bouton synchroniser l'envoi.png permet de synchroniser le statut et la date de l'envoi sélectionné. Pour connaître la procédure, consulter ce document.
NOTE : Le statut de l'envoi, en A, ne se mettra pas à jour automatiquement lorsque l'envoi aura été effectué. Il faut donc cliquer sur le bouton en B pour voir si l'envoi a bel et bien été effectué. Si le statut de l'envoi en A devient vert, c'est que le PubliCourriel a été envoyé.

Synchronising the Status and the Mailing Date

Le statut des envois planifiés ne se met pas à jour automatiquement, c'est pourquoi il faut les synchroniser afin de consulter les statistiques d'envoi.

Pour synchroniser le statut d'un envoi, se rendre d'abord dans la « Gestion des envois de courriel ».

Pour ce faire, à partir de la page principale de ProDon, cliquer sur le menu « Envois », puis choisir « File:Bouton PubliCourriel - Envois.png PubliCourriel - Envois ».

Après avoir cliqué sur « File:Bouton PubliCourriel - Envois.png PubliCourriel - Envois », la fenêtre suivante s'ouvre.

A : Sélectionner l'envoi à synchroniser.	B : Après avoir sélectionné l'envoi à synchroniser, cliquer sur le bouton File:Bouton synchroniser l'envoi.png.

Après avoir cliqué sur le bouton File:Bouton synchroniser l'envoi.png, le statut de l'envoi se synchronise.

A : Le statut de l'envoi est devenu vert, ce qui signifie que l'envoi a bien été effectué.	B : Une fois que le statut de l'envoi est vert, il est possible de consulter les statistiques d'envoi. Pour connaître la procédure, consulter ce document.
NOTE : Si le statut de l'envoi reste en jaune, c'est que le PubliCourriel n'est toujours pas envoyé.

Creating a Mailing from a Provisional Distribution List

Pour créer un envoi PubliCourriel à partir d'une liste provisoire, il faut avoir préalablement créé le document maître. Pour un envoi provisoire, la liste de distribution doit être créée au moment de l'envoi et ne pourra plus être utilisée à la suite de l'envoi.