Difference between revisions of "ProDon:Sending the E-mail Blast"
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| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B:'''</span> To plan the mailing of an E-mail Blast for later, select this option, then follow points <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C'''</span> and <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D'''</span>. |
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| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C:'''</span> This checkbox must be checked to send the E-mail Blast. |
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| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''D:'''</span> After selecting option <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B'''</span>, and checking the checkbox at <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''C'''</span>, click on the "[[Image:Button Check mark Confirm.png]] Confirm" button. |
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| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A:'''</span> The status of the mailing is yellow, which means the mailing has really been planned. |
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| − | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B | + | <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B:'''</span> The [[Image:Synchronisation button.png]] button allows you to synchronize the status and the date of the selected mailing. To learn about the procedure, see [[ProDon:Viewing Mailing Statistics|this document]]. |
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| − | '''NOTE | + | '''NOTE:''' The status of the mailing, at <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A'''</span>, will not be updated automatically when the mailing is made. Therefore, you must click on the button at <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''B'''</span> to see if the mailing has rrally been made. If the status of the mailing at <span style="color: rgb(255, 0, 0);">'''A'''</span> turns to green, this means the E-mail Blast has been sent. |
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Revision as of 00:13, 26 January 2015
Contents
Introduction
The E-mail Blast module allows you to perform massive emailing and compile statistics for each mailing made (number of emails sent, opened, rejected, etc.), in order to evaluate the efficiency of the mailings. A reject management is also integrated to avoid problems with spam. To learn how to view the mailing statistics, see this document.
Moreover, Internet users can subscribe to distribution lists to receive the information emails that are of interest to them, from the organization's website. Following their subscription, they receive an automatic confirmation email, prepared for this purpose.
Sending an E-mail can be explained in three steps: You must first prepare the master document, then prepare the distribution list and send the E-mail Blast.
The following document talks about the E-mail Blast. You must first prepare the master document and the distribution list prior to sending the E-mail Blast.
To learn how to prepare the master document, see this document. To learn how to prepare the distribution list, see this document.
It is possible to send an E-mail Blast in two different ways in ProDon :
Creating a Mailing from a Permanent Distribution List
To create an E-mail Blast from a permanent list, you must first create the master document and the distribution list.
Go to the "E-mail Blast management".
|
To do so, from ProDon's home page, click on the "Mailings" menu, then select "E-mail Blast - Mailings". | |
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After clicking on "E-mail Blast - Mailings", this window opens. | |
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A: The "Active" tab contains all the active mailings that have already been made or planned. |
B: The "Archived" tab contains all the inactive mailings that have been made. |
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C: The "All" tab contains all the mailings that have been made or planned, whether they are active or inactive. |
D: The |
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E: The |
F: The |
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G: It is the list of the active mailings that have been made or planned. |
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Configuring the Mailing
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After clicking on the | |
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A: The |
B: The |
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C: Name the mailing. |
D: Select the distribution list for which the E-mail Blast you want to send. |
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E: Enter the name of the recipient and the return email address. NOTE: This information is automatically entered when the mailing list is selected at C. |
F: Enter the subject of the E-mail Blast. |
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G: If this option is checked, the statistics of clicks on the hyperlinks of the email will be compiled for this mailing. |
H: If this option is checked, the statistics of email opening will be compiled for this mailing. |
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I: If this option is checked, an unsubscription link will be inserted in the E-mail Blast. NOTE: It is not recommended to use this option, it is advisable to use a more precise link. For more details about the unsubscription link, see the "Formatting Rules" section of the "Preparing the Master Document" document. |
J: The "Message" tab allows you to choose which master document will be sent to the E-mail Blast. |
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K: The "Subscriptions to lists" tab allows you to view the list of the clients registered to the list. |
L: The "Exclusions" tab allows you to exclude certain clients from the mailing in process only. These clients will still be part of the distribution list. |
"Message" Tab
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A: The |
B: The |
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C: The "Edit message" button displays the message as it will be sent or allows you to modify it in HTML codes. |
D: It is the message that will appear in the E-mail Blast. |
"Subscriptions to List" Tab
 | |
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A: These are all the addresses registered to the distribution list chosen earlier. Fields "X", "Email" and "Duplicates" are always visible, the other fields have been checked in the distribution list. |
B: The crossed out addresses are the ones that are excluded for this mailing. For more details concerning exclusions, see the "Exclusions" Tab" section. |
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C: The email addresses in yellow are the ones that are assigned to more than one client of the database. |
D: The |
"Exclusions" Tab
 | |
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A: If this checkbox is checked, it is possible to enter the addresses to exclude from the mailing at B. |
B: Enter the addresses to exclude from the mailing. |
|
C: After entering the addresses to exclude from the mailing, click on the " |
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Testing the Mailing
It is recommended to perform a test mailing prior to sending the E-mail Blast, in order to test all the hyperlinks and to see a preview of the E-mail Blast upon receipt.
