ProDon:Electronic Transaction Module - PaySafe

Introduction

The "Electronic Transaction" module allows you to save, cumulate and process transactions paid with credit cards or bank transfers. 

Electronic payments can be validated in 2 ways, on every transaction (instant) or in batch (at the desired time).

If the electronic payments are validated in batches, the transactions will be kept in ProDon, until the moment when the batch is sent to Optimal, which will perform verifications on it the night following the transfer.

The electronic payment entry is always done in Optimal's interface and all the information is stored is a secure vault at Optimal. No credit card or CVV number (see Lexicon for definition) will be kept in ProDon.

After entering the payment information on the Optimal interface, a token is returned into ProDon. This token is a unique reference number that is assigned to the credit card information and this token can be kept in ProDon, in order to reuse the payment information for future transactions.

Adding/Editing/Viewing Electronic Transactions

To view the electronic transactions in treatment, go to the "Instant" tab of the "Transaction management".

A: The "To send" tab contains all the transactions to be sent to Optimal. To learn how to process the transactions of this tab, view this section.	B: The "Awaiting response" tab contains all the transactions that were sent to Optimal for the treatment in batch. To learn how to process the transactions of this tab, view this section.
C: The "Accepted" tab contains all the transactions that were processed by Optimal and that were accepted, you must then transfer them. To learn how to process the transactions of this tab, view this section.	D: The "Denied" tab contains all the transactions tha were processed by Optimal that were declined. To learn how to process the transactions of this tab, view this section.
E: The "Unknown" tab contains the transactions for which there was a problem during the treatment. If a transaction is found in this tab, contact the technical support at Logilys.	F: Click on the button in order to add a new electronic transaction. After clicking on that button, this window opens.
G: To view or modify a transaction, double-click on the right transaction. After double-clicking on a transaction, this window opens.

Entering Electronic Transactions

After clicking on the button, this window opens.
A: Search the client for whom an electronic transaction must be added.	B: Select the desired client. If the client does not exist in ProDon, see point D.
C: After selecting the desired client at B, click on the " Add a transaction for this client" button, this window opens.	D: If the client does not exist in the database, click on the " Add client" to add the client in ProDon before creating the transaction. To learn how to fill out a client file, see the section "Client File Details" of the "Client Management" document. Once the client file is complete, this window opens.

After double-clicking on a transaction to modify it or after adding a new transaction, the following window opens. NOTE: To learn how to fill out the fields of the transaction, see the "Adding a Transaction" of the "Transaction Logging" document.
A: Select an Optimal instant payment method. After selecting an Optimal payment method, a window asking to save is displayed. After clicking on "yes" to save, this window opens.  NOTE: When a donation is paid with a credit card from another country, it is required to specify the CVV. However, the CVV payment method is not available here, but it will be be possible to specify it in the Optimal payment zone..	B: By adding a transaction, the button allows you to decide whether the entered transaction is an instant payment or a batch. After clicking on the transaction addition button, this window opens. When modifying a transaction, the button allows you to view the payment information of the transaction. After clicking the transaction modification button, this window opens.
C: After entering all the transaction information, click on the " Confirm" button. After clicking on the button, the transaction is sent to the "Instant" tab of the "Transaction management".

Choosing the Electronic Payment Method

After selecting an Optimal instant payment method or clicking on the button in the transaction addition window, the following window opens.
A: By selecting the "Instant payment" option, the transaction is verified immediately and is found under the "Accepted" or "Denied" tabs of the "Transaction management". CAUTION: In the case of a bank transfer, it is possible that the transaction is accepted, because all the banking information is valid. However, it can be declined a few days later on NetBanx, because of insufficient funds.	B: By selecting the "Batch payment" option, the transaction will be found under the "To send" tab of the "Transaction management", in order to process it later on in a batch.
C: By clicking on the  " Cancel" button, ProDon returns to the transaction entry window.

Choosing the Registered Token

Il est possible que la fenêtre suivante s'ouvre, après avoir cliqué sur les boutons « Paiement instantané » ou « Paiement en lot ». Si c'est le cas, suivre les indications suivantes.

Si la fenêtre qui apparaît, après avoir cliqué sur les boutons « Paiement instantané » ou « Transaction en lot » n'est pas la suivante, consulter cette section.

