ProDon:Transaction Logging (version 4)

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Introduction

ProDon permet de saisir des transactions de revenus associées à des activités qui ont été préalablement définies dans la « Gestion des occasions de dons ».

Une fois que les transactions sont saisies, il faut les reporter, afin de pouvoir générer les documents tels que des lettres de remerciement et des reçus.

Pour savoir comment reporter un lot de transaction, consulter ce document.

ATTENTION : Pour saisir des transactions avec des modes de paiements instantannés (carte de crédit ou virement bancaire), il faut que le module de transactions électroniques soit actif dans ProDon.

Pour plus de détails sur ce module ou pour savoir comment saisir des transactions avec Optimal, cliquer ici.

Gestion des transactions

La saisie des transactions s'effectue dans la « Gestion des transactions ».

Pour se rendre dans la « Gestion des transactions », cliquer sur le menu « Transactions », puis choisir «  Transactions ».

File:Saisie de transactions 001.png

La gestion des transactions permet de saisir et reporter les transactions dans ProDon. Pour ajouter une nouvelle transaction, cliquer sur le bouton , en H. Pour savoir comment reporter les transactions, consulter ce document.
File:Saisie de transactions 002.png
A : Permet de se déplacer d'une transaction à l'autre dans la grille en S.	B : Permet de générer les transactions pour les engagements de dons. Le module d'engagements doit être actif dans ProDon afin que ce bouton soit disponible.
C : Permet d'importer des transactions à partir d'un fichier Excel. Le module d'importation de transactions doit être actif dans ProDon pour que ce bouton soit disponible.	D : Permet d'ajouter une nouvelle transaction.
E : Permet de modifier la transaction sélectionnée en S. Pour modifier une transaction, sélectionner la transaction à modifier, puis cliquer sur le bouton File:Bouton Modifier.png.	F :  Permet de supprimer une transaction en S. Pour supprimer une transaction, sélectionner la transaction à supprimer, puis cliquer sur le bouton .
G :  Permet d'annuler la transaction sélectionnée en S. Pour annuler une transaction, sélectionner la transaction à annuler, puis cliquer sur le bouton . Pour plus d'informations sur l'annulation de transactions, cliquer ici.	H : Permet d'ouvrir le dossier de la transaction, afin d'y placer des documents (pdf, jpg, etc) relatifs à celle-ci.
I : Permet d'ouvrir la fiche du client de la transaction.	J : Permet d'effectuer le report des transactions. Pour plus d'informations sur le report de transactions, cliquer ici.
K : L'onglet « Dépôt » contient les transactions reçues par chèque ou argent comptant et les transactions de dons en biens et services (nature).	L :  L'onglet « Bénéficiaire » contient les transactions émises, soit des bourses, des prêts, etc. Le module bénéficiaire doit être actif dans ProDon pour que cet onglet soit visible.
M : L'onglet « Électronique » contient les transactions reçues par le mode de paiement IBAN (France). Le module de transactions électroniques doit être actif dans ProDon pour que cet onglet soit visible.	N : L'onglet « Instantanée » contient les transactions qui sont traitées par Optimal. Le module de transactions électroniques doit être actif dans ProDon pour que cet onglet soit visible.
O :  L'onglet « À percevoir » contient les transactions en attente de paiement, soit les promesses de dons, promesses d'achat de billets, etc.	P : L'onglet « À verser » contient les transactions en attente d'être versées, telles que des bourses dont le dossier est en évaluation. Le module bénéficiaire doit être actif dans ProDon pour que cet onglet soit visible.
Q :  L'onglet « Dépenses » contient les transactions de dépenses effectuées pour la tenue d'activités, comme un service de traiteur, la location d'une salle, l'achat de nourriture, etc. Pour plus d'informations sur les transactions de dépenses, cliquer ici.	R : Permet de voir les transactions que tous les utilisateurs ont saisies. Si cette option est décochée, seules les transactions saisies par l'utilisateur en cours seront affichées.

Ajout d'une transaction

Dans la « Gestion des transactions », cliquer sur le bouton , pour ajouter une nouvelle transaction.

Sélection d'un client pour l'ajout d'une transaction

Après avoir cliqué sur le bouton , la fenêtre suivante s'ouvre, afin de sélectionner le client qui a effectué la transaction.

File:Saisie de transactions 003.png

Vérifier d'abord à l'aide de la barre de recherche en A, si le client qui a effectué la transaction existe déjà dans ProDon. Si celui-ci existe déjà, le sélectionner en B, puis cliquer sur le bouton «  Ajouter une transaction pour ce client », en C. Si celui-ci n'existe pas dans la base de données, cliquer sur le bouton «  Ajouter un client » en D, afin de lui créer une nouvelle fiche client. Après avoir confirmé l'ajout de la nouvelle fiche client, la fenêtre de saisie d'une transaction s'ouvrira. Pour consulter la fiche du client sélectionné en B, cliquer sur le bouton «  Modifier ce client », en E.

Saisie de la transaction

NOTE : Si le client a des engagements en cours ou des transactions en attente, consulter cette section.