It is suggested to perform many test mailings with different addresses (e.g. Gmail, Yahoo, Hotmail, Outlook, etc.) before sending the E-mail Blast, in order to be sure of the different interpretations of inboxes.
To test the email, first go to the "Mailing management".
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To do so, from ProDon's home page, click on the "Mailings" menu, then select " | |
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After clicking on " | |
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A: Select the E-mail Blast to test. |
B: After selecting the E-mail Blast to test, click on the |
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After clicking on the | |
 | |
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A: Enter the email address to which the e-mail must be sent. NOTE: The sender's address specified in the preparation of the distribution list is entered by default. |
B: After entering the email address to which the test email must be sent, click on the " |
|
After clicking on the " | |
 | |
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This window confirms that the test email has been sent successfully. To close the window, click on the " |
Performing the Mailing
To send the email, go to the "Mailing management".
|
To do so, from ProDon's home page, click on the "Mailings" menu, then select " | |
 |
|
After clicking on " | |
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|
A: Select the E-mail Blast you want to send. |
B: After selecting the E-mail Blast to send, click on the |
|
After clicking on the | |
 | |
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You must synchronize the subscriptions with the distribution list, prior to sending the email. To do so, click on the " NOTE: If you click on " |
Sending the E-mail Blast Now
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After clicking on the " | |
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A: To send the E-mail Blast, select this option, then follow points C and D. |
B: This option allows you to plan the mailing of an E-mail Blast. To learn about the procedure, see this section. |
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C: This checkbox must be checked to send an E-mail Blast. |
D: After selecting option A, checking the checkbox at C, click on the " |
|
After clicking on the " | |
 | |
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This window allows you to confirm the number of recipients. To confirm the number indicated, click on the " NOTE: If you clickon the " |
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After clicking on the " | |
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This window confirms that the E-mail Blast has been sent successfully. Click on the " |
|
After clicking on the " | |
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A: The status of the mailing is green, which means that the mailing has been sent successfully. |
B: The |
Planning the Mailing of the E-mail Blast
NOTE: When an E-mail Blast is planned, the information is immediately transmitted to the website of the E-mail Blast server, which means that ProDon and the computer do not need to be on for the E-mail Blast to be sent on the planned date and time.
|
After clicking on the " | |
 | |
|
A: This option allows you to send the E-mail Blast now. To learn about the procedure, see this section. |
B: To plan the mailing of an E-mail Blast for later, select this option, then follow points C and D. |
|
C: This checkbox must be checked to send the E-mail Blast. |
D: After selecting option B, and checking the checkbox at C, click on the " |
|
After clicking on the " | |
 | |
|
This window allows you to confirm the number of recipients. To confirm the indicated number, click on the " NOTE: By clicking on the " |
|
After clicking on the " | |
 | |
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This window confirms that the mailing of the E-mail Blast has really been planned. To close the window, click on the " |
|
After clicking on the " | |
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A: The status of the mailing is yellow, which means the mailing has really been planned. |
B: The |
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NOTE: The status of the mailing, at A, will not be updated automatically when the mailing is made. Therefore, you must click on the button at B to see if the mailing has rrally been made. If the status of the mailing at A turns to green, this means the E-mail Blast has been sent. | |
Synchronising the Status and the Mailing Date
Le statut des envois planifiés ne se met pas à jour automatiquement, c'est pourquoi il faut les synchroniser afin de consulter les statistiques d'envoi.