Si un jeton avait été enregistré dans la fiche client lors de la saisie d'une transaction antérieure, la fenêtre suivante s'ouvre après avoir cliqué sur le bouton  ou après avoir choisi un mode de paiement Optimal, lors de l'ajout d'une transaction.
A : Sélectionner le bon jeton dans la liste.	B : Après avoir sélectionné le bon jeton, cliquer sur le bouton «  Confirmer la sélection ».
C : Si les jetons en A ne correspondent pas au mode de paiement à utiliser, cliquer sur le bouton «  Nouveau », afin de saisir les nouvelles informations de paiement. Pour savoir comment saisir les nouvelles informations de paiement, consulter cette section.	D : Le bouton «  Annuler la sélection » permet de retourner dans la fenêtre de saisie de la transaction.

Entering Payment Information

Si un jeton avait déjà été créé lors de la saisie d'une transaction antérieure, consulter cette section.

Après avoir cliqué sur les boutons « Paiement instantané » ou « Paiement en lot » de cette fenêtre, la fenêtre suivante s'ouvre. Les informations de la fiche du client qui effectue la transaction devraient apparaître automatiquement.
A : Ces informations doivent être obligatoirement saisies, excepté le numéro de téléphone et le courriel.	B : Cette phrase apparaît uniquement si l'option « Paiement en lot » a été sélectionnée dans la fenêtre précédente. Dans ce cas, le montant de la transaction ne sera pas prélevé immédiatement et seulement certaines informations sont validées. Pour plus d'informations concernant le paiement en log, cliquer ici.
C : Après avoir saisi toutes les informations en A, cliquer sur le bouton «  Confirmer ». Après avoir cliqué sur le bouton, cette fenêtre s'ouvre.	D : En cliquant sur le bouton «  Annuler », ProDon retourne dans la fenêtre d'ajout de la transaction.

Après avoir cliqué sur le bouton «  Confirmer » de la fenêtre précédente, la fenêtre suivante s'ouvre.
A : Vérifier les informations de la transaction.	B : Saisir les informations de paiement.
C : En cliquant sur le bouton « Retour », cette fenêtre s'ouvre et l'opération s'annule.	D : En cliquant sur le bouton « Payer maintenant », la transaction est vérifiée. Si la transaction est acceptée, cette fenêtre s'ouvre. Si la transaction est refusée, cette fenêtre s'ouvre.
NOTE : Si la transaction saisie est une transaction en lot, le montant indiqué en A sera de 1 $. Ce montant est en fait une authentification, qui permet de vérifier la validité de la carte. Ce montant n'est pas débité, il est seulement emprunté pour une période de plus ou moins 24 heures.

Confirmation of the Transaction Processing

À la suite de la saisie de la transaction, celle-ci peut être acceptée ou refusée. Voici les indications à suivre dans les 2 cas.

Transaction Accepted

Si la transaction est acceptée, la fenêtre suivante s'ouvre.

Cliquer sur le bouton «  Fermer » pour retourner à la transaction dans ProDon.

Après avoir cliqué sur le bouton «  Fermer », la fenêtre suivante s'ouvre.

Cette fenêtre permet de choisir si le jeton des informations de paiement doit être conservé ou non dans ProDon pour utilisation ultérieure. En cliquant sur le bouton «  Oui », le jeton est conservé dans la fiche de la transaction en cours et dans la fiche client de la personne qui a effectué la transaction, afin de pouvoir réutiliser les informations de paiement sans devoir les saisir à nouveau lors d'une prochaine transaction pour le même client. En cliquant sur le bouton «  Non », le jeton est conservé dans la fiche de la transaction, mais pas dans la fiche client. Il faudra spécifier à nouveau les informations de paiement lors des prochaines transactions pour ce client. Pour savoir comment consulter les informations de paiement dans la fiche d'une transaction, consulter cette section. NOTE : Il est conseillé de conserver le jeton seulement pour des engagements ou si le donateur est un donateur régulier, puisque la probabilité est que si le donateur ne fait pas des dons fréquemment, la carte de crédit sera expirée ou invalide lors d'une prochaine transaction.

Transaction Denied

Si la transaction est refusée, une fenêtre semblable à la suivante s'ouvre.

Le bouton «  Oui » permet de revalider les informations de paiement immédiatement. Le bouton «  Non » permet de placer la transaction dans l'onglet « Refusée », afin de revalider les informations de paiement plus tard. Cliquer ici pour savoir comment traiter les transactions refusées. NOTE : Il est préférable de choisir le bouton «  Non » afin de vérifier le problème auprès du client ou d'Optimal.

Cancellation of the Transaction

Après avoir cliqué sur le bouton « Retour », de cette fenêtre, la fenêtre suivante s'ouvre.