Après avoir ajouté un nouveau client, cliqué sur le bouton «  Ajouter une transaction pour ce client » ou sélectionné une transaction en attente ou un engagement, la fenêtre suivante s'ouvre.
File:Saisie de transactions 004.png
ATTENTION : Les champs de cette fenêtre varient selon le type de transaction (standard ou avec un prix de vente), selon si un donateur tiers est affecté à la transaction et selon le mode de paiement (argent comptant, chèque, don en biens et services, etc.) utilisé. De plus, une fois que la transaction est confirmée, dépendant du mode de paiement utilisé, la transaction se retrouvera dans les différents onglets de la gestion des transactions.
A : Permet d'affecter un client tiers à la transaction.	B : Permet d'imprimer le reçu pour la transaction en cours. Pour que le bouton soit disponible, la transaction doit avoir été préalablement enregistrée.
C : Permet d'ouvrir la fiche du client de la transaction.	D : Permet d'affecter la transaction à un engagement du client (le module d'engagements doit être activé pour que ce bouton soit disponible).
E : Permet d'indiquer la date à laquelle la transaction a été effectuée. Attention, cette date détermine l'année d'imposition du reçu fiscal.	F : Permet d'indiquer que la transaction doit rester anonyme.
G : Permet de sélectionner l'occasion et l'activité pour lesquels la transaction a été effectuée.	H : Permet de sélectionner le groupe de grand livre, le compte de grand livre ou le projet comptable à affecter à la transaction.
I : Permet d'ajouter un client lié à la transaction. Pour lier des clients dans une transaction, il faut d'abord activer les clients liés dans l'occasion.	J : Ce champ permet d'indiquer la quantité ou le montant de la transaction (dépend de la configuration de l'activité sélectionnée en G).
K : Permet de sélectionner le mode de paiement utilisé par le donateur. En fonction du mode de paiement sélectionné (ex. chèque, biens et services, etc.), certains champs peuvent s'ajouter.	L : Pour qu'un reçu soit généré, sélectionner l'option à émettre, sinon sélectionner aucun. Si le statut du reçu est à calculer, c'est parce que la valeur de l'avantage n'a pas été spécifié dans la configuration de l'activité sélectionnée en G. Le montant du reçu qui sera généré est indiqué à droite du champ « Reçu ».
M : Pour que le reçu soit généré seulement à la fin de l'année, cocher la case « Reçu annuel ».	N : Permet de sélectionner le remerciement pour un reçu avec remerciement intégré.
O : Permet de sélectionner les documents à émettre lors du report de la transaction.	P : Permet d'ajouter des notes relatives à la transaction.
Q : Permet de sélectionner un solliciteur pour cette transaction.	R : Cet onglet permet d'identifier les participants pour la transaction.
S : Permet d'ajouter les caractéristiques qui s'appliquent à cette transaction.	T : En cliquant sur le bouton «  Confirmer », la transaction se retrouvera dans un des onglets de la gestion des transactions.
U : En cliquant sur le bouton «  OK + Autre transaction », la transaction se retrouvera dans un des onglets de la gestion des transactions et une autre fiche d'ajout de transaction au nom du client pour lequel la transaction vient d'être ajoutée s'ouvrira.	NOTE : Il est possible d'activer des valeurs par défaut dans la fenêtre de saisie de transaction, afin que ces informations soient toujours documentées automatiquement lors de l'ajout d'une nouvelle transaction.

Après avoir cliqué sur «  Confirmer l'ajout » ou sur «  OK + Autre transaction », il est possible que la fenêtre suivante s'ouvre. Ceci signifie qu'une information obligatoire n'a pas été saisie.

File:Saisie de transactions 005.png

Cliquer sur «  Ok », puis ProDon retournera dans la fenêtre « Ajout d'une transaction ». Rechercher alors la ou les cases dont le libellé est de couleur bleue, ce qui signifie que l'information est obligatoire. Entrer l'information manquante et en cliquant à nouveau sur les cases «  Confirmer l'ajout » ou sur «  OK + Autre transaction », la transaction s'enregistrera correctement.

Différents types de transactions :

• Transaction standard
  
• Transaction avec un prix de vente
  
• Transaction avec un client tiers
  
• Paiement par chèque
  
• Paiement nature
  

Transaction standard

Une transaction standard est une transaction effectuée pour une activité pour laquelle aucun prix de vente n'a été défini à l'avance.

Ce type de transaction est utilisé principalement pour des dons simples en argent.

File:Saisie de transactions 006.png
A : Le montant de la transaction doit être inscrit ici.	B : Le montant du reçu est le même que celui de la transaction.

Transaction avec un prix de vente

Une transaction avec un prix de vente est une transaction effectuée pour une activité pour laquelle un prix de vente avait été défini à l'avance.

Ce type de transaction est utilisé par exemple pour la vente de billets lors d'une activité bénéfice.