Pour synchroniser le statut d'un envoi, se rendre d'abord dans la « Gestion des envois de courriel ».
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Pour ce faire, à partir de la page principale de ProDon, cliquer sur le menu « Envois », puis choisir « File:Bouton PubliCourriel - Envois.png PubliCourriel - Envois ». | |
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Après avoir cliqué sur « File:Bouton PubliCourriel - Envois.png PubliCourriel - Envois », la fenêtre suivante s'ouvre. | |
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A : Sélectionner l'envoi à synchroniser. |
B : Après avoir sélectionné l'envoi à synchroniser, cliquer sur le bouton File:Bouton synchroniser l'envoi.png. |
|
Après avoir cliqué sur le bouton File:Bouton synchroniser l'envoi.png, le statut de l'envoi se synchronise. | |
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A : Le statut de l'envoi est devenu vert, ce qui signifie que l'envoi a bien été effectué. |
B : Une fois que le statut de l'envoi est vert, il est possible de consulter les statistiques d'envoi. Pour connaître la procédure, consulter ce document. |
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NOTE : Si le statut de l'envoi reste en jaune, c'est que le PubliCourriel n'est toujours pas envoyé. | |
Creating a Mailing from a Provisional Distribution List
Pour créer un envoi PubliCourriel à partir d'une liste provisoire, il faut avoir préalablement créé le document maître. Pour un envoi provisoire, la liste de distribution doit être créée au moment de l'envoi et ne pourra plus être utilisée à la suite de l'envoi.
Preparing the Provisional Mailing List
Se rendre d'abord dans la « Gestion des clients », afin de préparer la liste de distribution.
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Pour ce faire, à partir de la page principale de ProDon, cliquer sur le menu « Clients », puis choisir « File:Bouton client couleur.png Clients ». | |
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Après avoir cliqué sur « File:Bouton client couleur.png Clients », la « Gestion des clients » s'ouvre. | |
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A : Rechercher, à l'aide de la barre de recherche, les clients à qui le PubliCourriel doit être envoyé. |
B : Il s'agit de tous les clients qui feront partie de la liste d'envoi. |
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C : Après avoir recherché tous les clients à qui le PubliCourriel doit être envoyé en A, cliquer sur le bouton File:Bouton envoi provisoire.png. |
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Configuring the Mailing
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Après avoir cliqué sur le bouton File:Bouton envoi provisoire.png, la fenêtre suivante s'ouvre, afin de configurer l'envoi. | |
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A : Pour savoir comment configurer cette fenêtre, consulter cette section. |
B : Pour savoir comment configurer l'onglet « Message », consulter cette section. |
|
C : Pour savoir comment configurer l'onglet « Inscriptions de la liste », consulter cette section. |
D : Pour savoir comment configurer l'onglet « Exclusions », consulter cette section. |
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E : Après avoir indiqué toutes les informations nécessaires, cliquer sur le bouton « |
|
|
Après avoir cliqué sur le bouton « | |
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|
A : En cliquant sur le bouton « Confirmer », l'envoi se retrouvera dans la « Gestion des envois de courriel ». Il faudra ensuite tester l'envoi et envoyer le PubliCourriel. |
B : En cliquant sur le bouton « Confirmer et tester l'envoi », un envoi test sera effectué et l'envoi se retrouvera dans la « Gestion des envois de courriel ». Pour savoir comment tester l'envoi provisoire, cliquer ici. |
|
C : En cliquant sur le bouton « Confirmer et envoyer maintenant », le PubliCourriel sera envoyé automatiquement aux destinataires sélectionnés plus tôt. Pour savoir comment envoyer le PubliCourriel, cliquer ici. |
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Testing the Mailing
|
Après avoir cliqué sur le bouton « Confirmer et tester l'envoi » de cette fenêtre, la fenêtre suivante s'ouvre. | |
 | |
|
A : Inscrire l'adresse courriel à qui le courriel test doit être envoyé. NOTE : L'adresse de l'expéditeur spécifié lors de la préparation de la liste de distribution s'inscrit par défaut. |
B : Après avoir inscrit l'adresse courriel à qui le courriel test doit être envoyé, cliquer sur le bouton « |
|
Après avoir cliqué sur le bouton « | |
 | |
|
Cette fenêtre confirme que le courriel test a bien été envoyé. Pour fermer la fenêtre, cliquer sur le bouton « |
Après avoir effectué le test, l'envoi se retrouve dans la « Gestion des envois de courriel ». Pour savoir comment envoyer le courriel, voir cette section.