Cliquer sur le bouton «  Annuler » pour retourner à la transaction dans ProDon.

Processing of Instant Transactions

"To send" Tab

Si la méthode de paiement choisie dans cette fenêtre était « Paiement en lot », la transaction s'est retrouvée dans l'onglet « À envoyer ».

Cet onglet contient toutes les transactions à envoyer à Optimal. Il faut donc les envoyer à Optimal, qui les vérifiera la nuit suivant l'envoi.

Pour envoyer les transactions à Optimal afin qu'il les traite, cliquer sur le bouton . Si seulement certaines transactions doivent être envoyées, faire un filtre ou une recherche sur les transactions à envoyer, puis cliquer sur le bouton . NOTE : Les transactions ayant une date ultérieure à la date du jour peuvent être envoyées à Optimal, mais ne seront traitées que lorsque la date de la transaction deviendra égale ou antérieure à la date du jour.

Après avoir cliqué sur le bouton ..., la fenêtre suivante s'ouvre.

Cliquer sur le bouton « Envoyer » en B, afin d'envoyer les transactions à Optimal. Si la case en A n'est pas cochée, les transactions se retrouveront dans l'onglet « En attente de réponse », afin qu'elles soient traitées plus tard. Si la case en A est cochée, les transactions seront vérifiées immédiatement et se retrouveront dans les onglets « Acceptée » ou « Refusée ». NOTE : La case à cocher en A n'est disponible que pour les utilisateur qui ont l'accès de forcer le traitement immédiat. Il n'est pas conseillé de cocher cette case, car s'il y a beaucoup de transactions à traiter, cette opération peut prendre plusieurs minutes. Il est donc préférable de les envoyer dans l'onglet « En attente de réponse », afin qu'Optimal les traite en lot, la nuit suivant l'envoi.

"Awaiting Response" Tab

L'onglet « En attente de réponse » contient toutes les transactions qui ont une date ultérieure à la date du jour et toutes les transactions qui ont été envoyées à Optimal pour qu'il les traite en lot.

Optimal traite habituellement ces transactions à 15 h et 23 h 30, chaque jour. 

Afin de connaître le statut de la transaction (acceptée ou refusée), il faut valider le statut des transactions.

Pour vérifier si les transactions ont été traitées par Optimal, cliquer sur le bouton . NOTE : Les transactions ayant une date ultérieure à la date du jour demeureront dans cet onglet jusqu'à ce que la date de la transaction devienne égale ou antérieure à la date du jour.

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.

A : Les transactions acceptées et refusées sont celles qui ont été vérifiées par Optimal. Elle se retrouveront alors dans les onglets « Acceptée » ou « Refusée ».

B : Les transactions en attente sont celles qui n'ont pas encore été vérifiées par Optimal. Elles demeureront dans l'onglet « En attente de réponse ». NOTE : Les transactions demeurent en attente si elles ont été envoyées la journée même ou si la date de la transaction est ultérieure à la date du jour.

"Accepted" Tab

L'onglet « Acceptée » contient toutes les transactions qui ont été vérifiées par Optimal et qui sont acceptées.

Comme n'importe quelle transaction dans ProDon (chèque, argent comptant, don en nature, etc.), ces transactions doivent être reportées.

Pour effectuer le report des transactions, cliquer sur le bouton . Pour savoir comment compléter le report des transactions, consulter la section « Report des transactions » du document « Saisie de transactions ».

"Denied" Tab

L'onglet « Refusée » contient toutes les transactions vérifiées par Optimal qui ont été refusées.

Chaque transaction refusée contient un code d'erreur. Pour voir ce code d'erreur, afficher  le champ « Message français (Pai.Instant.) » dans la vue.

Dans certaines situations, il faudra communiquer avec le donateur afin qu'il vérifie auprès de sa banque émettrice pourquoi la transaction n'a pas passé et dans d'autres situations, l'organisme pourrait avoir à contacter Optimal.

Pour ouvrir la transaction rejetée à traiter, double-cliquer sur la bonne transaction. Consulter la section « Traitement des rejets » pour savoir comment traiter les transactions refusées.

Processing the Rejects

Il existe 2 façons de traiter une transaction refusée :

Dans le cas, par exemple, d'une erreur dans la saisie du numéro de carte de crédit ou dans les coordonnées du donateur, il sera nécessaire de vider les informations du paiement et de les saisir à nouveau (après avoir revalidé les informations de paiement auprès du donateur). Pour savoir comment traiter ce type de rejet, cliquer ici.