File:Saisie de transactions 007.png
A : Au lieu d'inscrire un montant pour la transaction, il faut inscrire le nombre de billets vendus. Le montant de chaque billet est inscrit au milieu (500,00 $) et le montant total de la transaction est inscrit à droite (1000,00 $). Le montant du billet a été déterminé lors de la création de l'activité.	B : Le montant du reçu est différent de celui de la transaction. Dans une transaction avec un prix de vente, la personne qui achète le billet bénéficie d'un avantage, par exemple, une partie de golf ou un souper, alors le montant du reçu est calculé automatiquement selon le montant de l'avantage inscrit lors de la création de l'activité.
NOTE : Pour plus de détails concernant la gestion des occasions et des activités, cliquer ici.

Transaction avec un client tiers

File:Saisie de transactions 008.png
A : Ce client est le donateur.	B : Ce client est le donateur tiers.
NOTE : Pour savoir ce qu'est un client tiers, consulter la procédure « Différents clients d'une transaction ».

Transaction payée par chèque

File:Saisie de transactions 009.png

A : Lorsque le mode de paiement « Chèque » est choisi, le champ « Réf. » s'insère. Ce champ permet d'inscrire le numéro du chèque.

Une fois qu'une transaction payée par chèque est enregistrée, elle se retrouve dans l'onglet « Dépôt » de la « Gestion des transactions ».

Transaction en biens et services (nature)

File:Saisie de transactions 010.png
A : Le montant de la transaction est la valeur des biens indiqués en B.	B : Le champ « Biens » permet d'indiquer les objets qui ont été donnés.
C : Le champ « Évaluateur(s) » permet d'inscrire le nom de la compagnie ou de la personne qui a évalué les biens indiqués en B.	D : Le montant du reçu est habituellement le même que la valeur de l'objet indiquée en A.

Une fois qu'une transaction de don de biens est enregistrée, elle se retrouve dans l'onglet « Dépôt » de la « Gestion des transactions ».

Si le client a un engagement en cours ou un paiement en attente

NOTE : Si le client n'a pas d'engagements en cours ou de transactions en attente, voir cette section.

File:Saisie de transactions 011.png
A : Si le client sélectionné a une transaction en attente, le bouton « File:Bouton transaction en attente.png Transaction(s) en attente » sera disponible. En cliquant sur ce bouton, les transactions en attente du client s'afficheront.	B : Si le client sélectionné a un engagement en cours, le bouton «  Engagement(s) en cours » sera disponible. En cliquant sur ce bouton, les engagements en cours du client s'afficheront. NOTE : Le « Module engagement » doit être activé dans la base de données pour que les clients puissent avoir des engagements en cours.
C : Pour affecter une transaction à un engagement en cours ou à une transaction en attente du client sélectionné, ou pour ajouter une transaction reliée à aucun engagement en cours ou à aucune transaction en attente du client sélectionné, cliquer sur le bouton «  Ajouter une transaction pour ce client ».

Après avoir cliqué sur le bouton «  Ajouter une transaction pour ce client », la fenêtre suivante s'ouvre.
File:Saisie de transactions 012.png
A : Pour affecter la transaction à un engagement en cours, cliquer sur le bouton « Engagement(s) ». Après avoir cliqué sur ce bouton, cette fenêtre s'ouvre.	B : Pour affecter la transaction à une transaction en attente, cliquer sur le bouton « Transactions ». Après avoir cliqué sur ce bouton, cette fenêtre­ s'ouvre.
C : Pour créer une nouvelle transaction sans l'affecter aux engagements en cours ni aux transactions en attente du client, cliquer sur le bouton « Nouvelle transaction ». Après avoir cliqué sur ce bouton, cette fenêtre s'ouvre.	D : Pour retourner à l'écran de sélection du client, cliquer sur le bouton « Annuler ».
NOTE : Si, par exemple, le client a seulement un ou des engagements en cours et pas de transaction en attente, le bouton « Transactions » ne sera pas visible. Si, au contraire, le client a seulement une ou des transactions en attente et pas d'engagement en cours, le bouton « Engagements » ne sera pas visible.

Engagement(s) en cours

Après avoir cliqué sur le bouton « Engagement(s) », la fenêtre suivante s'ouvre.
File:Saisie de transactions 013.png
A : Si le client a plusieurs engagements en cours, sélectionner l'engagement auquel la transaction doit être affectée.	B : Après avoir sélectionné le bon engagement, cliquer sur le bouton «  Confirmer ». Après avoir cliqué sur ce bouton, cette fenêtre s'ouvre afin de compléter la saisie de la transaction.

Transaction(s) en attente

Après avoir cliqué sur le bouton « Transactions », la fenêtre suivante s'ouvre.

File:Saisie de transactions 014.png

Pour affecter le paiement reçu pour une transaction en attente, sélectionner la bonne transaction en A, sélectionner l'option « La transaction sélectionnée » en B, puis cliquer sur le bouton « Confirmer » en D. Pour créer une nouvelle transaction sans l'affecter à une transaction en attente, sélectionner l'option « Nouvelle transaction » en B, puis cliquer sur le bouton « Confirmer » en C. Pour supprimer une transaction en attente, la sélectionner en A, puis cliquer sur «  Supprimer », en E. Pour retourner à la fenêtre de sélection du client, cliquer sur «  Annuler », en F.

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Document name: ProDon:Transaction Logging (version 4)

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