Performing the Mailing
|
Après avoir cliqué sur le bouton « Confirmer et envoyer maintenant » de cette fenêtre, la fenêtre suivante s'ouvre. | |
 | |
|
Avant d'effectuer l'envoi, il faut synchroniser les inscriptions à la liste de distribution. Pour ce faire, cliquer sur le bouton « NOTE : En cliquant sur le bouton « |
Sending the E-mail Blast
|
Après avoir cliqué sur le bouton « | |
| |
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A : Pour envoyer le PubliCourriel maintenant, sélectionner cette option, puis suivre les points C et D. |
B : Cette option permet de planifier l'envoi du PubliCourriel. Pour connaître la procédure, consulter cette section. |
|
C : Cette case doit être cochée pour envoyer le PubliCourriel. |
D : Après avoir sélectionné l'option A, puis coché la case en C, cliquer sur le bouton « |
|
Après avoir cliqué sur le bouton « | |
 | |
|
Cette fenêtre permet de confirmer le nombre de destinataires. Pour confirmer le nombre indiqué, cliquer sur le bouton « NOTE : En cliquant sur le bouton « |
|
Après avoir cliqué sur le bouton « | |
 | |
|
Cette fenêtre confirme que le PubliCourriel a bien été envoyé. Pour fermer la fenêtre, cliquer sur le bouton « |
Après avoir cliqué sur le bouton « 
Ok », ProDon retourne dans la « Gestion des clients ».
Planning the Mailing of the E-mail Blast
|
Après avoir cliqué sur le bouton « | |
 | |
|
A : Cette option permet d'envoyer le PubliCourriel maintenant. Pour connaître la procédure, consulter cette section. |
B : Pour planifier l'envoi du PubliCourriel, sélectionner cette option, puis suivre les points C et D. |
|
C : Cette case doit être cochée pour planifier l'envoi du PubliCourriel. |
D : Après avoir sélectionné l'option B, puis coché la case en C, cliquer sur le bouton « |
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Après avoir cliqué sur le bouton « | |
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Cette fenêtre permet de confirmer le nombre de destinataires. Pour confirmer le nombre indiqué, cliquer sur le bouton « NOTE : En cliquant sur le bouton « |
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Après avoir cliqué sur le bouton « | |
 | |
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Cette fenêtre confirme que l'envoi du PubliCourriel a bien été planifié. Pour fermer la fenêtre, cliquer sur le bouton « |
Après avoir cliqué sur le bouton « Ok », ProDon retourne dans la « Gestion des clients ».
Pour savoir comment synchroniser le statut de l'envoi une fois qu'il aura été effectué, voir cette section.
Pour savoir comment consulter les statistiques d'envoi, voir ce document.
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Document name: ProDon:Sending the E-mail Blast