Dans d'autres cas, (par exemple des fonds insuffisants ou un refus de la banque émettrice), il faudra simplement envoyer le paiement instantané à nouveau après s'être assuré, au près du donateur, qu'il veut bien que la transaction soit passée à nouveau. Pour savoir comment traiter ce type de rejet, cliquer ici.

Emptying the Payment Information and Entering it Again

Si le rejet nécessite de vider les informations du paiement et de les saisir à nouveau, suivre les indications suivantes.

Sinon, cliquer ici.

Après avoir double-cliqué sur la transaction refusée, la fenêtre suivante s'ouvre.

Pour saisir les bonnes informations de paiement, cliquer sur le bouton , afin d'effacer celles qui sont déjà enregistrées. Après avoir cliqué sur le bouton, la fenêtre permettant de choisir la méthode de paiement (instantané ou en lot) s'ouvrira. Choisir la méthode désirée et cliquer ici pour connaître les étapes permettant de terminer la saisie de la transaction.

Sending the Instant Payment Again

Si le rejet nécessite seulement d'envoyer les informations de paiement à nouveau, suivre les indications suivantes.

Sinon, cliquer ici.

Les informations de paiement peuvent être envoyées à nouveau à partir de 2 endroits :

• L'onglet « Refusée » de la gestion des transactions;
  
• La fiche de modification de la transaction.
  

Referral of the Payment Information from the "Denied" Tab of the Transaction Management

À partir de l'onglet « Refusée » de la gestion des transactions, il est possible d'envoyer tous les paiements en même temps ou un à la fois.

Pour revalider un ou plusieurs paiements instantanés, filtrer le ou les paiements à envoyer et cliquer sur le bouton .

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre.

Choisir si la transaction sélectionnée seulement doit être retournée ou plutôt toutes les transactions de la liste. Après avoir sélectionné la bonne option, cliquer sur «  Confirmer ».

Après avoir cliqué sur le bouton «  Confirmer », la fenêtre suivante s'ouvre.

Cliquer sur le bouton « Envoyer » en B, afin d'envoyer les transactions à Optimal. Si la case en A n'est pas cochée, les transactions se retrouveront dans l'onglet « En attente de réponse », afin qu'elles soient traitées plus tard. Si la case en A est cochée, les transactions seront vérifiées immédiatement et se retrouveront dans les onglets « Acceptée » ou « Refusée ». NOTE : La case à cocher en A n'est disponible que pour les utilisateur qui ont l'accès de forcer le traitement immédiat. Il n'est pas conseillé de cocher cette case, car s'il y a beaucoup de transactions à traiter, cette opération peut prendre plusieurs minutes. Il est donc préférable de les envoyer dans l'onglet « En attente de réponse », afin qu'Optimal les traite en lot, la nuit suivant l'envoi.

Referral of the Payment Information from the Transaction Edit File

Après avoir double-cliqué sur la transaction refusée, la fenêtre suivante s'ouvre.

Pour revalider les informations de paiement, cliquer sur le bouton . Après avoir cliqué sur le bouton, la fenêtre permettant de choisir la méthode de paiement (instantané ou en lot) s'ouvrira. Choisir la méthode désirée et cliquer ici pour connaître les étapes permettant de terminer la saisie de la transaction.

Viewing the Tokens

La saisie des informations de paiement électronique est toujours effectuée dans l'interface d'Optimal et toutes ces informations sont stockées dans une voute sécurisée chez Optimal. Aucun numéro de carte de crédit ou de CVV (voir le lexique pour définition) n’est conservé dans ProDon. Après la saisie des informations de paiement sur l'interface Optimal, un jeton est retourné dans ProDon. Ce jeton est un numéro de référence unique assigné aux informations de la carte et c'est ce jeton qui peut être conservé dans ProDon, afin de réutiliser les informations de paiement pour des transactions ultérieures.

Il est possible de consulter ces jetons à partir de 2 endroits dans ProDon :

• Dans la fiche de la transaction;
• Dans la fiche du client.

In the Transaction File 

Le jeton de la fiche de la transaction se consulte en cliquant sur le bouton  de la fenêtre d'ajout ou de modification de la transaction.

In the Client File

Les jetons de la fiche du client se consultent dans l'onglet « 11 - Paiements instantanés ». Il est possible de désactiver un jeton (ex. : si la carte de crédit est expirée) en cliquant sur le bouton .

NOTE : Pour que les jetons soient conservés dans la fiche client, il faut avoir répondu « Oui » à cette question.

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Document name: ProDon:Electronic Transaction Module - PaySafe

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